Projectmanagement software team aanmaken hoe werkt het precies en wat zijn de stappen?

Projectmanagement software team aanmaken hoe werkt het precies en wat zijn de stappen?

Zit je net lekker in je flow, wil je een nieuw project opstarten en dan is daar die vraag: wie gaan er eigenlijk allemaal aan mee doen? En, minstens zo belangrijk, wat mogen ze allemaal? Het aanmaken van een team in projectmanagement software klinkt als een simpele muisklik, maar er schuilen een paar valkuilen onder water die je later flink wat hoofdpijn kunnen besparen. Laten we het stap voor stap uitzoeken, zodat je precies weet hoe je die digitale werkplek veilig en overzichtelijk opbouwt.

De stille kracht achter je project: de voorbereiding

Voordat je iemand toevoegt aan een project, moet er eigenlijk al het een en ander op de achtergrond geregeld zijn. Stel je het bouwen van een huis voor; je gaat ook niet zomaar metselen voordat de fundering gestort is. In de wereld van software draait dit vaak om het gebruikersaccount zelf.

De meeste bedrijven werken tegenwoordig met een zogenaamd Single Sign-On (SSO). Dat betekent dat wanneer er een nieuwe collega begint, hij of zij automatisch in het systeem verschijnt. Handig! Maar wat als je een freelance ontwerper inschakelt? Dan moet je deze persoon vaak handmatig uitnodigen. Zorg er bij die uitnodiging voor dat je direct nadenkt over externe toegang. Vaak wil je niet dat een freelancer zomaar al je interne bedrijfsrapportages kan inzien. Dat is stap één: zorg dat de persoon bestaat in het systeem, met de juiste basisrechten.

Voordat je iemand toevoegt, is het slim om de rol en rechten vast te definiëren. Denk na: wat mag deze persoon precies?

• Mag deze persoon alleen taken zien, of ook aanpassen?
• Mag hij of zij uren goedkeuren?
• Is deze persoon alleen binnen dit project zichtbaar, of in het hele bedrijf?

Als je dit niet van tevoren bedenkt, ontstaat er vaak een chaos van te veel of te weinig rechten. En dat wil je niet.

De daadwerkelijke stap: het team toevoegen

Oké, de basis is er. Nu wordt het leuk. Je opent je project en gaat op zoek naar de plek waar je het team beheert. Meestal staat dit onder een tabblad als “Leden”, “Team” of soms “Resources”.

Het proces zelf is meestal hetzelfde, ongeacht welke tool je gebruikt. Je klikt op “Nieuw lid toevoegen”. Vervolgens typ je de naam of het e-mailadres van de persoon die je wilt toevoegen. De software zoekt nu in de lijst van bestaande gebruikers.

Hier komt een belangrijk moment: de rol toewijzen.

Stel, je voegt Jan toe. Jan is een developer. In de software kies je voor de rol ‘Developer’. Waarom is dit zo essentieel? Omdat deze rol bepaalt wat Jan ziet. Zie je de optie om een ‘Custom rol’ te maken? Doe dat alleen als het echt nodig is. De meeste tools hebben prima standaard rollen zoals ‘Projectmanager’, ‘Lid’ of ‘Bezoeker’. Houd het simpel, dat werkt het fijnst.

Let ook even op de datum. Voeg je Jan toe voor de duur van het project? Stel dan de einddatum in. Zo voorkom je dat Jan over een half jaar nog steeds notificaties krijgt van een project dat allang klaar is. Dat heet ’tijdelijke toegang’ en het is je beste vriend voor veiligheid.

Het gevaar van te veel rechten: veiligheid voorop

We snappen het: je wilt je team optimaal faciliteren. Dus geef je ze vaak ‘beheerder’ rechten, zodat ze nergens tegenaan lopen. Dit is een klassieke valkuil. In het artikel over rechten lees je hier dieper op in, maar de kernregel is simpel: geef iemand alleen de rechten die hij of zij op dit moment nodig heeft.

Is iemand vooral een uitvoerende kracht? Geef hem dan de rol ‘Gebruiker’. Kan hij taken aanmaken en aanpassen? Geef hem de rol ‘Projectmanager’. Zorg dat je begrijpt wat de verschillen tussen de rollen zijn. Je wilt niet dat iemand per ongeluk de hele planning in de soep draait.

Veel systemen werken met Resource Pools. Dit klinkt ingewikkeld, maar het betekent gewoon dat je resources (mensen) apart definieert voordat ze in een project gestopt worden. Je ziet dan in één oogopslag wie welk project doet en of ze wel of niet beschikbaar zijn. Als je hierover meer wilt weten, raad ik je aan om te kijken naar de mogelijkheden van rollen.

Nadat je het team hebt aangemaakt: de eerste checks

Je hebt de knop ingedrukt. Het team staat erop. Is het werk dan klaar? Helaas, het echte werk begint nu pas. Er is namelijk één ding dat vaak vergeten wordt: de beschikbaarheid.

Standaard gaat de software uit van een 40-urige werkweek, van maandag tot en met vrijdag. Maar wat als je collega volgende week drie dagen vrij heeft? Of als er een nationale feestdag is die in jouw regio wel gevierd wordt, maar in die van je collega niet?

Als je dit niet instelt, loop je het risico dat de software denkt: “Ha, Jan heeft maandag nog 8 uur over, laat hem maar een taak plannen!” Terwijl Jan op de camping zit. Controleer de kalender van je teamleden. Pas hun werkdagen en uitzonderingen aan. Dit voorkomt frustratie en overboeking. Niets is vervelender dan iemand moeten teleurstellen omdat je planning niet klopte.

Ben je bezig met een specifieke werkmethode waarbij je teamleden specifieke flow stages moeten doorlopen? Dan is het interessant om te kijken hoe je dit inricht. In Projectmanagement software voor Custom methodologie leggen we uit hoe je dat aanpakt.

Interne versus externe toegang: de gouden scheidslijn

We noemden het al even, maar het verdient extra aandacht: het verschil tussen collega’s en externe partijen.

Voeg je een externe grafisch ontwerper toe? Dan wil je waarschijnlijk dat hij of zij alleen de map ‘Design’ kan zien en de taken die daarbij horen. Je wilt beslist niet dat deze freelancer inzicht krijgt in de budgetten, de HR-notulen of de strategische plannen voor volgend jaar.

De meeste moderne tools bieden hier gelukkig oplossingen voor. Je kunt vaak instellen dat een externe gebruiker:

1. Alleen taken kan zien die specifiek aan hem/haar zijn toegewezen.
2. Geen toegang heeft tot rapporten over het totale project.
3. Geen andere teamleden kan uitnodigen.

Het inregelen van deze “dataseparatie” (het scheiden van data) is essentieel voor de veiligheid. Vertrouwen is goed, controle is beter.

Het beheren van je team: de cyclus sluit zich

Een team aanmaken is één ding, maar het houden van je team is een doorlopende activiteit. Mensen wisselen van functie, gaan weg of beginnen juist. Zorg dat je regelmatig checkt of de lijst met teamleden nog klopt. Is iemand die het project heeft verlaten nog steeds toegevoegd? Verwijder hem of beperk zijn rechten direct.

Wil je weten hoe je dit proces het beste kunt inrichten voor de langere termijn? Bijvoorbeeld hoe je personeelswisselingen soepel opvangt zonder je project stil te leggen? Lees dan verder in Projectmanagement software team beheren hoe werkt het precies en wat zijn de methoden?. Daar leggen we uit hoe je je team dynamisch houdt.

De kracht van een projectmanagement tool zit hem uiteindelijk in de details. Door vanaf het begin scherp te zijn op wie je toevoegt, welke rol ze krijgen en hoe hun beschikbaarheid eruitziet, bouw je een ijzersterke basis. Zo voorkom je chaos en zorg je dat je team direct productief kan zijn. En dat is wat je wilt, toch?

]]>