Projectmanagement software totale kosten vergelijken wat zijn de verschillen en waarom?
Stel je dit even voor: je bent op zoek naar nieuwe software voor je team. Je ziet een mooie aanbieding online. “Slechts €10 per maand!” staat er in grote, vrolijke letters. Dat klinkt goed, toch? Je telt snel even: tien gebruikers is €100 per maand. Overzichtelijk, betaalbaar, klaar om te starten. Maar is dat echt wat je gaat betalen?
In de wereld van software is de prijs die je ziet vaak slechts het begin van een veel langere reis. Die goedkope maandprijs is als een ijsberg. Het zichtbare deel is mooi en klein, maar er schuilt een enorme massa onder het wateroppervlak die je soms pas ziet als je er hard tegenop vaart. Om te voorkomen dat je schip zinkt door onverwachte kosten, moet je niet alleen kijken naar de prijs van vandaag, maar naar de totale kosten over de levensduur van de software. In vaktaal noemen we dat de TCO, oftewel Total Cost of Ownership.
Waarom de stikkereis vaak bedriegt
Veel bedrijven kiezen voor de goedkoopste optie op basis van de maandelijkse rekening. Dat is logisch, iedereen houdt van een goede deal. Het gevaar zit hem in de onzichtbare kostenposten die later opduiken. Misschien moet je ineens betalen voor datamigratie, of blijkt dat de leukste functionaliteiten alleen in het duurste pakket zitten. Zonder een vergelijking te maken die verder kijkt dan de maandprijs, loop je het risico dat je na een jaar veel meer kwijt bent dan je had begroot.
De kosten die je direct ziet
Laten we beginnen met de makkelijkste kosten: die je direct op de website ziet staan. Toch zit hier ook best wat verschil in, afhankelijk van de aanbieder.
Prijs per persoon of een vast bedrag?
De meeste softwarewerken volgens een model waarbij je betaalt per gebruiker. Een actieve gebruiker is iemand die echt inlogt en werkt. Dit werkt prima voor een klein team, maar stel je voor dat je bedrijf groeit. Vijf man wordt tien, en voor je het weet verdubbelt je rekening. Of nog erger: je wilt een klant een keer meekijken in een project, maar dat kost je dan weer een extra licentie. Als je veel externe partijen wilt betrekken, is een onbeperkt aantal gebruikers model vaak voordeliger, ook al lijkt de maandprijs misschien wat hoger.
De tegengestelde optie is de vasteprijs-model. Een bedrag per maand, ongeacht hoeveel collega’s er gebruik van maken. Ideaal voor groeiende bedrijven of organisaties met veel freelancers. Wel moet je goed checken of de functionaliteiten die je nodig hebt bij dit model horen.
Wat zit er allemaal in het abonnement?
Veel aanbieders werken met zogenaamde levels of tiered pricing. De goedkoopste versie is vaak een leuke tool voor simpele takenlijstjes. Wil je echter serieus aan de slag met plannen, budgetten bijhouden of Gantt-grafieken bekijken? Dan moet je vaak opeens een flinke stap maken naar een duurder pakket.
Een voorbeeld: je wilt starten met het basispakket voor €15 per maand per persoon. Maar die ene collega die de planning doet, heeft ‘resource management’ nodig. Die functie zit pas in het pakket van €30 per maand. De rest van het team werkt nog steeds met de basisfuncties, maar jullie betalen nu opeens het dubbele per hoofd. Dat soort prijsverschillen kunnen flink oplopen.
De kosten die stil blijven
Hier begint het echte speurwerk. De kosten die je niet direct op je factuur ziet, maar die weldegelijk meetellen voor je totale uitgave. Dit zijn vaak de kosten die de doorslag geven of een projectsoftware voor jou goedkoop of duur is op de lange termijn.
Denk allereerst aan implementatie. Als je een nieuw systeem installeert, moet je dat eerst instellen. Wie doet dat? Als je het zelf doet, ben je tijd kwijt. Als je iemand inhureert, ben je geld kwijt. Sommige tools zijn makkelijk in te richten, andere vereisen specialisten. Dat maakt nogal wat uit voor je totaalbedrag.
Dan is er training. Een software die heel logisch is, leer je in een uurtje. Een ingewikkeld systeem met honderd knoppen, daar ben je weken zoet mee. Tijd is geld. Als jouw team twee weken lang minder productief is omdat ze aan het uitzoeken zijn hoe het werkt, kost je dat veel meer dan de maandelijkse licentie.
Vergeet ook de koppelingen niet. Je nieuwe projectmanagementtool moet waarschijnlijk praten met je e-mailprogramma, je boekhoudsoftware of je klantensysteem. Soms zijn die koppelingen gratis en kant-en-klaar. Soms moet er speciaal programmeringswerk (API-werk) gedaan worden. Dat telt snel op.
Ook ondersteuning is een verhaal apart. In een goedkoop basispakket is de helpdesk misschien alleen via e-mail bereikbaar en reageren ze binnen 48 uur. Als je server op een drukke maandagochtend uitvalt, wil je direct iemand aan de telefoon. Die snelle, persoonlijke hulp kost vaak extra, maar kan je op de lange termijn een hoop stress en geld besparen.
Een heel belangrijke, die veel mensen vergeten: de overstap. Zit je huidige data vast in een oude tool? Het overzetten van al je projecten, taken en klantgegevens naar een nieuw systeem kost tijd en moeite, of geld als je het uitbesteedt. Vraag dus altijd: “Kost het overzetten van mijn data geld?”
Een laatste kostenpost die lastig te meten is, is de slechte ervaring. Is de software traag? Ziet het er ingewikkeld uit? Dan zullen collega’s het minder snel gebruiken. Ze werken dan misschien weer met oude methode zoals Excel of e-mail. Als je betaalt voor een prachtige tool, maar niemand gebruikt hem, ben je 100% van je geld kwijt en geen cent productiever geworden.
Wil je de prijzen per maand of per jaar qua abonnementskosten alvast naast elkaar leggen voordat je de diepte in duikt? Dan kan je dat natuurlijk hier en hier rustig bekijken.
Waarom de duurste functies vaak de goedkoopste zijn
Je vraagt je misschien af: waarom zou ik meer betalen voor extra functies? Dat hangt af van wat je met die functies bereikt. Laten we een voorbeeld nemen.
Je werkt met een dure software die automatisch je planning aanpast als een taak uitloopt (resource management). Dit voorkomt dat je collega’s dubbel worden ingepland of dat een deadline wordt gemist. De software kost misschien €500 extra per jaar, maar als dit voorkomt dat je één grote klant verliest omdat je deadlines mist, verdien je dat bedrag in een maand terug.
De “dure” software op het hoogste niveau is vaak goedkoper in het totaalplaatje, omdat hij je helpt om de grote kostenposten te besparen: verspilde tijd, gemiste deadlines en ontevreden klanten.
Jouw stappenplan voor een verstandige keuze
Hoe weet je nu welke software de beste totaalprijs heeft? Hier is een idee om je op weg te helpen zonder direct een spreadsheet vol cijfers te maken.
Vraag je allereerst af: waar sta ik over drie jaar? Kies je een tool voor het team van nu, of voor het team van morgen? Groeien jullie hard? Reken dan even door wat het kost als je er vijf gebruikers bij krijgt. En tien. En twintig. Zit je dan nog steeds op een bedrag dat je kunt missen?
Vraag vervolgens bij de leverancier na: “Wat is er allemaal níet inbegrepen?” Wees niet bang om door te vragen. Zitten de kosten voor API-toegang erbij? Wat kost migratie? Welke support krijg je standaard?
Probeer de software altijd uit met je team. Gebruik die gratis proefperiode niet alleen om te kijken of het werkt, maar vooral om te kijken hoe snel jullie erdoorheen leren. Is het makkelijk of frustrerend? Hoeveel tijd kost het om de eerste projecten aan te maken? De tijd die je nu bespaart aan training, is directe winst.
En tot slot: denk na over je eigen IT-afdeling. Wil je de software zelf hosten op je eigen servers (On-Premise) of wil je dat in de cloud (SaaS)? Als je het zelf host, ben je vaak goedkoper uit in licentiekosten, maar ben je wel verantwoordelijk voor updates, beveiliging en back-ups. Tenzij je eigen IT-team hier veel tijd voor heeft, komt er dan vaak een hoop verborgen arbeidskosten bij kijken die je bij een cloud-abonnement niet hebt.
Zoek je naar de goedkoopste optie zonder dat je direct aan al deze dingen wilt denken? Misschien helpt deze gids je om de markt te overzien. Uiteindelijk gaat het erom dat je de prijs betaalt die bij je past. Wil je zeker weten dat je waar voor je geld krijgt? Check dan ook nog even deze info over de balans tussen functies en kosten.
Een goede beslissing begrijpen is vaak beter dan de goedkoopste beslissing maken. Veel succes met het vinden van jouw perfecte match!
]]>
Geef een reactie