Projectmanagement software project aanmaken hoe doe je dit en wat zijn de eerste stappen?

Projectmanagement software project aanmaken hoe doe je dit en wat zijn de eerste stappen?

Een nieuw project. Je hebt de bespreking achter de rug, je krijgt een schouderklopje van je leidinggevende en dan is het moment daar: je moet de boel opstarten in de projectmanagement software. Je opent het programma, ziet een leeg scherm met een knop die zegt ‘Nieuw Project’ en… je bent even de kluts kwijt. Want wat zet je er nu precies in? Begint het plannebord te vullen met taken of moet je eerst iets anders?

Veel mensen maken de fout om direct in de tool te duiken en te hopen dat de software wel een gids voor ze is. Dat is jammer. Want een goede projectmanagement tool is als een prachtige bouwkeet: je hebt er veel aan, maar je kunt er pas iets moois mee bouwen als je de bouwtekeningen al op papier hebt liggen.

Laten we het simpel houden. We gaan niet meteen technisch doen, maar we pakken het logisch aan. In twee fases: het werk voor je de software aanraakt, en het werk wat je daarna in de software doet.

De voorbereiding: je echte eerste stap

Voordat je ook maar één toets indrukt, moet je antwoord hebben op een paar belangrijke vragen. Dit is de saaie, maar onmisbare stap. Als je dit overslaat, beland je in een project vol chaos en half afgemaakte taken.

Allereerst: wat is het doel? Stel jezelf de vraag: wat leveren we precies op over drie maanden? Zeg niet alleen “we verbeteren de website”. Wees concreet: “De homepage is vernieuwd, de laadsnelheid is verbeterd en het contactformulier werkt op alle mobiele toestellen.”

Dan is er de scope. Dit is een lastig woord voor ‘wat zit er in de tas en wat niet’. Je moet heel duidelijk maken wat je wél doet, en vooral wat je níet doet. Zeg bijvoorbeeld: “Wij maken het ontwerp, maar de teksten schrijft een externe tekstschrijver.” Zo voorkom je dat je aan het einde van het jaar nog steeds aan het werk bent omdat iemand steeds ‘iets kleins’ toevoegt.

Tot slot de mensen en het geld. Wie gaat het doen? Hoeveel budget hebben we? En wie is de baas van het project (de opdrachtgever)? Zorg dat je deze namen en rugnummers alvast op een briefje hebt.

De software in: het project aanmaken

Oké, nu is het zover. De notities liggen naast je toetsenbord. De grote vraag: begin je met een leeg blad of gebruik je een sjabloon?

Als je slim wilt werken, kies je voor een sjabloon (template). De meeste tools hebben deze standaard liggen voor dingen als ‘Marketing Campagne’ of ‘Software Ontwikkeling’. Waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden? Als je kiest voor een sjabloon, heb je vaak al een structuur van logische fasen en standaard taken. Dat bespaart je een hoop typewerk.

Natuurlijk, je kunt beginnen met een leeg project. Dat voelt soms rustiger, maar het betekent dat je alles zelf moet bedenken. Als je zeker weet dat je project uniek is, dan is dat prima. Maar twijfel je? Grijp naar het sjabloon.

Zorg dat je bij het aanmaken meteen de basics invult:

• De naam: Maak het duidelijk. “Project X” is verwarrend, “Website herfst 2024” is dat niet.
• De data: Wanneer moet het af?
• De baas: Wijs meteen de projecteigenaar toe.

De structuur vullen: van grote ideeën naar kleine taken

Het project staat. Nu moet je de inhoud van je hoofd vertalen naar het scherm. Dit is waar het ‘leven’ in het project komt. Je moet taken toevoegen.

Begin met de grote blokken. Deel het project in op logische manieren. Denk aan fasen zoals ‘Voorbereiding’, ‘Uitvoering’ en ‘Oplevering’. Binnen die fasen voeg je de taken toe. Een taak moet duidelijk zijn en eigenaar hebben. Zeg niet “Ontwerp maken”, maar “Schetsen homepage maken”.

Hier ontstaat vaak verwarring. Hoe verwerk je nu de dingen die van elkaar afhankelijk zijn? Als je het ontwerp pas kunt testen als het ontwerp af is, dan moet je die twee taken koppelen. De meeste software laat je dit instellen. Dit heet een afhankelijkheid. Als je dit niet doet, loop je later vast omdat iemand staat te wachten op werk dat nog niet af is.

Als je nu denkt: “Maar hoeveel taken voeg ik nou precies toe?” of “Wat is de beste manier om de boel in te delen?” dan is het goed om even gas terug te nemen. Het is slim om te weten hoe je een project het beste projectmanagement software project structureren kunt. Dat helpt je om niet meteen een kluwen van taken te creëren.

Denk ook na over wie wat doet. De verantwoordelijkheid moet meteen bij iemand neergelegd worden. Niets is vervelender dan een taak waar niemand op reageert. Wijs dus meteen iemand toe.

Wie mag wat zien? Beheren van je team

Een project is vaak niet alleen voor jou. Er werken mensen aan mee. Soms wil je dat iemand alleen mag lezen, soms moet iemand taken kunnen bewerken.

Je wilt niet dat iemand per ongeluk de deadline verschuift zonder dat jij het weet. Daarom is het verstandig om meteen na te denken over wie wat mag. Wil je dat de klant inzicht heeft, of hou je dat liever intern? Dit hoef je niet in één keer perfect te doen, maar het is handig om het basisidee vast te hebben.

Als je veel verschillende mensen toevoegt, kan het handig zijn om te weten hoe je ze straks beheert. Voeg je bijvoorbeeld iemand toe die maar tijdelijk meewerkt? Of heb je te maken met partners van buitenaf?

Als je later problemen krijgt met wie toegang heeft, of als iemand weggaat, moet je weten hoe je die toegang weer intrekt. Dan is het handig als je al weet hoe je gebruikers deactiveren werkt. Je wilt niet dat oude werknemers nog bij je data kunnen.

Over het beheer gesproken: een project groeit. Soms komen er mensen bij, soms gaan er weg. De kunst is om het overzicht te houden. Het is daarom verstandig om te weten hoe je de toegang tot je project soepel houdt. Je wilt namelijk niet eindeloos bezig zijn met het bijhouden van instellingen. Een goede voorbereiding op gebruikers beheren scheelt je later een hoop geklik.

De praktijk: taken toevoegen en starten

Laten we even heel praktisch doen. Je hebt je project aangemaakt, je structuur staat. Nu moet je het echte werk toevoegen.

Het toevoegen van taken kan overweldigend zijn. Zet je alles wat in je opkomt in de software? Probeer dit te vermijden. Voeg de komende twee weken tot een maand toe. Dit heet een ‘Sprint’ als je Agile werkt, maar je kunt het ook gewoon ‘eerste planning’ noemen.

De truc is om taken klein genoeg te maken. Een taak die ‘Website bouwen’ heet, is te groot. Dat duurt weken. Breek het op in:

• Layout uitwerken
• Kleuren kiezen
• Code schrijven voor de homepage
• Testen van de formulieren

Zorg dat je weet hoe je taken toevoegt. Klinkt logisch, maar elke software doet het net iets anders. De ene heeft een knopje ‘+’, de andere dubbelklik je ergens op. Wees lui en kies voor de snelste weg. Je wilt niet dat het toevoegen van een taak een barrière wordt. Lees even de handleiding over taken toevoegen om te zien hoe je dat het snelste doet.

Stel deadlines in. Geef aan wanneer een taak echt af moet zijn. Wees hierin realistisch. Houd rekening met vakanties, ziekte en andere projecten. Niets is demotiverender voor je team dan een planning die onmogelijk is om te halen.

De eerste stap is gezet

Je project staat. De taken zijn ingevoerd. De teamleden zijn toegevoegd. Nu is het wachten op de eerste voortgang.

Onthoud dat de software maar een gereedschapskist is. De kracht zit ‘m in de duidelijkheid die jij erin stopt. Als jij een project aanmaakt waarbij iedereen precies weet wat hij moet doen, wanneer het af moet en waar de informatie staat, dan ben je al een heel eind.

Het begin is het lastigste. Maar als je de stappen volgt – eerst de planning op papier, dan de software vullen – dan merk je dat het werken met de software vanzelf gaat. En dan is het vooral leuk om te zien hoe je team het project tot een goed einde brengt.

Succes met het opstarten!

]]>