Projectmanagement software zelf hosten wat kost het precies en wat zijn de voordelen?

Projectmanagement software zelf hosten wat kost het precies en wat zijn de voordelen?

Stel je even voor: je hebt een gaaf projectmanagement programma gevonden. Het is perfect voor je team, je workflow loopt soepel, en iedereen is happy. Maar dan lees je de kleine letters. Je data staat op een server in Ierland of Amerika, je bent afhankelijk van hun planning voor onderhoud en de maandelijkse kosten lopen flink op. Herkenbaar?

Veel bedrijven en teams denken dan: “Waarom hosten we dit niet gewoon zelf?” Je eigen server, eigen data, eigen regels. Klinkt als de ultieme vrijheid. Maar is dat ook zo? En, misschien wel de belangrijkste vraag: wat kost dat eigenlijk?

In dit artikel duiken we in de wereld van zelf hosten. We gaan het hebben over de echte kosten – want die zijn vaak hoger dan je denkt – en natuurlijk over waarom je het alsnog zou willen doen. Ben je benieuwd naar andere opties voordat je deze kant opgaat? Neem dan ook even een kijkje bij Projectmanagement software budget opties welke zijn er en wat zijn de verschillen?. Daar vind je misschien een optie die nét wat beter bij je past.

Het plaatje vs. de realiteit

Stel je een schilderij voor. Aan de ene kant heb je Software-as-a-Service (SaaS). Dat is als een prachtig appartement huren in een complex waar de verhuurder alles regelt: de schoonmaker komt, de lift wordt gerepareerd en je hebt geen omkijken naar het onderhoud van het gebouw. Je betaalt elke maand huur en je kunt meteen wonen.

Aan de andere kant heb je zelf hosten, oftewel On-Premise of Private Cloud. Dit is het kopen van een stuk grond en zelf een huis bouwen. Je bent de baas over elke steen, elke muur en elke draad. Je kunt het precies zo maken als je wilt. Maar… je bent ook zelf verantwoordelijk voor het dak als het lekt, de elektricien als de stroom uitvalt en de beveiliging als er iemand over de schutting klimt.

Veel mensen kijken alleen naar de maandelijkse huur van het appartement en vergelijken dat met de eenmalige kosten van het kopen van het huis. Maar dat is een beetje kort door de bocht. Laten we eerlijk zijn: zelf hosten is nooit echt “klaar”. Het is een doorlopende investering van tijd en geld.

De echte kosten van zelf hosten: De TCO

Om te weten te komen wat zelf hosten echt kost, kijken we naar de Total Cost of Ownership (TCO). Dat klinkt ingewikkeld, maar het betekent gewoon: alles wat het je kost over een periode van een jaar of vijf. Het gaat niet alleen om de aanschafprijs, maar om alles wat erbij komt kijken.

1. De software en de installatie
Als je voor een commercieel programma kiest dat je zelf mag hosten, betaal je vaak eenmalig een flink bedrag. Stel je voor: een licentie van 450 euro per gebruiker. Dat is best veel geld op het moment dat je het betaalt. Kies je voor Open Source software? Dan is de software zelf vaak gratis. Dat klinkt goed, maar onthoud: gratis software betekent niet dat het installeren en instellen gratis is. Iemand moet dat namelijk doen. Dat zijn uren die je betaalt, of je ze nu zelf maakt of iemand anders het laat doen.

2. De spullen (Hardware & Hosting)
Hier begint het echte werk. Als je het echt in eigen kast wil hebben staan (On-Premise), moet je servers kopen. En niet zomaar een computer; het moeten krachtige, betrouwbare machines zijn die 24/7 aan blijven staan. Reken op zo’n 7.000 tot 8.000 euro voor een beginnetje voor een klein team. En die servers? Die zijn na een jaar of 4, 5 eigenlijk wel weer aan vervanging toe. Techniek gaat snel.

Wil je liever niet je eigen kast vol hangen met servers, maar wil je wel alles zelf beheren? Dan huur je een plekje in de cloud (een VPS). Dat scheelt in de aanschaf, maar je betaalt maandelijks huur. Afhankelijk van de kracht die je nodig hebt, ben je zo tussen de 150 en 500 euro per maand kwijt. En vergeet de extra’s niet, zoals licenties voor je besturingssysteem of database. Een licentie voor Linux kan al snel 20 euro per maand kosten. Als je dan toch bezig bent, vergeet de back-ups dan vooral niet. Een externe back-upoplossing kost voor een klein team al gauw 2.700 euro over vijf jaar.

3. De mens (en zijn tijd)
Dit is de verborgen kostenpost. Want wie draait er updates? Wie lost het op als het systeem plat ligt? Wie zorgt voor de beveiliging tegen hackers? Zelf hosten betekent dat je iemand (of een team) nodig hebt die hier verstand van heeft. Dit zijn vaak uren die je niet direct op een factuur ziet, maar die wel worden betaald door je bedrijf. Die tijd had die persoon ook aan andere dingen kunnen besteden.

Als je dit allemaal bij elkaar optelt – de eenmalige aanschaf, de hostingkosten, de extra licenties en de uren van je IT-personeel – dan ben je vaak een stuk duurder uit dan de simpele maandelijkse prijs die SaaS-bedrijven vragen. Tenzij je heel groot bent of specifieke eisen hebt.

Maar waarom zou je het dan wél doen?

Als het allemaal zoveel tijd en geld kost, waarom doen bedrijven het dan nog? Omdat de voordelen in bepaalde situaties zwaarder kunnen wegen dan de kosten. Het is een afweging tussen gemak en controle.

Je data is écht van jou
Dit is voor veel bedrijven de hoofdreden. Als je zelf host, bepaal jij waar je data staat. De server staat in je eigen kast of op een plek die jij kiest. De data verlaat nooit jouw omgeving. Dit is ontzettend belangrijk voor bedrijven die met zeer gevoelige informatie werken of die aan strenge wet- en regelgeving moeten voldoen. Je bent niet afhankelijk van de beloften van een externe partij; je bent zelf de baas over de veiligheid. Zolang je zelf je patches draait en je firewall goed instelt, heb je zelf de touwtjes in handen.

Het past precies (Maatwerk)
Stel je voor dat je bedrijfsprocessen heel anders zijn dan gemiddeld. Misschien wel zo anders dat geen enkele standaard SaaS-oplossing erop aansluit. Met zelf hosten kun je vaak dieper in de code duiken. Je kunt specifieke integraties bouwen die met je eigen CRM of ERP systeem praten op een manier die niet via de standaard API’s kan. Je bent niet afhankelijk van de ‘roadmap’ van een softwarebedrijf. Jij bepaalt welke features er komen en hoe ze werken, passend bij jouw unieke manier van werken.

Investeren op de lange termijn
Ja, de start is duur. Heel duur. Maar stel dat je een organisatie bent met honderden of duizenden medewerkers. Dan ga je die 25 euro per maand per gebruiker flink voelen in de portemonnee. Als je de eenmalige kosten van het zelf hosten (CapEx) uitsmeert over een periode van 5 jaar of meer, en je hebt een enorm aantal gebruikers, dan kan het op den duur financieel aantrekkelijker worden om zelf de hosting te doen. Je koopt dan als het ware je vrijheid in grootte.

Wanneer kies je voor welke optie?

Het draait allemaal om de vraag: wat is belangrijk voor jou?

Kies voor SaaS (de kant-en-klare oplossing) als je snel wil beginnen, geen IT-personeel achter de hand hebt, en je je wil focussen op je projecten en niet op de server. Voor de meeste MKB’s is dit de beste keuze. Er zijn trouwens genoeg betaalbare manieren om goede software te krijgen. Kijk bijvoorbeeld of je in aanmerking komt voor Projectmanagement software non-profit discount hoe krijg je het en wat zijn de voordelen? of Projectmanagement software student discount hoe krijg je het en wat zijn de voordelen?. Dat scheelt vaak een hoop in de maandlasten.

Kies voor zelf hosten als je de volledige technische controle nodig hebt, je met extreem gevoelige data werkt, of als je software nodig hebt die je simpelweg niet kant-en-klaar kunt kopen. Bedenk wel: dit is geen keuze voor één jaar. Je zit eraan vast zolang als de software bestaat. Het is een continue cyclus van updaten, patchen en onderhouden.

Een goede vergelijking maken helpt altijd. Soms lijkt een budget optie aan de voorkant goedkoop, maar als je die moet hosten ben je alsnog duurder uit. Lees hier meer over Projectmanagement software budget opties welke zijn er en wat zijn de verschillen?.

En tot slot, open source is vaak een tussenweg. De software is gratis, maar de hosting en kennis niet. Ben je benieuwd welke open source opties er zijn en wat je daar precies mee kan? Bekijk dan Projectmanagement software open source wat zijn de opties en wat zijn de voordelen?.

De samenvatting
Zelf hosten is het ‘eigen huis’-scenario. Het kost veel geld en tijd in het begin, en het onderhoud stopt nooit. Je krijgt er wel maximale vrijheid en controle voor terug. SaaS is het ‘huren’-scenario. Het is makkelijk en vaak goedkoper op de korte termijn, maar je bent wel afhankelijk van de verhuurder.

Voordat je de stekker eruit trekt en je eigen server in het hok zet, tel dan nog maar eens rustig alle kosten op. En bedenk goed of je die vrijheid echt nodig hebt, of dat je je liever focust op het bouwen van gave projecten.

]]>