Projectmanagement software training kosten wat betaal je precies en hoe minimaliseer je ze?

Projectmanagement software training kosten wat betaal je precies en hoe minimaliseer je ze?

Je hebt de knoop doorgehakt. Het wordt tijd voor structuur, voor overzicht. De keuze voor een projectmanagement tool is gemaakt. Maar dan? Die gave software op zichzelf is nog maar het halve werk. Je team moet er ook mee leren werken. En ineens duiken er vragen op die je misschien niet direct had voorzien. Wat kost zo’n training eigenlijk? En vooral: hoe zorg je dat je niet een fortuin uitgeeft aan iets wat je ook een stuk slimmer en goedkoper kunt aanpakken? Laten we die vragen helder beantwoorden, zonder ingewikkelde jargon.

Wat zijn de werkelijke kosten van een training?

Als je gaat zoeken naar prijzen voor trainingen, dan schrik je soms wel even. De bedragen lopen ontzettend uiteen. Dit heeft vooral te maken met de manier waarop je leert en wie de training geeft. We maken een grove indeling, zodat je weet wat je kunt verwachten.

Een algemene training projectmanagement, waarin de theorie centraal staat (PMBOK, PRINCE2, Agile), is vaak een investering. Een klassikale cursus van een dag of twee, drie, zit al snel tussen de € 1.545 en € 1.936 per persoon. Hier zit dan vaak materiaal en lunch bij inbegrepen. Kies je voor een volledig online zelfstudiepakket, dan ben je een stuk goedkoper uit. Die kun je soms al vinden voor een bedrag vanaf ongeveer € 118.

De prijzen worden pas écht interessant als we kijken naar trainingen voor specifieke software. Hier zit een enorm verschil tussen de aanbieders. Om je een idee te geven, hier een paar voorbeelden van wat je betaalt voor de bekendere tools (prijzen zijn per persoon, exclusief BTW):

MS Project:
Voor de basistraining van twee dagen betaal je ongeveer € 849.
Een verdiepingssessie voor gevorderden (één dag) ligt rond de € 495.

Jira (van Atlassian):
Dit is vaak een stuk prijziger. Een training voor basisbeheer of essentiële vaardigheden kost al snel tussen de € 1.495 en € 1.699.
Een specifieke training voor automatisering zit daar weer onder, rond de € 849.

Asana:
Voor een online training (e-learning) met een jaar toegang, ben je ongeveer € 129 kwijt (dit is inclusief BTW).

Zoals je ziet, zit er behoorlijk verschil in. Maar de prijs op de website is lang niet altijd de complete rekening. Er zijn altijd variabelen. Denk aan reiskosten als je fysiek moet lessen, of de kosten voor het certificaat dat je wilt behalen. De allergrootste kostenpost die vaak vergeten wordt, is de tijd die je team kwijt is. Een dag niet werken betekent productiviteit die even stilligt. Dat is een indirecte kostenpost die je zeker mee moet tellen.

Zo houd je geld over in je zak: 5 slimme bespaartips

Gelukkig ben je niet verplicht om de hoofdprijs te betalen. Er zijn genoeg manieren om de kosten voor training flink te drukken, zonder dat de kwaliteit erop achteruitgaat. Integriteit en efficiëntie gaan hier hand in hand.

1. Begin bij de bron (vaak gratis!)

Veel softwarebedrijven hebben hun eigen academies. Dit zijn vaak uitstekende, gratis of zeer goedkope leeromgevingen. Denk aan de ‘Academy’ van Asana of de leerportalen van Atlassian (Jira). Deze zijn perfect om je basisvaardigheden onder de knie te krijgen. Voordat je een dure trainer inschakelt, kijk eerst wat het programma zelf te bieden heeft. Vaak is dat al voldoende om te starten.

2. Kies voor de flexibiliteit van online leren

De wereld heeft sinds corona een flinke boost gekregen in online leren, en dat is een goed ding voor je portemonnee. Online trainingen zijn bijna altijd goedkoper dan klassikale lessen. Waarom? Simpelweg omdat er geen zaalhuur, reiskosten voor de docent of lunchbuffetten betaald hoeven te worden. Bovendien kun je het vaak op je eigen tempo doen. Even tussendoor een uurtje studeren? Kan gewoon. Je hoeft je agenda niet volledig vrij te maken.

3. Groepjes zijn goedkoper (onderhandelen!) en bundelen helpt

Heb je meerdere collega’s die dezelfde kennis nodig hebben? Stap als groep naar een trainingsbureau toe. Vraag naar groepstarieven of een in-company training. Dit is vaak een stuk voordeliger per persoon. Soms kun je al korting krijgen vanaf twee of drie personen. En denk ook aan het bundelen van diensten. Soms bieden bedrijven een pakket aan waarbij niet alleen de training, maar ook de setup van de software en de begeleiding in de eerste weken zijn inbegrepen. Betaal je één keer, in plaats van losse facturen.

4. Train alleen wat je écht nodig hebt

Wees kritisch. Je hoeft niet alles te weten wat de software kan. Je hoeft alleen te weten wat jíj en je team nodig hebben om jullie werk te doen. Vraag de trainer om de focus te leggen op de taken die jullie elke dag uitvoeren. Dit heet het Pareto-principe: 20% van de functies zorgen voor 80% van het resultaat. Waarom zou je betalen voor training over die andere 80% die je misschien nooit gebruikt? Dit scheelt enorm in de tijd en dus in de kosten. En het helpt bij het efficiënt inrichten van je software setup.

5. De interne expert: Train de trainer

Dit is een gouden greep voor teams die groter zijn dan een handvol personen. Je stuurt één of twee collega’s naar een uitgebreide, wat duurdere training. Dit worden je interne experts. Zij snappen de software door en door. Deze experts gaan vervolgens de rest van het team opleiden. Dit kan tijdens de lunch, in kleine sessies of door simpelweg een interne handleiding te schrijven. Je betaalt één keer voor de diepgaande kennis en verspreidt die intern, zonder dat je voor elke medewerker weer een duur ticket hoeft te kopen.

Denk verder dan alleen de trainingsdag

Een training is een momentopname. Het echte werk begint als de trainer naar huis is. De manier waarop je je software inricht, bepaalt voor een groot deel hoe makkelijk je team het gaat oppakken. Een goed ingericht systeem voelt logisch en vereist minder uitleg. Als je software moeilijk is om in te stellen, of als je gegevens moet overzetten vanuit een oud systeem (migratie), dan kan het slim zijn om die processen te koppelen aan de kennisoverdracht. Als je de software specialistisch moet koppelen met andere systemen (integratie), wees dan voorbereid: dat kan extra kosten met zich meebrengen, maar het maakt je werk ook veel efficiënter op de lange termijn. Zorg dat je weet wat er nodig is voordat je begint, zodat je training precies aansluit bij de manier waarop je systeem straks draait.

De kosten voor support na de training zijn ook iets om in het oog te houden. Hoeveel hulp verwacht je nodig te hebben? Soms is een trainingspakket inclusief een bepaalde vorm van support. Als je team echt vanaf nul begint, is het fijn om te weten dat je goedkope ondersteuning kunt inschakelen als het even niet lukt. Vergeet ook de migratiekosten niet: het overzetten van lopende projecten naar de nieuwe omgeving kan soms ingewikkelder zijn dan gedacht en kostbare tijd vragen. Door dit mee te nemen in je planning, voorkom je dat je trainingen moet herhalen omdat de basis niet op orde is.

Uiteindelijk draait het allemaal om bewustwording. Door stil te staan bij wat je écht nodig hebt, slim gebruik te maken van de middelen die er zijn en te onderhandelen waar het kan, hou je de kosten voor projectmanagement training beheersbaar. En zorg je dat je team niet alleen weet hoe de knopjes werken, maar vooral hoe ze de software effectief inzetten voor betere projecten.

]]>