Projectmanagement software restore hoe werkt het precies en wat zijn de stappen?

Projectmanagement software restore hoe werkt het precies en wat zijn de stappen?

Een projectmanager die roept dat “de boel plat ligt”, is helaas geen zeldzaamheid meer. Je logt in, en je ziet niks. Of erger: je ziet een chaos van data die niet klopt. Je hartslag gaat omhoog, en je eerste gedachte is: “Waar is mijn back-up?” Maar voordat je in paniek raakt: een restore (het herstellen van software) is vandaag de dag vaak minder spannend dan het klinkt. Het hangt echter wel volledig af van hoe jij je software draait. Ben je een ‘cloud-held’ of een ‘server-strijder’? Laten we het simpel houden en kijken wat er nu echt moet gebeuren.

Het gouden begin: adem in, adem uit

Stel je voor: je bent een arts en je ziet een patiënt. Wat is de eerste regel? ‘First, do no harm’. Dat geldt hier precies. Als er iets misgaat, moet je de schade beperken. De grootste fout die je kunt maken op dit moment is doorgaan met prutsen. Klik niet blindelings op ‘vernieuwen’ en probeer niet zomaar iets te fixen met een hackje. Nee, nu stoppen. Even offline. Denken.

Stel jezelf de vraag: wat is er precies gebeurd? Is het een server die het begeven heeft? Is er sprake van corrupte data (bijvoorbeeld een projecttaak die ineens alles kapot maakt)? Of is het misschien een menselijke fout? Je moet weten wat de oorzaak is voordat je de oplossing kunt bepalen. De volgende keuze is de allerbelangrijkste: waar staat mijn data?

Zoek uit waar je data woont

De wereld van software is verdeeld in twee kampen. Dit bepaalt namelijk wie er aan de knoppen zit. En geloof me, je wilt weten wie er aan de knoppen zit.

Het SaaS-kamp (Cloud):
Dit zijn de programmaatjes die je gewoon via internet gebruikt, zoals Asana, Jira Cloud of Trello. Jij hebt geen server in de kast staan. De leverancier regelt alles. De back-ups, de servers, de stroom. Als dit stukgaat, ben je afhankelijk van hun goede wil en techniek. Je bent als het ware in een hotel: als de douche kapot is, bel je de receptie.

Het On-Premise-kamp (Zelfgehost):
Dit zijn de grote jongens die op je eigen server draaien. Misschien staat het in een kast op kantoor of in een datacenter. Jij bent de baas. Jij bent de IT-er. Jij bent de ICT’er. Jij bent verantwoordelijk. Als hier iets misgaat, zit je zelf aan de knoppen. Je bent als het ware de eigenaar van je eigen huis: als de leidingen springen, moet je zelf de loodgieter bellen (of het zelf fixen).

Weet je niet zeker wat je hebt? Kijk dan even in de factuur of de instellingen. Is het een SaaS-oplossing? Dan ga je naar stap 1A. Is het On-Premise? Dan ga je naar stap 1B.

Stap 1A: De SaaS-restore (De Cloud)

Als je in het SaaS-kamp zit, heb je geluk: je hebt geen technische kennis nodig. Maar je moet wel weten wie je moet bellen. De restore-fase hier is vooral veel communicatie.

1. 1. De noodknop indrukken: Zoek direct de support-pagina van je softwareleverancier op. Dit is niet het moment voor een forum-discussie. Dit is het moment voor een officiële support-ticket.
2. 2. De juiste taal spreken: Vertel ze precies wat er misgaat. Zeg niet alleen “ik kan niet inloggen”, maar bijvoorbeeld: “Sinds 10:30 uur vanochtend zien we geen data meer in project X.” Leveranciers werken met zogenaamde ‘Recovery Points’. Dat zijn momentopnames. Hoe specifieker jij bent, hoe dichter ze bij het juiste moment kunnen teruggaan.
3. 3. De wachtkamer: Nu mag de leverancier het werk doen. Zij draaien een ‘point-in-time recovery’. Dit betekent dat ze de boel terugzetten naar hoe het was op een specifiek tijdstip. Houd er rekening mee dat dit vaak een ‘alles-of-niets’ verhaal is. Je kunt meestal niet één enkele taak terughalen; het is de hele boel of niets.

Stap 1B: De On-Premise-restore (Zelf hosten)

Hier wordt het serieus. Als je zelf de server beheert, ben je de held, maar ook de verantwoordelijke. Je hebt technische kennis nodig, meestal van databases (zoals SQL). Volg deze stappen met beleid.

Eerst: Stoppen en Isoleren.
Schakel de dienst volledig uit. Niemand mag meer aan de knoppen zitten. Zet de server eventueel offline voor de rest van het netwerk. Je wilt niet dat er nu iemand per ongeluk een taak aanmaakt terwijl jij bezig bent met het terugzetten van een oude versie.

Tweede: De Database Herstellen.
Dit is het hart van je projectmanagement software. Je hebt ergens een back-upbestand van de database staan (een .sql of .bak bestand). Dit is je ‘goude oude’ versie. Je moet dit bestand nu activeren. Dat doe je via een speciaal programma (zoals SQL Server Management Studio of MySQL Workbench). Je zegt eigenlijk tegen de database: “Draai de klok terug naar gisterenavond 23:00 uur.”

Derde: De Applicatie.
Nu de database weer oud is, moet de software zelf (de applicatie) weten dat hij deze oude database moet gebruiken. Soms moet je de configuratie even checken. Daarna start je de software weer op. Het is alsof je een oude motor opnieuw start: hij moet even sputteren voordat hij loopt.

Let op: Ben je vergeten om een back-up te maken? Dan wordt het heel moeilijk. Zonder back-up is restauratie bijna onmogelijk. Dit is het moment dat je Projectmanagement software handmatige backup hoe doe je dit en wat zijn de stappen? moet lezen voor de volgende keer.

Doe de ‘Sanity Check’ (De proef op de som)

Nadat de restore is voltooid, ga je niet meteen roepen dat het werkt. Nee, je test het. Dit is net als na een operatie: je beweegt eerst een teen voordat je gaat hardlopen.

Log in als een normale gebruiker. Niet als administrator (die heeft vaak teveel rechten en ziet alles). Kijk of je de projecten ziet. Check de meest recente taken. Klopt de datum? Is de budgettering nog goed?

Een veelgemaakte fout is dat de restore werkt, maar dat de relaties tussen taken kapot zijn. De taak is er, maar hij hangt niet meer aan het juiste project. Of de bijlagen missen. Check even twee of drie willekeurige projecten grondig voordat je de stekker er weer in gooit.

Als je restore vanuit de cloud ging, en je gebruikt veel koppelingen met andere systemen (zoals een CRM of een e-mailtool), check dan of die connecties er nog zijn. Soms verliezen ze hun ‘API-sleutel’ na een restore. Is dat het geval? Dan moet je die even opnieuw instellen.

Waarom gebeurt dit eigenlijk?

Herstellen is leuk en aardig, maar liever voorkomen we het. De meestvoorkomende redenen voor een restore zijn:

• Updates: Een software-update ging mis. De code botste met bestaande data.
• Verkeerde data: Iemand heeft per ongeluk een heel project gewist of verkeerd geïmporteerd.
• Hardware: Een servercrash (alleen bij On-Premise).
• Malware/Ransomware: Digitale krakers die je data hebben versleuteld.

Als je vaak moet herstellen vanwege fouten in data-import, dan is het slim om te kijken naar betere manieren om data te bewerken. Soms helpt het om versies te kunnen terugdraaien zonder een volledige restore. Lees hierover meer in Projectmanagement software versie herstel hoe werkt het precies en wat zijn de methoden?.

De lessen voor de toekomst

Als je weer rustig bent, is het tijd voor reflectie. Je wilt dit namelijk nooit meer meemaken (of in ieder geval minder pijnlijk). De wereld van data-herstel is eigenlijk verdeeld in twee belangrijke concepten.

Ten eerste is er de wereld van het volledige herstel, wat we net hebben gedaan. Maar er is ook een wereld waarin je dieper graaft. Je kunt specifieke data proberen te redden uit een gecorrumpeerde database zonder alles terug te zetten. Dit heet ‘Data Recovery’. Dit is complexer, maar soms nodig als je database kapot is. Wil je hier meer over weten? Kijk dan eens bij Projectmanagement software data recovery hoe werkt het precies en wat zijn de methoden?.

Het allerbelangrijkste wat je nu moet onthouden is dit: automatisering.

Als je nog steeds handmatig back-ups maakt (één keer per week op een USB-stick), ben je aan het werk uit de jaren 90. Dat is vragen om moeilijkheden. De moderne restore begint namelijk met een goede back-up die automatisch gaat.

Een Automatische back-up is de verzekering voor je data. Je stelt het eenmalig in, en het draait op de achtergrond. Als er iets misgaat, heb je altijd een zeer recente kopie. De meeste SaaS-aanbieders doen dit standaard (maar check dit!), en bij On-Premise moet je dit echt zelf regelen (bijvoorbeeld via cronjobs of geautomatiseerde scripts). Wil je weten hoe je dit het beste aanpakt zonder een IT-nerd te zijn? Lees dan Projectmanagement software automatische backup hoe werkt het precies en wat zijn de voordelen?.

Een restore is geen straf, het is gewoon een procedure. Blijf kalm, weet waar je data zit, en volg de stappen. Dan staat je projectmanagement software zo weer op de rails!

]]>