Projectmanagement software problemen diagnosticeren hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Projectmanagement software problemen diagnosticeren hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Herken je dit? Je probeert een simpel rapportje te draaien voor je manager, maar het systeem blijft hangen. Of erger nog: je voegt een nieuwe taak toe, en een uur later is hij verdwenen als sneeuw voor de zon. Het werken met projectmanagement software (PM-software) is vaak een feestje, totdat de techniek je in de steek laat. De frustratie slaat toe. De meeste mensen rennen direct naar de helpdesk of gooien hun toetsenbord kapot. Maar vaak is de oplossing dichterbij dan je denkt. In dit artikel lezen we hoe je zelf de detective kunt uithangen en de vinger op de zere plek legt.

Je bent geen IT’er, maar je bent wel slimmer dan de software

Je hoeft geen programmeur te zijn om te begrijpen wat er misgaat. De meeste problemen vallen eigenlijk in een hokje te stoppen. Als je weet in welk hokje het probleem past, heb je de helft van het werk al gedaan. Het is namelijk niet zo dat er zomaar iets “stuk” is. Er is altijd een oorzaak. Is het je computer? Is het het internet? Of heeft de software gewoon een stomme fout gemaakt?

Voordat je in paniek raakt, is het slim om even te zien wat er precies gebeurt. Documenteer voor jezelf even snel: wat deed je precies? Op welke knop drukte je? En gebeurde het op dinsdagochtend of juist op vrijdagmiddag? Dit soort simpele vragen helpen je enorm op weg.

De vier boosdoeners: waar zit het verstopt?

Als we gaan kijken naar wat er misgaat met software, zijn er eigenlijk vier grote groepen waar de meeste problemen in vallen. Kijk even welke het beste bij jouw situatie past.

1. De slak (Prestatieproblemen):
Dit is de makkelijkste om te herkennen. Alles gaat traag. Het inloggen duurt eeuwen, als je op ‘opslaan’ klikt duurt het minuten voordat er iets gebeurt, en rapporten laden is hetzelfde als een natte dweil door het gangpad trekken. Dit zit hem meestal niet in de software zelf, maar in de verbinding of de computer die je gebruikt.

2. De Fehler (Functionele bugs):
Dit is de lastige groep. De software doet iets wat niet klopt. Je typt een getal in, en hij verandert het in een andere waarde. Of je typt een naam op, en bij het opslaan verdwijnt de achternaam. Dit zijn echt fouten in het programma zelf. De computer doet wat hem gezegd wordt, maar de programmeur heeft iets verkeerd gezegd.

3. De Slinger (Data en integratie):
Dit gebeurt vaak als je meerdere systemen aan elkaar koppelt, zoals een CRM-systeem en jouw projectmanagement tool. De data slingert heen en weer. Soms mis je een schakel. De data komt aan, maar klopt niet. Of er staan dubbele taken in je lijst. Dit zijn vaak verborgen problemen die je pas na een tijdje ontdekt.

4. De Mens (Proces en Adoptie):
Soms is de software wel goed, maar snappen we er met z’n allen niks van. Als iedereen zijn taken verkeerd invult, of als de workflow niet klopt met hoe jullie werken, dan heb je geen software-probleem, maar een mensen-probleem. Dat klinken vervelend, maar het is makkelijker op te lossen dan een bug!

Hoe vind je het speld in de hooiberg?

Nu je weet in welke hoek je moet zoeken, gaan we dieper graven. Je hoeft niet meteen de helpdesk te bellen. Er zijn een paar simpele trucjes om de boel te checken.

Pak de tooltjes erbij

Je computer weet vaak al wat er mis is. Op een Windows-pc open je de ‘Taakbeheer’ (Ctrl+Shift+Esc). Kijk even welk programma er een rood balkje heeft staan bij ‘CPU’ of ‘Geheugen’. Als je projectmanagement software daar staat, terwijl je niks doet, dan is hij aan het werk terwijl hij lui zou moeten zijn. Op een Mac klik je op het vergrootglas bovenin en typ je ‘Activiteitenweergave’. Doet hij hetzelfde? Dan weet je dat het aan de rekenkracht ligt.

Als je problemen hebt met het internet (traag laden, pagina’s die niet openen), dan is de ‘netwerkcheck’ belangrijk. Probeer even een andere website. Doet die het wel? Dan ligt het niet aan jouw internet, maar waarschijnlijk aan de verbinding met de server van de software.

De kunst van het nabootsen

Dit klinkt spannender dan het is. Probeer de fout te hermaken. Lukt het niet? Dan is het goed. Wel gelukt? Probeer het nog een keer, maar dan met een andere browser. Gebruik je Chrome? Probeer het eens in Edge of Safari. Werkt het daar wel? Dan is er iets mis met je browserinstellingen, niet met de software. Werkt het overal hetzelfde? Dan is het inderdaad een bug.

Je kunt ook proberen om de actie stapje voor stapje te doen. Misschien heb je te snel geklikt? Of heb je per ongeluk een verkeerd veld overgeslagen? Door het rustig te doen, zie je soms waar de software vastloopt.

De Diepte in: De 5 x Waarom

Er bestaat een simpele maar ijzersterke techniek om de echte oorzaak te vinden, de ‘5 Whys’. Je stelt een vraag en blijft die herhalen tot je de kern raakt. Stel, je bent je taak kwijt.

1. Waarom is de taak weg?
Omdat ik op ‘verwijderen’ heb gedrukt.
2. Waarom heb je dat gedaan?
Omdat er twee keer hetzelfde bestond.
3. Waarom bestonden er twee keer?
Omdat een collega hem ook heeft aangemaakt.
4. Waarom moest dat?
Omdat we niet zagen dat hij al bestond.
5. Waarom zagen we dat niet?
Omdat we geen melding krijgen bij dubbele invoer. Conclusie: De software moet een melding geven bij dubbele taken.

Zie je hoe je hiermee van een simpele fout naar een structurele oplossing gaat?

Hoe nu verder?

Je hebt nu een idee van wat er mis is. Misschien is het je gelukt om het op te lossen, maar vaak kom je er zelf niet uit. Dan moet je hulp inschakelen. Voordat je dat doet, is het slim om eerst te kijken of je vraag misschien al beantwoord is. Veel softwarebedrijven hebben een uitgebreide database. Je kunt vaak zoeken naar je probleem. Probeer dit eens bij je eigen leverancier. Als je er niet uitkomt, is er altijd nog de optie om te zoeken naar een Projectmanagement software FAQ waar vind je het en wat zijn de antwoorden?. Dat zijn vaak gestelde vragen van andere gebruikers.

Als je echt vastloopt, en je hebt alles geprobeerd, dan is het tijd om contact op te nemen. Doe dit niet zomaar. Zorg dat je je verhaal op orde hebt. Wat is het precies? Wanneer gebeurt het? En wat heb je al geprobeerd? Dit scheelt een hoop heen en weer gemail. Kijk goed op de site van je leverancier waar je dit kunt doen. Meestal is er een knopje ‘Help’ of ‘Contact’. Lees even wat je kunt verwachten qua reactietijd, want sommige bedrijven reageren pas na 24 uur. Kijk hier voor meer info over Projectmanagement software contact waar vind je het en wat kun je verwachten?.

Soms is het probleem groter dan een simpele bug. Misschien ben je wel toe aan een migratie of is je hele installatie verkeerd gezet. Dan is het verstandig om te kijken of je het zelf op kunt lossen, of dat je professionele hulp nodig hebt. Er zijn forums en communities waar je lotgenoten vindt. Vaak heeft iemand anders hetzelfde probleem al opgelost. Als je op zoek bent naar methoden om het zelf te fixen, lees dan dit stuk over Projectmanagement software problemen zelf oplossen hoe doe je dit en wat zijn de methoden?.

Echter, sommige problemen zijn te ingewikkeld voor een amateur. Als er data kwijt is of als je systeem echt vastloopt, dan is het inschakelen van een expert vaak de goedkoopste optie op lange termijn. Het is verleidelijk om te blijven prutsen, maar je tijd is ook geld. Als je kiest voor professionele hulp, vraag dan altijd vooraf om een inschatting van de kosten. Je wilt geen verrassingen achteraf. Er zijn genoeg freelancers en bedrijven die dit voor je kunnen doen. Lees hier meer over Projectmanagement software problemen professioneel wat zijn de opties en wat zijn de kosten?.

Onthoud: techniek is er om jou te helpen, niet om je tegen te werken. Met een beetje geduld en de juiste aanpak ben je zo weer productief!

]]>