Projectmanagement software productiviteit verhogen hoeveel kun je verhogen en hoe meet je het?

Projectmanagement software productiviteit verhogen hoeveel kun je verhogen en hoe meet je het?

Zitten jij en je team weleens in een vergadering en denk je: “Waarom praten we nu eigenlijk over dingen die we ook via een scherm hadden kunnen regelen?” Of heb je het gevoel dat je werkdag vooral bestaat uit het bijwerken van e-mailtjes en het zoeken naar de juiste versie van een document? Het voelt soms alsof je met je handen in het haar zit, terwijl je eigenlijk gewoon je werk wilt doen.

Productiviteit is een wazig begrip. Iedereen wil het, maar het is vaak moeilijk te vangen. Toch is er een manier om de chaos te temmen en de daadwerkelijke output van je team te verhogen. De oplossing ligt vaak in het slim gebruiken van projectmanagement software. Maar hoeveel tijd en geld wint je hier nu echt mee? En, misschien nog wel belangrijker: hoe meet je dat zonder een ingewikkelde cursus statistiek te volgen?

Hoeveel kun je echt winnen? De cijfers op een rijtje

Stel je eens voor dat je iedereen in je team 50% meer gedaan krijgt in dezelfde tijd. Klinkt als een droom? Volgens onderzoeken is dit vaak het potentieel van goede projectmanagement software. Het gaat hier niet alleen om harder werken, maar vooral om slimmer werken.

De grootste winst zit ‘m vaak in het wegnemen van frustratie.

Denk aan de standaardisatie van processen. Bedrijven die hun processen helder hebben en vastleggen in software, besparen soms tot 20% op hun totale projectkosten. Waarom? Omdat er minder fouten worden gemaakt en er minder tijd verspild wordt aan het opnieuw uitvinden van het wiel. Zij die dit goed aanpakken, voltooien wel 90% van hun projecten op tijd en binnen het budget. Dat is een geruststellende gedachte.

Maar het echte gevoel van opluchting komt van de administratieve rompslomp. We weten allemaal dat administratie vaak voelt als noodzakelijk kwaad. Software die taken automatiseert, kan deze last met 30% tot soms bijna 50% verminderen. Reken even uit: als je nu 10 uur per week kwijt bent aan administratie, houd je ineens een halve werkdag over voor echt werk. Dat voelt direct als een overwinning.

De meter erop: Hoe meet je die productiviteitswinst?

Het is prima om te horen dat het allemaal beter kan, maar je wilt het wel terugzien in je eigen bedrijf. Meten is weten, maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je kunt dit het beste aanpakken in drie fasen: eerst een nulmeting (de baseline), dan de implementatie, en daarna kijken wat er veranderd is.

Het draait allemaal om het meten van zowel de harde cijfers als het gevoel. De software zelf geeft je vaak al de meeste antwoorden, als je weet waar je moet kijken.

Wat zijn de belangrijkste getallen om in de gaten te houden?

Je hoeft niet naar duizenden verschillende getallen te staren. Focus je op een paar kernpunten die echt iets zeggen over hoe hard je werk rijdt.

Begin met de doorlooptijd. Dit is de tijd die verstrijkt vanaf het moment dat een taak start tot het moment dat hij af is. Dit zegt veel over hoe soepel je processen lopen. Als deze tijd korter wordt, ben je sneller.

Kijk daarna naar de snelheid waarmee taken worden afgerond (vaak Velocity genoemd). Hoeveel taken voltooit je team in een week? Als dit aantal stijgt zonder dat de kwaliteit daalt, zit je goed.

Wat vaak het grootste winstpunt is, is de efficiëntie van je uren. Hoeveel procent van je werkdag besteed je aan productieve activiteiten in plaats van aan het zoeken naar bestanden of het bijwonen van eindeloze statusvergaderingen? Dit is vaak een direct gevolg van het centraliseren van je communicatie in één systeem.

En tot slot de portemonnee: de afwijking in budget. Zit je project na implementatie van de software vaker binnen het budget dan ervoor? Dan ben je financieel efficiënter gaan werken.

Wil je naast productiviteit ook weten hoe dit zich verhoudt tot de totale opbrengst van je software investering? Dan is het verstandig om ook te kijken naar wat realistisch is qua rendement. Je kunt hierover meer lezen in het artikel over Projectmanagement software rendement wat kun je verwachten en wat is realistisch?.

De basis leggen: Je nulmeting

Voordat je start met een nieuwe tool, moet je weten waar je vandaan komt. Dit is soms confronterend, maar juist heel waardevol. Pak er een week (of maand) bij en kijk naar de bovengenoemde punten. Hoeveel uur per week ging er verloren aan zoekwerk? Hoeveel projecten liepen uit? Dit is je startpunt.

Zonder deze “nulmeting” weet je straks namelijk niet of je daadwerkelijk beter bent geworden, of dat het gewoon “beter voelt”. Cijfers liegen niet, gevoelens wel.

Het verband leggen: Functionaliteit en resultaat

Je bent de software gaan gebruiken, maar hoe koppel je nu wat je doet aan de resultaten die je ziet? Dit is de magische schakel.

Stel: je gebruikt een functie die taken automatisch aan de juiste persoon toewijst. Wat verwacht je hiervan? Minder fouten en snelle doorloop. Meet je het foutenpercentage en de tijd per taak? Dan zie je of je hypothesen kloppen.

Een ander voorbeeld: centralisatie van data. In plaats van eindeloos heen en weer mailen, staat alles op één plek. De verwachte winst is een snellere besluitvorming. Je kunt dit meten door te kijken hoe lang het duurt voordat een document wordt goedgekeurd. Is die tijd korter geworden? Bingo.

Als je bezig bent met het meten van tijdswinst, is het handig om te weten hoe je dit precies aanpakt. In het artikel Projectmanagement software tijd besparen hoeveel tijd kun je besparen en hoe meet je het? leggen we uit hoe je die tijdswinst precies optelt.

Natuurlijk wil je ook zien of je projecten nu minder geld kosten. De software helpt je om kosten te volgen, maar het is aan jou om de juiste KPI’s te bekijken. In het stuk over Projectmanagement software kosten besparen hoeveel kun je besparen en hoe meet je het? vind je de juiste tools hiervoor.

Meer dan alleen cijfers: Het menselijk aspect

Let wel op: soms gaat de productiviteit omhoog, maar voelt de werkdruk toe. Dit is een valkuil. Je moet dus niet alleen kijken naar het aantal taken dat af is, maar ook naar hoe je team zich voelt.

Meet dit regelmatig met korte vragen (pulsenquêtes). Vragen als “Heb je vandaag nuttig werk gedaan?” of “Voelde je je ondersteund door de software?” geven je een totaalplaatje. Een hoge output met een ontevreden team is op de lange termijn namelijk geen duurzame productiviteit.

Een ander belangrijk aspect is de efficiëntie. Vaak denken we dat productiviteit hetzelfde is als efficiëntie, maar dat klopt niet altijd. Je kunt efficient werken (weinig verspilling) maar weinig output hebben. Wil je weten hoe je de efficiëntie van je processen verbetert? Lees dan het artikel over Projectmanagement software efficiëntie verhogen hoeveel kun je verhogen en hoe meet je het?.

Uiteindelijk draait het allemaal om de balans. Een software tool is maar een stukje gereedschap. De echte magie ontstaat wanneer jij en je team de inzichten uit de software gebruiken om slimmere keuzes te maken. Het gaat er niet om dat je harder rent, maar dat je de juiste kant op rent.

Door de meetbare doelen voorop te stellen en regelmatig te checken of je ze behaalt, voorkom je dat de software een doel op zich wordt. Het is een middel om jullie leven makkelijker te maken, zodat er weer ruimte ontstaat voor de dingen die er echt toe doen. En dat gevoel, dat is onbetaalbaar.

Probeer de eerste maand eens te focussen op maar één KPI, bijvoorbeeld de doorlooptijd van taken. Kijk wat er gebeurt. Grote kans dat je vanzelf de andere verbeteringen ook ziet. Het is een leerproces, stap voor stap.

]]>