Projectmanagement software presentatie integraties welke zijn er en wat zijn de voordelen?

Projectmanagement software presentatie integraties welke zijn er en wat zijn de voordelen?

Herken je dit? Je hebt een belangrijke vergadering. De directie wil weten hoe het ervoor staat. Jij of je teamleden zitten uren te pielen in PowerPoint of Google Slides. De data uit jullie projectmanagement software (zoals Asana, Jira of monday.com) moet handmatig overgezet worden. Het is saai werk, het is frustrerend en de kans op fouten is groot. Voordat je het weet, klopt de bovenstaande balk in je grafiek niet meer. Het liefst wil je dat dit automatisch gaat. Zodat jij je tijd kunt besteden aan het vertellen van het verhaal, in plaats van het knippen en plakken van cijfers.

Er is goed nieuws: dat hoeft echt niet meer. De technologie om je projectsoftware te koppelen aan je presentatietools is er. En het is makkelijker dan je denkt. In dit artikel leggen we uit hoe dat werkt, wat de drie belangrijkste manieren zijn en wat de voordelen voor jouw werk zijn.

Drie manieren om data te koppelen

Projectmanagement software en presentatiesoftware praten meestal niet zomaar met elkaar. Ze zijn vaak gescheiden werelden. Om die werelden te verbinden, zijn er drie hoofdstrategieën die we onderscheiden. De ene is simpel en snel, de ander is super slim en doet het werk voor je.

De eerste strategie is Directe Export of Insluiting. Dit is de meest bekende. Je klikt in je projecttool op ‘exporteren’ of ‘delen’ en zet het om naar een PDF, een afbeelding of een ‘embed code’ die je in je slide plakt. Dit is ideaal voor een snelle momentopname. De data is vastgezet. Je kunt erop vertrouwen dat het klopt op dat moment.

De tweede strategie is Workflow Automatisering. Dit klinkt ingewikkeld, maar het is vaak het krachtigst. Hierbij gebruik je een tussenstap, een ‘iPaaS’ (een platform dat software koppelt). Denk aan tools als Make, Zapier of Latenode. Zij zorgen dat als er in Jira iets verandert, dit direct (of op vaste tijden) wordt doorgestuurd naar je Google Slide of PowerPoint. Je presentatie is dus ‘live’. De data verandert mee met de werkelijkheid.

De derde strategie is Status Update Stroomlijning. Hierbij draait het niet zozeer om het visualiseren van data, maar om het verzamelen ervan. De software stuurt automatisch berichtjes naar je team: ‘Hoe ver is jouw taak?’ De antwoorden komen automatisch binnen. Hierdoor hoef jij niet meer iedereen af te mailen voor de nieuwste cijfers. Je presentatie kan in een keer samengesteld worden, omdat de input al klaarstaat.

Jira, monday en Asana: wat kan wat?

Om concreet te maken wat dit betekent, kijken we naar een paar bekende tools. Iedere tool heeft zijn eigen ‘smaak’ als het om koppelen gaat.

Als je werkt met Jira en je wilt presenteren in Google Slides, is de kans groot dat je een tool als Make of een specifieke add-on nodig hebt. Waarom? Omdat Jira heel specifieke data heeft (sprint voortgang, bug reports). Een integratie via een ’tussenstap’ zorgt voor prachtige, actuele dashboards in je slides. Zie je voor je dat je tijdens een meeting live kunt laten zien hoeveel issues er zijn opgelost? Dat maakt een enorm indruk.

Gebruik je monday.com en werk je in een bedrijf dat vasthoudt aan PowerPoint? Dan zijn er in de monday ‘store’ (Marketplace) apps te vinden die je borden direct omzetten in slides. Je drukt op een knop en je hele projectoverzicht staat in een strak PowerPoint-bestand, vaak al in de juiste kleuren en opmaak. Dit is goud waard voor managers die wekelijks rapporteren.

Voor Asana gebruikers is er vaak een bridging-tool nodig (zoals Asana2Go) om takenlijsten om te toveren tot een presentatie. Dit zorgt voor enorm veel helderheid. In plaats van een vage omschrijving, toon je in je slide precies wie wat moet doen en wat de status is.

Overigens, als je je afvraagt hoe je dit soort data het beste kunt organiseren voordat je ze presenteert, is het goed om ook te kijken naar Projectmanagement software spreadsheet integraties welke zijn er en wat zijn de voordelen?. Soms is een spreadsheet de brug tussen de rauwe data en de presentatie.

Waarom je dit écht wilt: de voordelen

Even zonder dollen: wat schiet je ermee op om dit te regelen?

Allereerst de betrouwbaarheid. Niets is erger dan dat je in een presentatie cijfers toont die al een week oud zijn. Door koppelingen (zowel de directe export als de live koppeling) weet je zeker dat je de meest actuele data laat zien. Je voorkomt vervelende discussies tijdens een meeting over de validiteit van je getallen. De data klopt, punt.

Ten tweede: tijdswinst. Dit is de meest voor de hand liggende, maar ook de grootste. Stel je eens voor dat je 30 minuten per week bespaart doordat je niet handmatig hoeft te kopiëren en plakken. Over een jaar scheelt dat tientallen uren. Tijd die je kunt besteden aan het daadwerkelijk verbeteren van projecten, of aan het scherpdenken van je strategie. Je elimineert de saaie ‘reporting debt’.

Een ander voordeel is alignement. Wanneer je live data toont, ziet iedereen hetzelfde. Er ontstaat geen discussie over wie gelijk heeft. Iedereen kijkt naar dezelfde stand van zaken. Dit helpt enorm om sneller beslissingen te nemen. Zelfs simpele koppelingen, zoals een notitie-integratie in je projectmanagement tool, helpen hierbij. Lees daarover meer in Projectmanagement software note-taking integraties welke zijn er en wat zijn de voordelen? om te zien hoe context ook belangrijk is.

Hoe kies je de juiste integratie?

Het aanbod is groot. Hoe weet je wat je moet kiezen? Stel jezelf deze vragen.

Vraag 1: Hoe vaak verandert mijn data?
Als je data maar één keer per week verandert, is een simpele PDF-export misschien genoeg. Als je data continue verandert (zoals een helpdesk dashboard), dan heb je een ‘live’ koppeling via een iPaaS nodig.

Vraag 2: Wat is mijn doelgroep?
Presenteer je intern voor je team of extern voor klanten? Voor extern is de ‘look and feel’ vaak belangrijker. Dan zijn integraties die werken met templates (zoals bij monday.com) essentieel. Voor intern is de snelheid en actualiteit vaak belangrijker.

Vraag 3: Welke software combineren we?
Soms werkt een koppeling prima als je bijvoorbeeld Google Slides gebruikt, maar niet als je PowerPoint gebruikt. Test altijd even of jouw specifieke combinatie ondersteund wordt. Wil je weten hoe je het beste documenten kunt koppelen? Op Projectmanagement software document integraties welke zijn er en wat zijn de voordelen? vind je meer specifieke info daarover.

De toekomst is dynamisch

De wereld van software beweegt snel. Steeds meer tools proberen data op een ‘slimmere’ manier te tonen. Soms hoef je niet eens meer een presentatie te maken. De data wordt rechtstreeks via dashboards of slimme syncs gedeeld. Lees daarover meer in Projectmanagement software productiviteit sync hoe werkt het precies en wat zijn de voordelen?.

Maar voor nu: de presentatie blijft bestaan. De key takeaway is simpel. Stop met het handmatig overtyfen van data. Kijk kritisch naar je huidige werkwijze. Is er een tool die dit kan automatiseren? Is er een simpele exportfunctie die je nog niet gebruikte? Als je de sprong waagt en je software gaat praten met elkaar, zul je merken dat je presentaties niet alleen sneller klaar zijn, maar ook veel professioneler en betrouwbaarder overkomen. Dat is wat je wilt.

]]>