Projectmanagement software views welke zijn er en hoe gebruik je ze?

Projectmanagement software views welke zijn er en hoe gebruik je ze?

Stel je even voor: je hebt een gloednieuw projectmanagement programma aangeschaft. Je bent enthousiast. Je logged in, en je ziet… een gigantische muur van tekst. Of juist lege vakjes. Alle taken staan door elkaar. Het voelt een beetje als het op orde brengen van je zolderkamer; je weet dat er spullen zijn, maar je ziet even niet hoe je het aan moet pakken. Dit is het moment dat je kennismaakt met de kracht van views.

Een ‘view’ is in feite een andere manier om naar dezelfde data te kijken. Het is net als een hoek omlopen in een kamer; je bent nog steeds in dezelfde ruimte, maar je ziet alles van een andere kant. De kunst is niet om alle views te gebruiken, maar om te weten welke view je op welk moment openklapt.

De basis: even simpel als effectief

Voordat we de ingewikkelde dingen induiken, moeten we het hebben over de meest saaie, maar misschien wel belangrijkste view: de Lijst view. Sommige mensen negeren deze, omdat hij er niet flashy uitziet. Grote fout.

Stel je voor dat je een Excel-lijst hebt. Overzichtelijk, alles op een rij. Dat is de Lijst view. Je ziet hier de namen van de taken, wie er verantwoordelijk is, en wanneer het af moet. Waarom is dit zo fijn? Omdat je hier makkelijk dingen in bulk kunt aanpassen. Verandert er iets in een specifiek veld bij tien taken tegelijk? Dan doe je dat hier. Je kunt hier ook makelijk filteren, bijvoorbeeld om alleen jouw taken te zien. Ben je net begonnen met je project? De eerste stappen zetten is vaak het makkelijkst in deze simpele weergave.

Time management: de kracht van de kalender

Er zijn momenten dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Je agenda hangt vol met meetings, en je vraagt je af: “Wanneer moet ik die ene taak nou eigenlijk afmaken?” Dan schakel je over naar de Kalender view.

Dit is de view voor degenen die graag ‘in time’ denken. Je ziet je taken terug als blokjes op specifieke data. Het mooie aan moderne software is dat je dit vaak heel intuïtief kunt aanpassen. Sleep je een taak van woensdag naar vrijdag? Dan verandert de deadline direct. Je hoeft niet eerst op ‘bewerken’ te klikken, de datum aan te passen en op te slaan. Het werkt net als het verslepen van een afspraak in je Google Calendar.

Let wel op: als je een deadline aanpast in de kalender, verandert het overal. Het is dus een handige tool voor het snel schuiven met planningen, zonder dat je telkens door menuutjes hoeft te klikken.

De beroemde Kanban: blijf zien wat je doet

Als je ooit hebt gewerkt met ‘post-it’ briefjes op een whiteboard, dan ken je het concept van Kanban al. Dit is de view die je gebruikt als je de ‘flow’ van je werk wilt zien. Je ziet meestal kolommen staan als “Te doen”, “Bezig”, en “Klaar”.

Het is verslavend om te zien hoe een taakje van links naar rechts beweegt. Je pakt een klus op, schuift hem naar de ‘Bezig’-kolom, en als je klaar bent gaat hij naar rechts. Dit werkt geweldig voor teams die met Agile-methodes werken, maar ook voor individuen die helderheid nodig hebben.

Een handige tip: beperk het aantal taken in de ‘Bezig’-kolom. Het is verleidelijk om vijf dingen tegelijk te starten, maar als je kolom vol is, mag er niets meer bij. Dit helpt je om taken echt af te maken voordat je aan iets nieuws begint. Voor het opzoeken van specifieke taken binnen zo’n board is het slim om te weten hoe je goed kunt filteren. Dat scheelt een hoop scroll-werk.

De Gantt chart: voor de planners onder ons

Ben je bezig met een project waarbij de ene taak echt af moet zijn voordat de andere kan beginnen? Bijvoorbeeld: je kunt de muren niet verven voordat de stucadoor klaar is. Dan is de Gantt chart je beste vriend.

Het ziet er misschien ingewikkeld uit met al die balkjes en lijntjes, maar het vertelt je in één oogopslag: “Hoe lang duurt dit project?” en “Wat is de kritieke pad?” (de paden die je absoluut niet mag vertragen zonder de einddatum te beïnvloeden). Je ziet balkjes die de duur van een taak aangeven, en lijntjes die laten zien dat taak A en taak B met elkaar verbonden zijn.

Deze view is ideaal voor de grote planning. Je zet hem op om te presenteren aan je baas of klant. “Kijk, hier begint het, hier eindigt het.” Als je de juiste voorkeuren instelt, hoef je deze weergave maar één keer per week bij te werken, en loopt de rest vanzelf mee.

De menselijke kant: werkbelasting en focus

Een project is leuk, maar je team mag niet knakken. Daarom is er de Werkbelasting view (soms Workload genoemd). Dit is de view die je als manager eigenlijk elke week zou moeten checken.

Wat zie je hier? Je ziet je collega’s en hoeveel uur ze per dag (of week) hebben ingepland. Vaak kleurt het rood als iemand te veel werk heeft en groen (of blauw) als er ruimte is. Dit voorkomt dat je Jan drie projecten op zijn hals gooit en Marie vervolgens stilzit. Het draait allemaal om evenwicht. Niets is vervelender dan halverwege een project ontdekken dat een sleutelfiguur burn-out raakt omdat zijn planning onrealistisch was. Deze view helpt je om taken eerlijk te verdelen.

Het totaalplaatje: de dashboard view

Tot slot, voor de mensen die het grote geheel in de gaten moeten houden (en dat mag jij best zijn voor je eigen project!), is er de Dashboard view.

Dit is je cockpit. Je ziet hier geen honderden taken, maar cijfers en grafiekjes. Hoeveel procent van het project is af? Zitten we binnen het budget? Welke taken zijn het verst? Deze view aggregatie van data helpt je om snelle beslissingen te nemen. Je ziet direct of er ‘risico’s’ zijn (zoals taken die al drie dagen te laat zijn) zonder door alle losse taken te hoeven.

Conclusie: schakelen is het nieuwe werken

Waarom beperken tot één view? Omdat je brein op een bepaalde manier moet werken op een bepaald moment. ’s Ochtends als je je planning maakt, kijk je naar de Kalender of Gantt. Tijdens de daily stand-up met je team check je het Kanban board. Aan het einde van de week kijk je naar de Werkbelasting en de Dashboard om te zien of je nog op schema ligt.

De truc is om te weten welke knop je indrukt. Het mooiste aan moderne software is dat je vaak naadloos kunt wisselen. Je begint met het starten van een project, kiest de view die bij die fase past en schakelt door. De data is altijd hetzelfde, alleen de lens waardoor je kijkt verandert.

Zoek je de perfecte manier om je taken te ordenen? Soms begint het al bij het goed indelen van je project bij de start. Het starten van een project legt de basis voor al je views. En vergeet niet: als je overzicht wilt in een specifieke reeks taken, helpt het om te weten hoe je snel de juiste volgorde maakt.

Uiteindelijk draait het allemaal om plezier in je werk. Niets is fijner dan taken verplaatsen, data aanpassen en zien dat je vordert. Dus, ga de uitdaging aan, probeer elke view uit, en ontdek welke het beste bij jouw manier van denken past. Je zult zien dat dat project ineens een stuk lichter voelt.

]]>