Projectmanagement software terugverdientijd plannen hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Projectmanagement software terugverdientijd plannen hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Dus, je hebt een prachtige software op het oog. Het ziet er gelikt uit, belooft gouden bergen en je team staat te trappelen. Maar voordat je de creditcard trekt, is er één vraag die je baas (en jijzelf) waarschijnlijk het eerst stellen: “Wanneer hebben we deze investering eigenlijk weer terugverdiend?”

Het antwoord op die vraag is de terugverdientijd. En ja, dat is iets anders dan de bekende ROI (Return on Investment). ROI vertelt je hoeveel procent winst je maakt, terwijl de terugverdientijd – of Payback Period – je vertelt hoe lang het duurt voordat je weer op nul staat. Het is de tijd dat je in het rood staat totdat je weer in de plus draait. En laten we eerlijk zijn: hoe sneller dat is, hoe relaxter je slaapt.

Je hoeft hiervoor geen ingewikkelde wiskunde te verzinnen. Er bestaan hele simpele methoden voor. Laten we de boel eens op een rijtje zetten.

De basis: de kosten en baten op een rij

Voordat we gaan rekenen, moet je weten wat je precies in de formule gooit. De fout die veel bedrijven maken? Ze kijken alleen naar het maandbedrag van de software. Maar zo werkt het helaas niet. De echte investering zit ‘m vaak in de dingen die je niet direct op een factuur ziet.

Stel je voor dat je een auto koopt. De catalogusprijs is de aanschaf, maar je moet ook rijles betalen, de eerste APK keuring meenemen en je bent tijd kwijt aan het uitzoeken hoe de spiegels werken. Zo is het ook met projectmanagement software.

Je moet dus de Totale Initiële Investering bepalen. Pak al je bonnetjes en urendeclaraties erbij. Tel alles bij elkaar op:

• De software zelf: Aanschafkosten, of de kosten voor de eerste periode (bijvoorbeeld het eerste jaar abonnement).
• De installatie: Kosten voor consultants die de boel voor je inrichten.
• Training: De cursus die je team nodig heeft om het programma te leren.
• Jouw eigen tijd: De uren die je kwijt bent aan het vergelijken, selecteren en implementeren. Dit is vaak het grootste sluipvergif. Reken die uren om naar geld (je uurloon).

Als je al dit geld bij elkaar optelt, heb je een getal. Laten we zeggen: €15.000,-. Dit bedrag moet eerst terugverdiend worden voordat je echt winst maakt.

De methode: hoe lang duurt het?

De meest gangbare methode om de terugverdientijd te plannen is feitelijk gewoon kijken hoe lang het duurt voordat de software zichzelf betaalt. Dit werkt het beste als je weet wat de software je per jaar oplevert. Dit zijn je jaarlijkse besparingen.

Die besparingen kunnen op twee manieren binnenkomen:

1. Hard geld: Doordat je bijvoorbeeld minder manuren kwijt bent aan administratie. Of doordat je projecten sneller afrondt en eerder kunt factureren.
2. Vermijding van kosten: Doordat je minder fouten maakt en minder dure correctiewerkzaamheden hoeft uit te voeren.

De simpele rekensom is dus: Initiële Investering / Jaarlijkse Besparing = Terugverdientijd in jaren.

Stel: Je investeert €15.000 (de auto + rijles). Je bespaart hiermee €6.000 per jaar aan tijd en gemiste omzet. Dan is je terugverdientijd: 2,5 jaar. Is dat slecht? Niet per se. Een investering in een toekomstbestendige tool is vaak een kwestie van de lange adem. Maar het is wel fijn om dit getal helder te hebben, voordat je begint.

Zorg dat je de juiste getallen vindt

Hier wordt het vaak lastig. Hoe weet je precies hoeveel je bespaart? Je kunt natuurlijk niets beloven wat je niet waar kunt maken. Daarom is het verstandig om te werken met een baseline. Kijk naar je huidige situatie.

Hoelang duurt het nu om een weekverslag te maken? Hoeveel geld verlies je nu door projecten die uitlopen? Probeer deze aantallen zo objectief mogelijk te maken. Als je nu 10% van je tijd kwijt bent aan het bij elkaar zoeken van informatie bij collega’s, en die software belooft dat te veranderen, dan mag je die 10% meetellen.

Twijfel je over de exacte cijfers? Dan is het slim om te werken met scenario’s. Bereken je terugverdientijd voor een optimistisch scenario (het werkt perfect), een realistisch scenario (zoals waarschijnlijk is) en een pessimistisch scenario (het draait allemaal wat langzamer). Zo weet je wat de bovengrens en de ondergrens is. Als zelfs in het pessimistische scenario de investering binnen drie jaar terug is, kun je met een gerust hart beginnen.

Invloed op je kaspositie

Er is nog iets waar je rekening mee moet houden: het moment van betalen. Je betaalt de software vaak aan het begin van de rit, maar de besparingen komen pas later. Dat betekent dat je kaspositie in het begin juist onder druk kan komen te staan. Je bent geld kwijt, voordat het bespaarde geld binnenkomt. Dit heet impact op je cashflow.

Het is verstandig om hierover na te denken. Als je net begint met een projectmanagement software wil je natuurlijk niet dat je halverwege de maand de rekeningen niet meer kunt betalen. Je moet weten hoe je de investering financiert. Betaal je direct, of kies je voor een lease-model? In dat laatste geval verdien je de software maandelijks terug, wat de druk op je kaspositie vaak verlicht. Je kunt de betalingen namelijk spreiden over de maanden waarin je ook de besparingen realiseert.

Zolang je de totale investering en de maandelijkse besparingen helder hebt, kun je prima inschatten hoeveel ademruimte je nodig hebt. Als je inzichtelijk maakt hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel eruit gaat (je cashflow), weet je precies wanneer de boot rechtvaardig is.

Risico’s inschatten: wat als het tegenzit?

Een plan is leuk, maar de praktijk kan soms weerbarstig zijn. Het kan gebeuren dat de software minder oplevert dan gedacht. Misschien is de adoptie traag, of blijkt dat het systeem net niet doet wat je wilde. Dan schiet de terugverdientijd op en duurt het langer voordat je quitte speelt.

Het is dus belangrijk om niet blind te varen op de getallen die de verkoper je voorspiegelt. Kijk kritisch naar de financiële risico’s. Wat gebeurt er als je de software na een jaar niet gebruikt? Zit je dan vast aan een lang contract? Zijn er kosten aan verbonden als je wilt stoppen?

Door je risico’s te managen, voorkom je dat je een investering doet die je in de problemen brengt. Een gouden tip: Begin klein. Je hoeft niet direct honderden gebruikers aan te melden. Pak eerst een project of een afdeling. Op die manier kun je de daadwerkelijke besparingen (en dus je terugverdientijd) meten voordat je de knoop definitief doorhakt. Zo bouw je een vangnet in.

Conclusie: Rekenen is leuk, maar plannen is beter

Uiteindelijk gaat het erom dat je weet waar je aan toe bent. De terugverdientijd plannen is niet moeilijker dan het bijhouden van je eigen boodschappen. Tel wat je uitgeeft, tel wat je bespaart, en deel het door elkaar.

Maar onthoud dat het geen exacte wetenschap is. Het is een hulpmiddel om te bepalen of een investering verstandig is. Zolang je een realistische blik werpt op je kosten, de baten niet te rooskleurig inkleurt en rekening houdt met onverwachte hobbels, ben je al een heel eind op weg.

Wil je nog verder duiken in de cijfers? Er zijn genoeg manieren om de financiële kant van zo’n aanschaf stevig aan te pakken. Zoek je bijvoorbeeld naar manieren om je kosten nog verder te drukken of ben je benieuwd naar de verschillende manieren van financiering? Dan is het handig om de beschikbare opties te bekijken.

Daarnaast is het verstandig om je kasstromen scherp te hebben. Wil je precies weten hoe je dit aanpakt, lees dan meer over cashflow berekenen. En tot slot, wees je bewust van de valkuilen. Zorg dat je weet welke financiële risico’s er spelen zodat je ze slim kunt beheersen.

Met deze aanpak weet je precies wanneer je die investering in een betere organisatie van je projecten terugverdient. En dat gevoel is goud waard.

]]>