Projectmanagement software prijzen vergelijken hoe doe je dit op de juiste manier?

Projectmanagement software prijzen vergelijken hoe doe je dit op de juiste manier?

Je staat op het punt om een beslissing te nemen die je bedrijf of team voor de komende jaren gaat beïnvloeden. Je zoekt nieuwe software om projecten te managen. Het aanbod is enorm, de reclames zijn veelbelovend en de prijskaartjes… tja, die lijken soms best meevallen. Toch is er niets zo veranderlijk als een prijslijst die te mooi lijkt om waar te zijn.

Veel mensen kijken alleen naar het getal dat in grote letters op de website staat. “10 euro per gebruiker per maand,” roept de aanbieder. Of: “Gratis voor kleine teams!” Maar in de praktijk blijkt de rekening vaak heel anders uit te vallen. Om teleurstelling te voorkomen, moet je leren kijken achter die eerste, ogenschijnlijk lage getallen. Het gaat namelijk niet om de stikkerprijs, maar om wat je uiteindelijk echt kwijt bent.

Stap 1: Bepaal de ware kostenbasis (TCO)

Stel je voor dat je een auto koopt. Je kijkt naar de showroomprijs, maar je vergeet de verzekering, de brandstof, het onderhoud en de wegenbelasting. Zo werkt het ook met software. De prijs die je ziet, is slechts het begin. Je moet rekenen met de Totale Eigendomskosten, oftewel de Total Cost of Ownership (TCO). Je kijkt hierbij naar een periode van minimaal drie jaar. Waarom drie jaar? Omdat je na drie jaar pas echt weet wat de tool je heeft opgeleverd en wat hij je heeft gekost.

Om die TCO te berekenen, begin je met het tellen van je mensen. Niet iedereen die ooit inlogt, kost evenveel. Zijn het dagelijkse gebruikers of alleen mensen die af en toe een bestand in kijken? Vooral bij bureaus of bedrijven die veel met klanten werken, is dit een valkuil. Soms tellen die ‘externe’ gebruikers wel volledig mee voor de licentie, en soms zijn ze gratis. Dat verschil kan in de papieren lopen.

Trek daarnaast een lijst van wat je écht nodig hebt. Wil je alleen takenlijstjes, of heb je complexe Gantt-diagrammen nodig? Moet de software automatisch taken toewijzen? Als je die geavanceerde functionaliteit apart moet bijbestellen, loopt de maandprijs flink op. Tel al deze kosten bij elkaar op, en je hebt een realistischer beeld van je uitgaven.

Stap 2: Ontleed de prijsmodellen

Niet elke softwareaanbieder rekent op dezelfde manier. Als je twee verschillende systemen met elkaar vergelijkt, moet je oppassen dat je geen appels met peren vergelijkt. We onderscheiden een paar hoofdvormen. Laten we ze even langslopen.

Per gebruiker betalen
Dit is de meest voorkomende manier. Je betaalt een vast bedrag voor elke persoon die de software gebruikt. Dit is makkelijk te begrijpen en voorspelbaar. Als je team groeit, groeit de rekening mee. Let wel op: bij grote teams kan dit ontzettend duur worden.

Betaal voor functionaliteit (Tiered)
Hierbij koop je een ‘pakket’. Een Basis-pakket is goedkoop, maar mist vaak cruciale functies zoals rapportages of integraties. Wil je die wel, dan moet je upgraden naar het ‘Pro’ of ‘Enterprise’ pakket. De valkuil? Je betaalt vaak voor een heel pakket terwijl je maar één specifieke functie nodig hebt.

De gratis lokker (Freemium)
Je start gratis. Dit is heerlijk om te testen. Echter, zodra je meer dan een handjevol mensen toevoegt of een beetje complexe projecten draait, forceert het systeem je bijna om te betalen. De overstap van ‘gratis’ naar ‘betalen’ kan psychologisch lastig zijn, maar soms onvermijdelijk.

Betaal wat je verbruikt
Sommige systemen rekenen op basis van ‘usage’. Je betaalt per project of per gigabyte opslag. Dit is ideaal als je pieken en dalen hebt in je werk. In de maand dat je weinig doet, betaal je weinig. In een drukke maand betaal je meer. De rekening is hierdoor minder voorspelbaar.

Vaste prijs voor iedereen
Een enkele aanbieder vraagt een vast bedrag per maand, ongeacht hoeveel mensen het gebruiken. Dit klinkt geweldig, maar vaak zit er een limiet aan het aantal projecten of gebruikers, of missen ze de geavanceerde functies die grote bedrijven nodig hebben.

Zodra je weet welk model de software gebruikt, kun je veel beter inschatten of de prijs bij jouw situatie past.

Stap 3: De valkuilen in details en contracten

Het echte gevaar schuilt vaak in de kleine lettertjes. Daarom is het belangrijk om kritisch door de voorwaarden te bladeren. Misschien niet het spannendste werk, maar het scheelt je duizenden euro’s.

Denk allereerst aan de definitie van een ‘gebruiker’. Telt een medewerker die alleen leest, of een ‘externe partner’ die alleen een bestand downloadt, ook als volledige licentie? Soms wel, soms niet. Als je twintig externe contacten hebt, kan dit zorgen voor een onverwacht hoge rekening. Controleer dit altijd.

Kijk daarnaast naar de betalingsstructuur. Vraagt de aanbieder geld per maand, of betaal je per jaar? Een jaarcontract is vaak goedkoper, maar je zit wel vast. Wil je na drie maanden alweer stoppen, dan loop je het risico dat je het resterende jaar moet betalen of een boete krijgt. Flexibiliteit is soms meer waard dan een paar euro korting per maand.

Verder is het slim om te letten op extra kosten voor integraties. Moet je de software koppelen aan je e-mailsysteem of boekhoudprogramma? Soms is dat gratis, maar vaak zijn complexe koppelingen via een API alleen beschikbaar in de duurste abonnementen of vragen ze extra kosten.

Ook support is een onderdeel waarop bespaard kan worden. De goedkoopste variant heeft vaak alleen ‘community support’ (een forum). Als je bedrijf stilvalt bij een storing, wil je direct iemand aan de telefoon. Directe hulp is vaak een premium service die je apart moet bijbetalen.

Om dit soort kosten goed in de gaten te houden, is het verstandig om te lezen hoe je dit het beste kunt aanpakken. Er bestaan specifieke methoden om software kosten te monitoren en te analyseren. In dit artikel leggen we uit hoe je dit en wat zijn de methoden voor het monitoren van kosten: Projectmanagement software kosten monitoren hoe doe je dit en wat zijn de methoden?. Als je de data eenmaal hebt, is de volgende stap het analyseren ervan. Je leest hier hoe je dit het beste kunt aanpakken: Projectmanagement software kosten analyseren hoe doe je dit en wat zijn de methoden?.

Stap 4: De definitieve vergelijking

Nu je alle losse onderdelen hebt verzameld, is het tijd om ze op een rijtje te zetten. Je wilt geen korting aanbieden, maar je wilt wel een scherpe vergelijking maken. De makkelijkste manier is om alle kosten om te rekenen naar een bedrag per gebruiker per maand, over een periode van drie jaar.

Neem bijvoorbeeld Tool A. Deze kost 10 euro per maand per persoon. Eerst lijkt dit goedkoper dan Tool B, dat 14 euro per maand vraagt. Maar, Tool A heeft een dure migratie nodig en vereist een betaalde training. Tool B is duurder per maand, maar helpt je gratis met opzetten. Na 36 maanden is Tool B ineens een stuk voordeliger. Dit is de kracht van die TCO-blik die we eerder noemden.

Zorg er bij het vergelijken voor dat je appels met appels vergelijkt. Als Tool A Gantt-diagrammen standaard heeft en Tool B deze pas in het dure pakket aanbiedt, moet je dat meewegen. Een tool die in eerste instantie duurder is, kan waardevoller zijn als je functionaliteit krijgt die je anders los moet aanschaffen.

Het is ook verstandig om de kosten per maand en per jaar goed uit te splitsen. Sommige aanbieders hanteren scherpe tarieven voor betaling per jaar, terwijl anderen focussen op maandelijkse flexibiliteit. Het loont de moeite om dit specifiek te bekijken. Inzicht in de verschillen bij het vergelijken van kosten per maand helpt je bij het bepalen van je cashflow. Maar let ook op de totale impact per jaar. De verschillen in jaarlijkse kosten vergelijken geeft je een idee van de totale investering.

Tenslotte: maak gebruik van proefperiodes. Een gratis proef van 14 dagen zegt niets over hoe makkelijk de software is na drie maanden. Gebruik die tijd vooral om te kijken hoeveel moeite het kost om de boel draaiende te houden. Hoeveel tijd ben je kwijt aan het opvoeden van je team? Die tijd is ook geld.

Door op deze manier te werk te gaan, stap je af van de oppervlakkige ‘stickerprijs’. Je kijkt naar het totale plaatje. Dat zorgt voor een keuze die past bij je budget, je team en je toekomstplannen. En dat is uiteindelijk wat een goede aankoop doet slagen.

]]>