Projectmanagement software upgrade wat kost het precies en wat krijg je erbij?

Projectmanagement software upgrade wat kost het precies en wat krijg je erbij?

Stel je even de volgende situatie voor. Je zit met je team rond de tafel. Het gaat eigenlijk best goed met jullie projecten, maar er sluimert iets. De Excel-lijstjes worden steeds complexer, e-mailketens lijken op ontwortelde bomen en de vraag naar cijfers van het management wordt steeds hardnekkiger. Iemand in de groep oppert het: “We moeten upgraden.”

Je kent het riedeltje wel. Een nieuw stukje software dat alles gaat oplossen. Maar dan begint het echte werk. De vragen die door je hoofd spoken zijn niet alleen “welke knopjes doen wat?”, maar vooral: “Hoeveel geld gaat dit kosten?” en “Is het het eigenlijk wel waard?”. Het is makkelijk om de locked-in te voelen bij je huidige systeem, zeker als je nog nooit echt goed hebt gekeken naar de alternatieven. We duiken erin, zonder jargon, maar met de harde realiteit.

De prijskaart: Losse cijfers of een totaalplaatje?

Als je een offerte aanvraagt voor software, zie je vaak een leuk, laag maandbedrag staan. Vijf euro per persoon? Dat valt mee! Maar zo werkt het helaas vaak niet in de echte wereld. De ware kosten van een upgrade zitten vaak in de dingen die je niet direct op een sticker ziet staan. In de tech-wereld noemen ze dat de Total Cost of Ownership (TCO), oftewel: wat het je over drie jaar totaal heeft gekost. En geloof me, dat is een stuk meer dan alleen die maandelijkse factuur.

Abonnementen en de kneepjes van de korting

Meestal betaal je per gebruiker, per maand. Of je kunt kiezen voor per jaar betalen. Dat laatste is vaak slimmer. Leveranciers houden van zekerheid. Als je een jaar vooruit betaalt, krijg je zo 15 tot 25 procent korting. Dat scheelt direct in je budget. Let wel op: de prijs stijgt vaak drastisch als je van een ‘Basis’ pakket naar een ‘Professional’ of ‘Enterprise’ niveau gaat. Dat is logisch, want je krijgt er dan ook veel meer functionaliteit voor terug, maar het is wel even slikken als je de offerte leest.

Wat je vaak over het hoofd ziet: De verborgen kosten

Het software-abonnement is maar het topje van de ijsberg. De echte kosten zitten vaak in de tijd en moeite die het kost om over te stappen. Stel je voor dat je nu met een team van twintig man in een oude tool werkt. Die data moet overgezet worden.

Dit is geen kwestie van ‘knippen en plakken’. Het overzetten van bestaande projecten, taken, bijlagen en reacties is intensief en vervelend werk. Je kunt dit intern doen, met je eigen mensen. Reken er dan op dat je projectleiders een week of twee lang minder tijd hebben voor hun daadwerjkeijke werk. Of je huurt iemand in die het voor je doet, wat vaak honderden euro’s per uur kost.

Dan zijn er nog de koppelingen. Tegenwoordig draait alles om integraties. Je moet waarschijnlijk koppelen met je financiële software of je klantensysteem. Zomaar even aanpraten aan het systeem van de boekhouding is vaak maatwerk, en dat betekent extra kosten voor developers.

De training: Waarom goede software soms toch faalt

Stel, je hebt een prachtige, dure upgrade gekocht. Maar je team begrijpt er niets van. Ze vinden het ingewikkeld, blijven in de oude gewoontes hangen en voor je het weet werk je met twee systemen tegelijk. Dat is de nachtmerrie voor elke manager. Het beste systeem ter wereld is waardeloos als niemand het gebruikt.

Investeren in training is dus essentieel. Dit kan simpelweg door een expert in te huren die langskomt voor een workshop, of door cursussen te kopen die je team zelf kan volgen. Doe dit budget technisch niet tekort. Zonder adoptie (dat is het woord voor ‘hoe snel en graag je team de nieuwe tool oppakt’) verdwijnt je investering in de prullenbak.

Wat krijg je ervoor terug? De echte winst

Oké, het kost geld. Veel geld. Waarom doen we het dan? Wat krijg je precies bij een upgrade? Het antwoord is niet “mooiere knopjes”. De winst zit hem in dingen die je voorheen niet kon, of die je handmatig moest doen.

Denk aan het inzichtelijk maken van de beschikbaarheid van je team (Capacity Planning). In plaats van dat je gokt of Jan nog tijd heeft, zie je in één oogopslag dat hij de komende twee weken volgepropt zit. Dit voorkomt dat je te veel werk op iemand afvuurt of dat er iemand stil zit. Dit levert direct geld op, want je benut je duurste bezit (je personeel) veel efficiënter.

Dan is er de automatisering van werkstromen. Als een project een bepaalde fase bereikt, kan de software automatisch taken aanmaken voor de juiste persoon, een e-mail sturen naar de klant, of een seintje geven aan de financiële afdeling. Dit bespaart ontzettend veel hersencapaciteit en tijd. Weg met die eindeloze e-mailketens!

Strategisch sterker worden

Een upgrade naar een hoger niveau betekent vaak dat je beter kunt zien wat er speelt in je hele bedrijf. Dit heet soms Portfolio Management. Je ziet niet alleen hoe het met Project A gaat, maar ook hoe Project A en Project B zich tot elkaar verhouden. Zijn ze niet aan het vechten om dezelfde mensen? Leveren ze wel op wat we hadden beloofd? Zo word je veel slimmer in het kiezen van de juiste projecten. Je stopt met geld stoppen in projecten die toch niet renderen.

Verder is veiligheid vaak een reden om te upgraden. Zeker als je met gevoelige klantgegevens werkt, heb je misschien Single Sign-On (SSO) nodig, of andere beveiligingsmaatregelen die simpelweg niet in de goedkoopste versie zitten.

De beslissing: Is upgraden slim?

Eerlijk is eerlijk: upgraden is niet voor iedereen de juiste keuze. Voordat je tekent, moet je jezelf de volgende vraag stellen: Ligt het probleem bij de software of bij het proces?

Als je huidige software niet eens de basisfunctionaliteit meer aankan (je hebt echt meer dan 50 taken per persoon nodig), of als je bedrijf groeit en je te maken krijgt met strenge regels vanuit de overheid of je klanten, dan is een upgrade vaak noodzakelijk.

Maar als je je huidige tool gewoon niet goed gebruikt, lost een upgrade dat niet op. Soms is het slimmer om eerst te kijken of je de oude tool beter kunt gebruiken. Het kan ook zijn dat je juist wilt weten hoe je kunt stoppen met een abonnement dat je niet meer wilt verlengen. Je kunt bijvoorbeeld hier lezen hoe Projectmanagement software opzeggen precies werkt om de escape-route te bekijken.

Automatisch verlengen en de valkuilen

Veel softwarecontracten verlengen zichzelf automatisch. Als je even niet oplet, zit je weer voor een heel jaar vast. Het is verstandig om dit soort valkuilen te vermijden door goed op te letten bij het aangaan van een nieuwe overeenkomst. Mocht je twijfelen of je oude contract al verstreken is, kijk dan even naar de regels over Projectmanagement software verlengen automatisch. Dat voorkomt vervelende verrassingen.

Wat te doen als het tegenzit of als het te veel is?

Stel je voor: je hebt de upgrade gedaan, maar het bevalt niet. Of de prijs is te hoog geworden door omstandigheden. Wat zijn je opties?

In de softwarewereld is het helaas vaak zo dat je wel makkelijker omhoog kunt, maar moeilijker omlaag. Je kunt niet zomaar een enterprise-pakket inleveren voor een basisversie zonder dat dit gevolgen heeft. Soms verlies je data of functionaliteit. Het is belangrijk om dit vooraf te checken. Je leest er meer over in dit artikel over Projectmanagement software downgrade.

Het kan ook voorkomen dat je net te laat bent met opzeggen of dat je de software na betaling direct wilt inruilen voor iets anders. Refunds zijn in de softwarewereld zeldzaam, maar onder specifieke voorwaarden soms wel mogelijk. Je leest de kleine lettertjes hier: Projectmanagement software refund.

De samenvatting voor je portemonnee

Om af te sluiten: reken erop dat de softwarekosten (de licentie) ongeveer 30 tot 40 procent vormen van de totale kosten over drie jaar. De rest zit in migratie, training, integratie en tijd.

De return on investment (wat je ervoor terugkrijgt) is pas interessant als je de software gebruikt om slimmer te werken, niet alleen om taken bij te houden. Als je de kennis in huis hebt om je resources efficiënter in te plannen en projecten sneller op te leveren, verdien je die investering vanzelf terug. Zonder dat je hoofdpijn krijgt van die eindeloze Excel-lijstjes.

]]>