Projectmanagement software prijs per jaar wat is normaal en wat is redelijk?

Projectmanagement software prijs per jaar wat is normaal en wat is redelijk?

Stel je eens voor: je staat op het punt om orde te scheppen in de chaos van je projecten. Je hebt eindelijk besloten om die ene software te gaan gebruiken waar collega’s het steeds over hebben. Je opent de website, ziet een mooie tool, klikt op ‘Prijzen’ en dan… schrik. Je ziet bedragen staan die niet per maand lijken, maar direct per jaar, of bedragen per gebruiker die opeens best hoog oplopen. Hoe weet je nu eigenlijk of je teveel betaalt?

Veel mensen kijken alleen naar de maandelijkse kosten. Maar als je echt wilt weten of een prijs eerlijk is, moet je eigenlijk de rekening voor een heel jaar maken. Dat is de enige manier om Appels met Peren te vergelijken. In dit artikel duiken we in de cijfers van projectmanagement software. We gaan op zoek naar wat nu écht een normale prijs is en wat je redelijk kunt verwachten voor je geld.

Waarom de jaarprijs zoveel zegt

Voordat we bedragen noemen, is het goed om te weten hoe softwarebedrijven hun geld verdienen. Bijna alle projectmanagement tools werken met een model dat je koopt per persoon. In de wereld van software noemen ze dat vaak een ‘seat’ of een gebruiker. Hoe meer mensen er gebruikmaken van de software, hoe duurder het abonnement wordt. Logisch, want iedereen moet toegang hebben.

Er is een groot verschil in kosten als je maandelijks betaalt of direct voor een heel jaar. Als je kiest voor jaarbetaling, krijg je bijna altijd korting. De softwareleverancier is blij dat ze geld vooruit krijgen en belonen jou met een lager tarief. Om te weten of een prijs echt scherp is, rekenen we in dit artikel vaak terug naar een ‘jaarlijks equivalent’.

Een tip voor het vergelijken: probeer altijd uit te rekenen wat het kost als je voor een jaar betaalt. Dan weet je direct wat je kwijt bent en kom je niet voor verrassingen te staan.

De vier niveaus van kosten

Om het overzichtelijk te houden, kunnen we de markt in vier groepen verdelen. Dit helpt jou om te bepalen in welk hokje jouw bedrijf of idee past. We kijken hierbij naar de kosten per persoon, per jaar.

De gratis en de allerkleinste stap

Je hebt software die bijna niks kost, of zelfs gratis is. Denk aan de simpele versies van bekende tools. De prijs zit hier vaak tussen de 0 en ongeveer 8 euro per persoon per maand.

Voor een heel jaar kom je dan uit op maximaal 96 euro per gebruiker. Wat krijg je daarvoor? Meestal de basis: takenlijsten, een simpel bord om taken op te schuiven (Kanban) en misschien wat opslagruimte. Vaak zit er wel een limiet aan het aantal mensen dat mag meedoen, of aan de geavanceerde functies. Dit is perfect voor starters, freelancers of kleine clubs die gewoon willen starten zonder meteen diep in de buidel te tasten.

De middenmoot: de krachtpatsers voor het MKB

Dit is de categorie waar de meeste bedrijven terechtkomen. De prijs ligt hier meestal tussen de 10 en 20 euro per maand. Op jaarbasis is dat tussen de 120 en 240 euro per persoon.

In deze prijsklasse verandert er veel. Je mag vaak onbeperkt projecten aanmaken, je kunt uitgebreide workflows instellen en de integraties met andere programma’s werken veel beter. Ook de rapportages worden handiger. Voor een gemiddeld middenbedrijf is dit vaak de sweet spot. Je betaalt iets meer, maar je krijgt de tools die écht helpen om overzicht te houden als het druk wordt.

De bedrijfsleider: controle en inzicht

Als je bedrijf groeit, krijg je andere vragen. Wie werkt er op dit moment? Zitten we op schema met onze budgetten? Hoeveel werkdruk heeft het team eigenlijk? Voor die vragen betaal je meer. De kosten schieten omhoog naar 20 tot 35 euro per maand, oftewel 240 tot 420 euro per jaar per persoon.

Waarom zoveel meer? Omdat je hier betaalt voor management. Je krijgt dashboards waarin je in één oogopslag ziet hoe het met alle projecten gaat (portfolio management), je kunt zien wie wanneer beschikbaar is (capaciteitsplanning) en je krijgt vaak toegang tot speciale API-koppelingen of single sign-on (SSO) voor veiligheid. Dit is nodig als je het overzicht wilt houden over teams die aan meerdere projecten tegelijk werken.

De alles-in-één machine

Dit is de duurste categorie, vaak voor grotere bedrijven of bedrijven die alles willen koppelen: uren, facturen, hr en projecten. De prijzen hier zijn minder standaard. Soms betaal je hoge vaste kosten, los van het aantal gebruikers. Dit kunnen bedragen zijn vanaf 1500 euro tot wel 6000 euro per jaar, zelfs voor een klein team.

Deze software is vaak een vervanging van meerdere andere systemen. In plaats van losse software voor boekhouden en losse software voor taken, heb je nu één pakket. Dat klinkt duur, maar soms ben je uiteindelijk goedkoper uit omdat je geen losse abonnementen meer nodig hebt.

Wat is nu echt een redelijke prijs?

Je hebt de bedragen gezien. Maar wat is nu ‘redelijk’? Dat hangt af van wat je ermee kunt. Een prijs is pas redelijk als het je geld oplevert of bespaart. In de softwarewereld noemen ze dat Return On Investment (ROI), oftewel wat levert het je op?

Een simpel taakjeslijstje is misschien 100 euro per jaar waard. Maar als een programma je helpt om projecten sneller af te ronden, of als je er uren mee bespaart op het maken van facturen, dan is een prijs van 400 euro per jaar plotseling heel erg scherp. Je moet dus niet alleen kijken naar wat het kost, maar naar wat het je oplevert.

Let ook op de manier van betalen. De mooiste korting zit hem vaak in het jaarabonnement. Als je de keuze hebt, en de budgetten zijn er, is een jaar vooruitbetalen bijna altijd slimmer dan maandjes plannen.

Er zijn echter addertjes onder het gras. Let goed op of er een minimum aantal gebruikers is vereist. Sommige systemen vereisen dat je ten minste drie of vijf licenties koopt, ook al heb je er maar één nodig. Dat maakt de prijs per stuk opeens een stuk minder aantrekkelijk voor kleine teams.

Daarnaast zijn er kosten die je in het eerste jaar misschien niet ziet. Sommige geïntegreerde systemen (die dus ook je facturen en uren verwerken) vragen eenmalige instapkosten. Stel je voor dat je 1.100 euro moet betalen om te beginnen. Tel dat op bij het jaarabonnement, en je weet precies wat je het eerste jaar kwijt bent.

Wat is normaal voor jouw situatie?

Om je een idee te geven, kunnen we de markt indelen op basis van wie je bent en wat je doet.

Voor de ZZP’er of freelancer:
Jij bent vaak alleen, of misschien met een flexibele schil van freelancers om je heen. Jij hoeft niet te betalen voor ingewikkelde rapportages of capaciteitsplanning. Voor jou is een prijs van 0 tot 120 euro per jaar voor de hoofdgebruiker meer dan redelijk. Kies voor een simpele tool die je helpt taken bij te houden. Veel tools hebben zelfs gratis versies die hier perfect voor zijn.

Voor het MKB (5 tot 20 gebruikers):
Hier begint het echt te tellen. Je hebt collega’s die ook in de tool werken en je wilt een beetje professionaliteit uitstralen. Een normale investering ligt hier tussen de 150 en 300 euro per persoon per jaar. Als je voor deze prijs een tool kiest die je helpt met communicatie en het bijhouden van uren, dan zit je goed. Zolang het maar niet alleen een simpele takenlijst is, maar echt hulp bij het managen van het werk.

Maar hoe weet je zeker dat je niet teveel betaalt? Als je de prijs per maand wilt checken, kun je dat het beste vergelijken via de pagina over Projectmanagement software prijs per maand wat is normaal en wat is redelijk?. Zo krijg je een goed beeld van de maandelijkse lasten.

Het totaalplaatje scherp houden

Wil je echt zeker weten dat je geen miskoop doet? Dan moet je verder kijken dan alleen de abonnementskosten die de software vraagt. Soms zitten er verborgen kosten bij waar je niet aan denkt. Denk aan extra kosten voor templates, of voor het koppelen van specifieke andere programma’s. Ook de tijd die je kwijt bent met het instellen van de software (implementatie) kost geld. Als je dit meetelt, weet je precies wat de software je in totaal kost.

Ben je benieuwd naar alle details van de totaalprijs? Dan is het verstandig om even te kijken op de pagina over Projectmanagement software totale kosten wat betaal je precies inclusief alle extra’s?. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Uiteindelijk gaat het erom dat de software zijn geld waard is. Een duurdere software die je uren bespaart en zorgt voor tevreden klanten, is op den duur veel goedkoper dan een spotgoedkope software waarmee je constant in de knoei zit.

Twijfel je over het verschil tussen de tarieven per jaar en per maand? Soms is het handig om de prijs per gebruiker uit te splitsen. Daarover lees je meer op Projectmanagement software prijs per gebruiker wat is normaal en wat is redelijk?. En voor een breder overzicht van de gemiddelde prijzen op de markt, kijk je op Projectmanagement software kosten wat betaal je precies en wat zijn de gemiddelde prijzen?.

Kortom, prijs het niet alleen op het eerste bedrag dat je ziet. Reken het uit voor een jaar, kijk naar de functies die je echt nodig hebt en bedenk wat het je waard is om de chaos te vervangen door rust. Dan weet je precies wat een redelijke prijs is.

]]>