Projectmanagement software verkeerde features wat te doen en wat zijn de oplossingen?
Stel je even dit voor: je hebt een gloednieuwe projectmanagement tool aangeschaft. Iedereen was enthousiast. Er waren slides, demovideo’s en een heleboel beloftes. Maar nu, drie maanden later, voelt het alsof je aan het werk bent met een vliegtuigbesturingssysteem terwijl je gewoon een fiets nodig had. De software barst van de functies, maar de dingen die je écht nodig hebt om je werk te doen, zijn of onvindbaar of gewoon niet aanwezig. Herkenbaar? Dan heb je last van het “verkeerde features” syndroom.
Dit is een veel voorkomend probleem. Het is niet per se dat de software slecht is, maar dat het niet goed past bij wat jij en je team echt nodig hebben. Soms is er te veel rommel, soms ontbreken juist de essentiële onderdelen. Laten we dit ontleden en kijken hoe we het kunnen oplossen, zonder dat je meteen een nieuwe tool hoeft te kopen.
Hoe herken je of er iets mis is?
Voordat je in paniek raakt, is het goed om te weten dat er twee hoofdoorzaken zijn voor deze frustratie. Het is handig om eerst te bepalen welk type probleem je hebt, voordat je gaat schilderen.
Ten eerste heb je de Feature Bloat. Dit is wanneer de software zo vol zit met opties dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Stel je voor dat je een simpele boodappenlijst wilt maken, maar dat je eerst drie menu’s door moet klikken en op vijf verschillende knoppen moet drukken. Dit soort complexiteit zorgt ervoor dat mensen de tool niet gebruiken, en dat is zonde van het geld.
Aan de andere kant heb je de Feature Gaps. Hier ontbreekt het aan iets wezenlijks. Je kunt taken aanmaken, maar je kunt geen taken aan elkaar koppelen die afhankelijk zijn van elkaar. Of je ziet in één oogopslag niet wie te veel werk heeft. Dit zorgt ervoor dat je alsnog spreadsheets nodig hebt om alles bij te houden, en dat terwijl je een tool kocht om van die Excel-hel af te komen.
De oplossing voor te veel功能 (Feature Bloat)
Heb je te maken met een wirwar aan knoppen en functies? Dan is het tijd voor wat drastische schoonmaak. Je hoeft de software niet te dumpen, maar je moet hem wel temmen. Hier zijn de stappen die je kunt zetten.
Wat gebruikt je team écht?
Het klinkt saai, maar het is essentieel: voer een soort “onderzoek” uit. Kijk de afgelopen drie maanden na. Welke functies worden dagelijks of wekelijks gebruikt door het gros van het team? Maak een onderscheid tussen “moet hebben” en “leuk om te hebben”. Je zult zien dat vaak maar 20% van de software daadwerkelijk gebruikt wordt. Focus je op die 20%.
Het doel is om de Minimum Viable Interface te vinden. Dat is simpelweg de meest minimale versie van de software die je team nodig heeft om hun werk goed te doen. Alles wat daar omheen hangt, is afleiding.
Verstop wat je niet gebruikt
De meeste projectmanagement software is gelukkig instelbaar. Je kunt modules uitzetten. Als je team nooit een “Gantt-chart” gebruikt, maar liever werkt met een “Kanban-bord”, zorg er dan voor dat de Gantt-optie simpelweg niet meer zichtbaar is voor de gebruikers. Weg is weg.
Door het menu te versimpelen, verlaag je de drempel voor iedereen om de tool te gebruiken. Het voelt minder als een straf en meer als een hulp. Een beetje training helpt hier enorm. Leer je team niet alle functies, maar leer ze de juiste manier om hun taken te beheren in deze specifieke, versimpelde omgeving.
Wat te doen bij te weinig functies (Feature Gaps)?
Nu de tegengestelde situatie: je mist iets essentieels. Je werkt met de tool, maar je merkt dat je constant dingen moet “omzeilen” om je werk te doen. Dit is frustrerend, maar vaak makkelijker op te lossen dan je denkt.
Een goed voorbeeld van een gemiste feature is bijvoorbeeld een ontbrekende integratie met je e-mail of kalender. Soms is het probleem niet dat de tool het niet kan, maar dat je hem niet goed hebt ingericht.
Als je merkt dat je team moeite heeft met het begrijpen van de software, ligt dat vaak aan de gebruiksvriendelijkheid. Is het echt een gemiste functie, of is de bestaande functie gewoon zo verstopt dat niemand hem vindt? Soms helpt het om gewoon even de tijd te nemen om te kijken of de optie er al is, maar op een andere plek zit.
De hybride aanpak: Hulp van buitenaf
Soms wil de software gewoon niet datgene wat jij nodig hebt. Dan hoef je niet meteen te wisselen. Je kunt ook kijken of je de functie “erbij” kunt halen. Tegenwoordig hebben bijna alle tools een manier om andere programma’s te koppelen (API’s).
Misschien heb je een super-simpele tool voor tijdregistratie nodig, en kan je huidige projectmanagement tool dat niet goed. Koppel die twee dan! Zo bouw je je eigen “super-tool” die wel precies doet wat jij wilt. Dit werkt vaak beter dan overstappen naar een ander systeem dat misschien weer nieuwe problemen geeft.
Is het echt een fundamenteel probleem?
Er zijn functies die echt essentieel zijn voor projectmanagement. Denk aan het zien van afhankelijkheden tussen taken of het managen van resources (wie heeft tijd?). Als je huidige software dit op een fundamenteel niveau niet kan, en integratie niet helpt, dan is het misschien tijd voor een moeilijk gesprek. Dan is de tool misschien wel gewoon te simpel voor wat jij doet.
Hoe voorkom je dit in de toekomst?
Natuurlijk wil je dit drama niet over een jaar weer meemaken. De volgende keer dat je op jacht gaat naar nieuwe software, zijn hier een paar gouden regels om je bij te houden.
Betrek de werkvloer
Maak de fout niet om de software te kopen op basis van een demo voor managers. De mensen die er écht mee moeten werken, de projectleden en de projectleiders, moeten hem testen. Zij weten wat er speelt. Laat ze een echte taak uitvoeren in de proefversie. Als ze daar al frustratie voelen, weet je genoeg.
Een tevens belangrijk aspect is de algemene gebruikerservaring. Voelt het logisch? Werkt het soepel? Dit is vaak belangrijker dan het hebben van twintig extra features die je nooit gaat gebruiken.
Maak een lijst voordat je kijkt
Schrijf voor jezelf op wat je écht nodig hebt, voordat je websites van softwareleveranciers bezoekt. Zij zijn er namelijk heel goed in om je te overtuigen dat je dingen nodig hebt die je niet hebt. Houd je eigen lijstje streng aan.
Zeg eens vaker “Nee”
Dit is de moeilijkste, maar beste tip. Als je eenmaal een tool hebt, moet je sterke rig zijn om geen extra rommel toe te voegen. Vraag je bij elke nieuwe functie af: “Dient dit het belangrijke doel van onze projecten, of is het alleen maar leuk om te hebben?”
Door kritisch te blijven en je te concentreren op wat echt werkt, houd je je projectmanagement software leuk, nuttig en vooral effectief.
]]>
Geef een reactie