Projectmanagement software prijsmodel welke zijn er en wat zijn de verschillen?

Projectmanagement software prijsmodel welke zijn er en wat zijn de verschillen?

Stel je even het volgende voor: je staat op het punt om een nieuwe auto te kopen. Je hebt een budget in je hoofd. Maar dan begint de verkoper over opties. Waar zitten de airbags? Is het een handbak of automaat? Hoeveel liter kofferbakruimte heb je nodig? En, oh ja, hoeveel kilometers ga je rijden?

Zo ongeveer werkt het ook als je op zoek gaat naar goede projectmanagement software. Je wilt gewoon iets waar je taken in kunt zetten, deadlines kunt bijhouden en met je team kunt praten. Toch? Maar dan kom je er al snel achter dat de prijzen overal anders zijn. En soms snap je niet waarom.

Het is verwarrend. De een rekent per persoon, de ander vraagt een vast bedrag. En sommige zijn gratis, maar werken dan ook weer niet voor een groot team. Waar betaal je eigenlijk voor? Is het de software zelf, of het aantal mensen dat er gebruik van maakt?

Laten we dit even rustig uitzoeken. We duiken in de wereld van de prijsmodellen, zodat jij precies weet wat je koopt.

De vijf manieren waarop je betaalt

Bijna alle software die je vandaag de dag vindt, werkt met een abonnement. Je betaalt dus elke maand of elk jaar om het te mogen gebruiken. De grote vraag is: wat is de basis van dat bedrag?

Hieronder leggen we de vijf meest voorkomende manieren uit. Elke manier heeft zijn eigen voor- en nadelen.

1. Per persoon (De populairste)

Dit model werkt heel simpel: je telt het aantal mensen dat inlogt, en daar staat een bedrag tegenover. Misschien ken je dit wel van diensten als Zoom of Slack.

• Hoe het werkt: Je betaalt €10,- per medewerker, per maand. Heb je er vijf? Dan ben je €50,- kwijt. Heb je er tien? Dan betaal je €100,-.
• Waarom het fijn is: Het is eerlijk. Als je team groeit, betaal je meer. Als iemand weggaat, betaal je minder. Je betaalt precies voor wat je gebruikt.
• Waar je op moet letten: Als je bedrijf hard groeit, schieten de kosten ook omhoog. Zit je net in een dure periode? Dan zit je misschien niet te wachten op extra kosten voor nieuwe collega’s. Wil je weten hoe dit precies werkt en wat de voordelen zijn? Lees dan verder over projectmanagement software per gebruiker prijs.

2. In laagjes (De methode met de bundels)

Je kent dit vast van je telefoonabonnement of Netflix. Je hebt een basispakket, een middenpakket en een duur pakket.

• Hoe het werkt: De software maker zet bepaalde functies bij elkaar. Een ‘Starter’ pakket heeft de basisfuncties en is goedkoop. Een ‘Professional’ pakket heeft alles erop en eraan, inclusief Gantt-grafieken en geavanceerde rapportages.
• Waarom het fijn is: Het is overzichtelijk. Je weet precies wat je krijgt voor je geld. Vaak zit er in een pakket ook een maximum aantal projecten of opslagruimte.
• Waar je op moet letten: Soms mis je net één specifieke functie en moet je het hele dure pakket kopen. Of je zit op het ‘Starter’ niveau, je team groeit, en je zit opeens aan je limiet van 10 projecten. Dan móét je wel upgraden.

3. Gratis, maar wel met een addertje (Freemium)

Dit is de lokkertje. Je kunt gratis beginnen, zonder dat er eencreditcard nodig is.

• Hoe het werkt: Je maakt een account aan en mag de software gebruiken. Vaak mag je een onbeperkt aantal mensen uitnodigen, maar dan zijn de functies heel basic.
• Waarom het fijn is: Je kunt het gewoon even proberen. Ideaal voor een studieproject, een vereniging, of een heel klein team dat net begint.
• Waar je op moet letten: Er zit vaak een addertje onder het gras. Je kunt bijvoorbeeld geen bestanden delen, de geschiedenis is maar drie dagen zichtbaar, of je kunt geen integraties koppelen met bijvoorbeeld je e-mail. De makers hopen dat je, als je eenmaal gewend bent, wel gaat betalen voor de leuke functies.

4. Een vast bedrag (De teamheld)

Sommige aanbieders denken: ‘Boeit het hoeveel collega’s je hebt? We vragen één prijs voor iedereen.’

• Hoe het werkt: Je betaalt bijvoorbeeld €50,- per maand, en dan mag je oneindig veel mensen uitnodigen.
• Waarom het fijn is: Dit is ideaal voor grote teams. Als je 50 man in dienst hebt, ben je met een ‘per persoon’ model zo €500,- kwijt. Bij een vast bedrag scheelt dit enorm veel.
• Waar je op moet letten: Als je team klein is, ben je misschien duurder uit. En je betaalt ook voor functies die je misschien nooit gebruikt. Ben je benieuwd of dit voor jouw team voordeliger is? Kijk dan eens naar de informatie over projectmanagement software flat rate prijs.

5. Betalen voor wat je verbruikt (De rekeninghouders)

Dit is minder gebruikelijk, maar wel interessant voor specifieke bedrijven. Je betaalt niet voor mensen, maar voor het werk dat de software doet.

• Hoe het werkt: Denk aan €0,01 per verwerkte taak, of €10,- per gigabyte aan opslagruimte. Of een bedrag per ‘API call’ (hoe de software praat met andere software).
• Waarom het fijn is: Als je in de ene maand heel veel doet en in de andere maand bijna niks, betaal je dus alleen voor die drukke maand.
• Waar je op moet letten: Dit vereist heel veel controle. Als je niet oplet, kan de reking onverwachts heel hoog uitvallen. Je moet precies weten wat er speelt.

Wanneer moet je opeens méér betalen?

Er is altijd een moment dat je moet overstappen naar een duurder abonnement. Dat gebeurt meestal door vijf dingen. De software maker zet een hek om de goedkope versie heen, en jij moet eroverheen springen om verder te kunnen.

1. Meer collega’s: Dit is de makkelijkste. Er is simpelweg geen plek meer voor nieuwe accounts in je huidige abonnement.
2. Geavanceerde plaatjes: Je wilt een Gantt-grafiek maken (een tijdlijn) of een speciale ‘workflow’ opzetten. De goedkope versie heeft dit niet, de duurdere wel.
3. Opslagruimte: Je hebt te veel bestanden geüpload. Je agenda zit vol en je mag niet meer uploaden totdat je betaalt voor extra ruimte.
4. Kijkje in de glazen bol: Je wilt weten hoe een project vijf jaar geleden afliep, maar jouw software laat alleen de afgelopen drie maanden zien. Om alles te zien, moet je upgraden.
5. Snel hulp krijgen: Als je een betaald abonnement hebt, krijg je soms sneller antwoord op je vragen, of zelfs een eigen contactpersoon.

Pas op voor de verborgen kosten

De prijs die op de website staat, is vaak niet de enige kostenpost. Als je serieus aan de slag gaat, moet je rekening houden met extra dingen.

• Betaling per jaar: Veel bedrijven geven een flinke korting als je meteen voor een heel jaar betaalt in plaats van maandelijks. Dit kan wel 15% tot 20% schelen.
• De start: Gaat je hele team van 50 man overstappen op nieuwe software? Dan moet iedereen getraind worden. Soms kost de training geld, soms kost het vooral veel tijd.
• Koppelingen: Je wilt waarschijnlijk dat de projectsoftware praat met je e-mailprogramma of je boekhoudsoftware. Soms zijn die koppelingen gratis, soms moet je daar apart voor betalen.
• Data verhuizen: Als je overstapt van een oude naar een nieuwe partij, moet al je data (projecten, taken, bestanden) mee. Dit kan technisch lastig zijn. Sommige bedrijven vragen hier geld voor, of je moet een expert inhuren.
• Extra hulp: Een cursusje doen mag best wat kosten.

Wil je weten hoe je deze extra kosten kunt beperken? Er zijn manieren om slimmer om te gaan met je budget. Lees hier meer over projectmanagement software kosten besparen.

De hamvraag: Wat levert het op?

Het voelt soms als veel geld. Een tientje per persoon klinkt misschien weinig, maar op jaarbasis tikt het aardig aan. De vraag is daarom niet alleen: ‘Wat kost het?’ maar ook: ‘Wat levert het op?’

Een goede software bespaart je tijd. Tijd is geld. Als je door een goede planning minder stress hebt, of als je minder snel een deadline mist, verdien je die kosten snel terug. Sommige bedrijven berekenen precies hun Return On Investment (ROI). Ze weten na een half jaar precies of de software zichzelf heeft terugverdiend.

Is dit ook iets voor jou? Je leest er alles over in ons artikel over projectmanagement software ROI berekenen. Het helpt je om de knoop door te hakken.

Conclusie

Kies nooit zomaar een abonnement. Doe dit stap voor stap.
Kijk eerst naar je team. Gaat het groeien of krimpen?
Kijk daarna naar wat je echt nodig hebt. Heb je ingewikkelde Gantt-grafieken nodig of gewoon een simpele takenlijst?
En tot slot: let op de extra kosten.

Als je dit allemaal weet, ben je klaar om te kiezen. Je hoeft niet de duurste te hebben, je zoekt de software die bij jouw manier van werken past. En die past precies in je budget.

]]>