Projectmanagement software organisatie structureren hoe doe je dit en wat zijn de beste methoden?

Projectmanagement software organisatie structureren hoe doe je dit en wat zijn de beste methoden?

Stel je even het volgende voor: je hebt een gloednieuwe auto gekregen. Een prachtig apparaat, veel power, de allernieuwste snufjes. Maarrrr… de bestuurder heeft nog nooit rijles gehad. Wat denk je? Auto in de prak, of in ieder geval flink wat deuken en een hoop frustratie. Zo is het ook met projectmanagement software. Je koopt de duurste tool, maar als je hem niet inricht volgens hoe jouw bedrijf echt werkt, dan zit je vooral jezelf in de vingers te snijden.

Veel bedrijven kopen software en zeggen: “iedereen moet nu deze kant op”. Maar zo werkt het niet. De software moet jouw organisatie volgen, niet andersom. De hamvraag is dus: wat is de blauwdruk van jouw bedrijf? Pak even lekker koffie, we duiken erin.

De blauwdruk van je bedrijf: Wie zijn we?

Voordat je ook maar één knop indrukt in die software, moet je weten hoe de hazen lopen. De software is slechts de spiegel van je organisatie. Je moet kiezen uit drie hoofdmodellen. Welke lijkt het meest op jouw werkvloer?

• De Eilandjes (Functioneel): De een doet marketing, de ander zit in de IT en weer een ander in finance. Dit zijn sterke afdelingen. In de software draait het dan om afdelingsweergaven. Je ziet wie er in het team zit en wat die afdeling presteert.
• De Strijders (Projectgebaseerd): Hier werkt iedereen volledig voor één project. Zodra het project klaar is, gaat het team uit elkaar of naar een nieuw project. De software moet dan vooral laten zien hoe de projectportfolio eruitziet en wie de baas is over dat specifieke project.
• De Dans (Matrix): Dit is het ingewikkeldst, maar super efficiënt. Je hebt twee bazen. Je rapportert aan je afdelingshoofd (bv. IT), maar je werkt ook voor een projectmanager aan een klus. De software moet dit kunnen ‘begrijpen’. Je moet zien: “hoeveel procent van mijn tijd gaat er naar de afdeling en hoeveel naar het project?”

Weet je welk model je hebt? Goed. Dan bepaal je vervolgens de werkwijze: werk je in korte sprints (Agile) of plan je alles tot in de puntjes van tevoren (Traditioneel)? De software moet hierop ingericht worden. Een Kanbanbord werkt anders dan een Gantt-chart. Kies wat bij jouw werkstijl past.

De software vormgeven: Bouwen aan die stabiele basis

Nu komt het echte werk. We gaan de software vullen. Het grootste gevaar? Dat iedereen maar een beetje aanrommelt. De een noemt een project “Nieuw Product”, de ander “Product Introductie 2024”. Chaos alom. We moeten standaardiseren.

Het sleutelwoord hier is: Templates. Maak voorgebakken projecten. Stel je voor: je opent een nieuw project, en de software vraagt meteen om de doelen, de begroting en de werkmethode. Dat voorkomt een hoop gedoe later.

En dan de rollen. Wie doet wat? In de software moet je precies kunnen instellen wie wat mag zien en bewerken. Dit is heel specifiek. Denk aan de rechten die je mensen geeft. Mag een teamlid alleen zijn eigen taken afronden, of mag hij ook de deadline veranderen? Dat soort dingen bepaal je hier.

Als je werkt met die complexe Matrix structuur (die twee bazen), dan is het zaak om de software slim te gebruiken. Gebruik extra velden in de software om aan te geven wie je functioneel manager is en wie je projectmanager is. Zo voorkom je misverstanden. De software helpt je om de teams helder te maken, ongeacht hoe ze zijn samengesteld.

Het belang van regels (Governance) en timing

Je hebt nu je structuur en je templates. Nu moet je het gaan handhaven. Dit noemen we governance. Het klinkt saai, maar het betekent gewoon: “We houden ons aan de afspraken”.

Stel verplichte velden in. Als iemand een nieuw project wil starten, moet hij verplicht een budget invullen. Zo niet? Dan kan hij niet verder. Dit zorgt ervoor dat je altijd overzicht houdt en dat alle data klopt. Je wilt geen gaten in je administratie.

En wat te denken van risico’s? Een goed projectmanagement systeem heeft een plekje om risico’s te noteren. “Wat kan er misgaan?” en “Wat doen we eraan?”. Als je dit vastlegt in de software, ben je veel beter voorbereidt.

Hoe je dit aanpakt? Betrek je mensen erbij! De afdelingen en de projectleiders moeten het systeem omarmen. Vraag ze: “Wat zou jou helpen?”. Laat ze helpen met testen. Niets is zo vervelend als een systeem dat van bovenaf wordt opgedrongen en niet werkt in de praktijk.

Veiligheid en bevoegdheden

Wees eerlijk: je wilt niet dat een stagiair per ongeluk het projectbudget aanpast. Of dat iemand in de data gaat zitten rommelen die er niks mee te maken heeft. Beveiliging is een must. Je wilt grip houden op wie wat kan doen.

Zorg dat je de beveiligingsrollen strak trekt. Baken duidelijk af. Wie mag bronnen bekijken? Wie mag financiële rapporten inzien? Zorg dat dit vanaf dag één goed staat. Een lekkend schip repareren terwijl je al volop aan het varen bent, is namelijk het aller-ergste wat je kunt doen.

Probeer de oude systemen zo snel mogelijk uit te schakelen. Mensen zijn gewoontedieren. Als ze Excel erbij kunnen houden, zullen ze dat blijven doen. De eenheid moet zitten in één systeem waar iedereen op vertrouwt.

Als je het slim aanpakt, bouw je niet zomaar software in. Je bouwt een manier van werken die zo logisch is, dat hij bijna vanzelf gaat. Je haalt de frustratie weg, en geeft de teams de ruimte om te doen waar ze goed in zijn: samen goede dingen maken. Stap voor stap, of in sprints. Wat jij prettig vindt.

]]>