Projectmanagement software voorkeuren instellen hoe doe je dit en wat zijn de opties?

Projectmanagement software voorkeuren instellen hoe doe je dit en wat zijn de opties?

Je hebt ze eindelijk geïnstalleerd: die ene, gloednieuwe projectmanagement software. Het roept een gevoel van belofte op. Eindelijk overzicht, eindelijk structuur. Maar zodra je inlogt, staar je naar een leeg, wit scherm. Het voelt als een gloednieuwe auto zonder sleutels. Je weet dat ‘ie kan rijden, maar je moet eerst nog het nodige instellen. Stap je direct in, dan ontstaat er al snel chaos. De software doet wat jij vraagt, maar hij doet het misschien net niet op de manier die jij wilt. Dat is precies waarom de voorkeuren instellen zo ongelofelijk belangrijk is. Het is de smeerolie voor je projecten.

Veel mensen denken dat dit saai technisch gedoe is. Dat is het niet. Het is het ontwerpen van je eigen werkomgeving. Het is het verschil tussen een dag werken die voelt als zwemmen tegen de stroom in, of één die soepel en logisch verloopt. In dit artikel kijken we naar de opties die je hebt en hoe je ze slim instelt, zonder dat je een IT-expert hoeft te zijn.

De basis: wie mag wat zien?

Stel je voor: je geeft iedereen in het bedrijf de sleutel van de kluis. Niet handig, hè? Zo werkt het ook met je projectmanagement software. Je moet duidelijk maken wie de baas is en wie niet. In de software noemen ze dit vaak ‘rollen en rechten’.

Je begint met het bedenken van de klassen binnen je team. Meestal heb je een Beheerder. Deze persoon kan alles. Echt alles. Van het aanmaken van nieuwe projecten tot het instellen van de facturatie. Dan heb je de Projectmanager. Hij of zij is verantwoordelijk voor het project zelf, maar kan niet zomaar in de bedrijfsinstellingen rommelen. Verder zijn er vaak Teamleden. Hun wereldje is meestal beperkt tot de taken die zij toegewezen krijgen. Ze zien de taken, ze voeren uren in, en ze leveren werk op.

De opties hierbij zijn cruciaal. Je kunt instellen dat iedereen alles mag bewerken, of je stelt in dat sommige mensen alleen mogen lezen. Je bepaalt of iemand in één project de baas is, of dat diegene overal bij mag. Dit klinkt misschien streng, maar het voorkomt dat er per ongeluk bestanden worden gewist of dat gevoelige data (zoals salarissen of specifieke klantcontracten) zichtbaar worden voor mensen die dat niet nodig hebben.

Maak het jezelf makkelijk met custom fields

Software is vaak standaard. Standaard is handig, maar jouw bedrijf is niet standaard. Misschien wil je bij elke taak weten: is dit een interne taak of voor een klant? Is het een ‘hoge’ of ‘lage’ prioriteit? Of wil je weten welke afdeling er verantwoordelijk is?

Hier komen de zogenaamde ‘Custom Fields’ ofwel ‘Aangepaste velden’ om de hoek kijken. Dit zijn extra invulvakjes die je toevoegt. De opties hier zijn eindeloos. Je kunt kiezen voor een simpele aan/uit knop (een checkbox), een getal, een datum, of een keuzelijstje.

Stel je voor dat je een keuzelijstje maakt met de opties ‘Rood’, ‘Geel’ en ‘Groen’ voor de status van een project. Nu hoef je niet meer te lezen; je ziet direct de kleur. Dit maakt je overzicht visueel en veel sneller te begrijpen. Het is slimmer werken, niet harder. Zorg dat je deze velden vastlegt in de hoofdinstellingen, zodat ze standaard beschikbaar zijn voor elk project.

Jouw beeldscherm, jouw regels: de weergave

Iedereen werkt anders. De een houdt van lijstjes, de ander van een visueel bord met plaatjes. De software moet hierin meegaan. Bij het instellen van voorkeuren heb je vaak de keuze uit een paar standaardweergaven.

Ken je het ‘Kanbord’? Dat zijn die kolommen met post-its die je van links naar rechts sleept (bijvoorbeeld van ‘Nog te doen’ naar ‘Klaar’). Dit is ideaal voor creatieve processen of wanneer je de voortgang wilt volgen. Heb je te maken met een strakke deadline en afhankelijkheden (taak B kan pas beginnen als taak A af is)? Dan is een tijdlijn of ‘Gantt-chart’ vaak een betere optie. Dat ziet eruit als een soort staafdiagram dat de tijdlijn laat zien.

Je kunt ook vaak instellen hoe je de details van een taak wilt zien. Wil je een pop-up venster als je op een taak klikt? Of een hele nieuwe pagina? Probeer even wat uit om te zien wat voor jou het fijnst werkt. Als je eenmaal je favoriete weergave hebt gevonden, kun je deze soms als standaard instellen voor je hele team, of voor jezelf persoonlijk.

Deze visuele instellingen bepalen voor een groot deel hoe je dag voelt. Een rommelig scherm geeft een rommelig hoofd. Een overzichtelijk scherm geeft rust.

Het vermijden van een constante stroom aan meldingen

We weten allemaal hoe vervelend het is als je mailbox volloopt met meldingen. Je hebt 100 dingen te doen, en je computer blijft maar piepen en ‘bliepen’ over zaken die minder urgent zijn. Dit heet ‘notification fatigue’.

Gelukkig heb je hier zelf veel invloed op. De beste software biedt hier veel opties in. Je kunt vaak per soort melding aangeven hoe en wanneer je geïnformeerd wilt worden.

Wil je een seintje als iemand je een directe taak geeft? Zet dat aan. Wil je een e-mail als er slechts een algemene update is over een project waar je misschien minder bij betrokken bent? Zet dat uit. Of misschien wil je aan het einde van de dag een samenvatting per e-mail, maar geen tussentijdse pop-ups. Dat kan meestal allemaal.

Het doel is om gefocust te blijven. Je wilt gestoord worden als het écht nodig is, en met rust gelaten worden als je aan het werk bent. Ga dus zitten na te denken: welke meldingen helpen mij, en welke zijn vooral ruis?

Hoe je andere tools koppelt aan je software

Een projectmanagement tool bestaat niet in een vacuum. Hij moet praten met andere programma’s die je gebruikt. Dit noem je integraties. De reden om dit te doen is simpel: dubbele invoer is verspilling van tijd.

Stel, je gebruikt een kalenderprogramma zoals Google Calendar of Outlook. Door dit te koppelen, zie je direct in je projectmanagement software of je collega’s beschikbaar zijn voordat je een afspraak inplant. Of denk aan je e-mailprogramma. Soms kun je vanuit een e-mail direct een taak aanmaken in je projectsoftware. Dat scheelt een hoop gekopieer en geplak.

Een belangrijke optie om in te stellen is hoe de data stroomt. Als je je uren registreert in de projectsoftware, wil je dat die gegevens straks automatisch doorgestuurd worden naar je boekhoudprogramma. Dat voorkomt fouten. Je moet goed kijken naar de ‘synchronisatie’ opties. Kies je voor ‘realtime’ (alles gebeurt direct) of planmatig (bijvoorbeeld een keer per dag)? Voor financiële data is realtime vaak het veiligst.

Een andere slimme stap is het instellen van SSO (Single Sign-On). Dit betekent dat je inlogt met één wachtwoord (vaak dat van het bedrijf) voor alle programma’s. Dit maakt het niet alleen makkelijker, maar vaak ook veiliger.

Denk je nu: “Dit gaat best diep, hoe begin ik hieraan?” Als je benieuwd bent naar de algemene startpunten, kijk dan eens naar Projectmanagement software instellingen waar begin je en wat zijn de belangrijkste opties?. Daar vind je meer basiskennis om je op weg te helpen.

Wil je aan de slag met hoe je dit soort koppelingen technisch aanpakt? Dan is het handig om te lezen over Projectmanagement software data overdracht hoe werkt het precies en wat zijn de methoden?. Dat helpt je om de juiste keuzes te maken voor het overzetten van data.

Uiteindelijk draait het erom dat de software voor jou werkt, en niet andersom. Het gaat erom dat je de hulpmiddelen optimaal benut. Wil je weten hoe je de communicatie verder kunt verfijnen? Dan is dit onderwerp over Projectmanagement software notificaties configureren hoe doe je dit en wat zijn de instellingen? een aanrader.

En vergeet niet: sommige processen herhalen zich. Een goede workflow is het halve werk. Benieuwd hoe je die standaard kunt zetten? Projectmanagement software workflows instellen hoe doe je dit en wat zijn de mogelijkheden? legt je precies uit hoe je dit slim aanpakt.

Uiteindelijk komt het neer op één ding: experimenteren. Zet de instellingen die hierboven genoemd staan stap voor stap aan. Kijk wat er gebeurt. Vraag je team om feedback. De perfecte instelling bestaat niet, maar de perfecte instelling voor jouw team wel. Dus ga er eens voor zitten, klik op die instellingenknop en bouw de werkomgeving die jouw werk leuker en makkelijker maakt.

]]>