Welke vragen moet je stellen aan een projectmanagement software leverancier?

Welke vragen moet je stellen aan een projectmanagement software leverancier?

Je staat op het punt om een beslissing te nemen die je werkdag flink gaat veranderen. Je zoekt nieuwe software voor het bedrijf. Misschien weil je je huidige tools beu bent, of groeit je team uit zijn jasje. Je praat met leveranciers. Ze zijn vaak charmant, hun software ziet er tiptop uit en ze beloven je de wereld. Maar na een demo van een half uur blijf je soms met een klein gevoel achter: “Is dit het nu? Kan dit echt wat ik nodig heb?”

Het gevaar is dat je ja zegt tegen iets wat op het eerste gezicht mooi lijkt, maar later voor frustratie zorgt. De truc is om niet te blijven hangen in de leuke dingen, maar door te vragen naar de harde kern. Jij bent de baas, zij leveren de dienst. Zorg dat je weet wat je koopt.

In dit artikel help ik je op weg. We gaan het hebben over wat je écht moet weten voordat je handtekening zet. Je hoeft geen IT-expert te zijn, je moet gewoon scherp blijven.

De kern: hoe werkt het nou eigenlijk?

Elke tool is mooi, maar hoe sluit hij aan bij hoe jullie werken? Dit is de basis. Je wilt geen gereedschap dat je eerst drie maanden moet leren hanteren voor je er een schroef mee vast kunt draaien.

Vraag de verkoper vooral om het te laten zien. Niet in een algemeen verhaal, maar in jouw situatie. Zeg bijvoorbeeld: “Ik heb nu een project met deze fasen, en met dit team. Laat mij zien hoe ik dat in jullie tool opzet.”

Stel daarom deze vragen:

• Werkt het met methoden? Is het bijvoorbeeld makkelijk om een Scrum-bord te maken? Of juist een strakke planning volgens Prince2? Vraag of dit echt is ingebouwd of dat het gewoon een losse template is die je zelf moet maken.
• Hoe regel ik de taken? Kan ik taken precies toewijzen? Zie ik wie wat moet doen? Kan ik taken opdelen in kleinere stukjes (subtaken)? En wat gebeurt er als een taak vertraging oploopt?
• Wat gebeurt er met e-mail? Dit is een enorme valkuil. Veel mensen blijven hangen in hun inbox. Vraag of je direct een e-mail kunt doorsturen naar de software om er een taak van te maken. Dat voorkomt dat je dingen kwijtraakt.
• Waar bewaar ik bestanden? Is er een plek om bestanden rechtstreeks bij een taak of project te leggen? En als je een bestand aanpast, wordt dan de oude versie bewaard?

Deze vragen vertellen je of de tool het werk makkelijker maakt, of dat je er een extra baan bij krijgt.

De centen: wat kost het echt?

Bedrijven houden niet van verassingen, zeker niet als ze op een factuur staan. De prijs die in de brochure staat, is vaak de ‘vanaf-prijs’. Dat betekent meestal: met minimale functies en weinig gebruikers.

Je wilt weten wat de rekening wordt als je groeit. Wees hierdoor heen.

Vraag naar de volgende details:

• Hoe zijn de kosten opgebouwd? Betaal je per persoon? Of per project? Wat gebeurt er als je morgen vijf nieuwe collega’s moet toevoegen?
• Zijn er verborgen kosten? Dit zijn de kosten die je soms over het hoofd ziet. Vraag expliciet naar kosten voor het overzetten van je oude data (datamigratie). Vraag ook of trainingen voor je team gratis zijn of dat ze apart gerekend worden.
• Hoe flexibel is het contract? Stel je voor dat het tegenzit. Kun je stoppen? Kun je makkelijk up- of downgraden? En als je voor een jaar betaalt, krijg je dan korting? Zorg dat je het weet.

Een goed gesprek over geld voorkomt ruzie later.

De veiligheid: waar blijven onze data?

Jouw bedrijfsgegevens zijn goud. Je wilt niet dat ze op straat komen te liggen. Tegenwoordig ben je verplicht om zorgvuldig met data om te gaan (denk aan de AVG). Dit is niet spannend, wel essentieel.

De leverancier moet hier helder over zijn. Geen vaag gedoe.

Check dit even:

• Waar staat de data? Wordt alles opgeslagen in Europa? In de VS? Je wilt dit weten vanwege de wetgeving.
• Wie is de eigenaar? Als je stopt met de software, krijg je dan al je data terug? In een bruikbaar formaat? Zeg niet: “Denk je dat dit goed komt?”, maar vraag erom.
• Hoe beveiligd is het? Grote bedrijven vragen vaak om certificaten zoals ISO 27001. Als jij in zo’n branche werkt, moet je dit checken. Anders is het misschien niet nodig, maar vraag wel hoe ze cyberaanvallen tegenhouden.

De koppelingen: werkt het samen met andere systemen?

Jij hebt vast al systemen waar je heel blij mee bent. Misschien een CRM-systeem waar alle klantgegevens in staan, of een financieel programma voor de facturen. De nieuwe projectmanagement tool moet hier niet mee clashen, maar juist samensmelten.

Je bent nu op het punt gekomen om iets dieper te graven. Dit is het moment om te vragen naar de technische eisen die je eigenlijk nodig hebt. Je wilt namelijk niet alles handmatig overtypen.

Vraag dit:

• Hebben jullie een open API? Dit is technisch praat voor “kunnen we zelf koppelingen maken?”. Als ze dat niet hebben, ben je afhankelijk van hun standaard connecties.
• Wat werkt er al? Noem de namen van je huidige software. “Werken jullie standaard samen met Exact Online of Salesforce?” Als ze zeggen “we kunnen wel iets bouwen”, let dan op: dat kost vaak extra tijd en geld.
• Hoe zit het met e-mail? Een specifieke vraag terug naar dit onderwerp: kun je e-mails vanuit Outlook of Gmail rechtstreeks omzetten tot taken? Dit scheelt enorm veel tijd.

Goed om te weten: op sommige sites lees je precies waar je op moet letten bij het kopen van software. Dat helpt je om deze vragen goed te stellen.

De implementatie: hoe begin ik nu?

Je koopt de auto, maar wie leert je rijden? Het installeren is vaak het makkelijkste deel. De echte uitdaging is om je team er blij mee te maken.

Een leverancier die alleen de software levert en daarna verdwijnt, is een slechte leverancier.

Vraag hierop door:

• Hoe gaat het in zijn werk? Vraag om een stappenplan. Zien ze jouw bedrijf als partner of als een nummer?
• Wat is de rol van mijn team? Zijn ze erbij betrokken? Als de gebruikers niet gehoord worden, is de kans op falen groot.
• Hoe leer ik het? Zijn er video’s? Een helpdesk? Een chat? Vraag hoe snel ze reageren als je vastloopt.

Je bent op zoek naar een partnerschap. Wil je weten hoe anderen dit hebben gedaan? Je kunt vaak lezen over fouten die anderen hebben gemaakt. Die kennis is goud waard.

De toekomst: wat als we groeien?

Je wilt de software nu kopen, maar je bent van plan om over een jaar te groeien. Wat gebeurt er dan? Blijft de software leuk of wordt het een blok aan je been?

Denk vooruit. Vraag:

• Is het schaalbaar? Kan de software straks 50 gebruikers aan? Of 500? En wat doet dat met de prijs? Sommige systemen worden ineens mega-duur als je groeit.
• Wat is de ontwikkeling? Blijft de software verbeteren? Vraag naar hun ‘roadmap’. Komt er elk jaar een grote update?
• SaaS of Open Source? Dit klinkt eng, maar het is simpel. SaaS betekent dat zij het onderhoud doen (meestal makkelijker). Open Source betekent dat je het zelf moet bijhouden (vaak goedkoper, maar technisch lastiger). Wees hier duidelijk over.

De keuze maken

Uiteindelijk draait het erom dat je met een goed gevoel de samenwerking aangaat. Het is niet erg om kritische vragen te stellen. Integreer het zelfs in je testfase. Ga vooral zelf aan de slag met de software. Hoe voelt het?

Als je dit artikel leest, ben je waarschijnlijk bezig met de voorbereiding. Misschien wil je weten hoe je dit proces aanpakt. Lees dan ook even dit stuk over wat je zelf kunt controleren voor aankoop.

Stel die vragen. Wees nieuwsgierig. Dan kom je er vanzelf achter welke leverancier jou echt verder helpt.

En onthoud: een verkoper die boos wordt op goede vragen, is waarschijnlijk geen goede partner voor de toekomst.

Veel succes met kiezen!

]]>