Projectmanagement software opslag hoeveel is het en wat zijn de opties?

Projectmanagement software opslag hoeveel is het en wat zijn de opties?

Je hebt een gaaf team, een briljant plan en de motivatie om de wereld te veroveren. Maar dan? Dan kom je op die ene, soms vervelende, pagina in je software terecht: de opslagruimte. Het is alsof je een verhuiswagen moet vullen, maar je weet niet hoe groot de dozen zijn die je mag meenemen. Grote bestanden, eindeloze versies van ontwerpen, en stapels documenten; het kan zomaar exploderen. Wat als je plotseling vastloopt? In dit artikel duiken we in de wereld van digitale schijfruimte. We gaan voorbij de simpele ‘klik hier’ knoppen en kijken echt naar wat je nodig hebt.

Wat is er eigenlijk te krijgen?

Stel je voor: je loopt een supermarkt binnen voor digitale opslag. De schappen zijn gevuld met allerlei verschillende formaten. Aan de ene kant van de winkel vind je de kleine verpakkingen. Dit zijn de gratis versies van software. Je krijgt hier een kleine hoeveelheid ruimte, vaak genoeg voor een paar notities en een foto of twee, maar zodra je serieuze projecten gaat draaien, merk je dat je snel weer bij de kassa staat voor een upgrade. Denk aan programma’s die je maar 10 megabyte geven. Dat is zo op.

Als je een stukje verder loopt, kom je de middelgrote verpakkingen tegen. Dit zijn de abonnementen voor kleine teams of startups. Je krijgt hier serieus werkruimte. Denk aan 20 tot 250 gigabyte. Dit voelt als een ruime bestelbus. Je kunt hiermee vooruit, zolang je niet te veel zware materialen (lees: video’s of ontwerpen) in één keer laadt. Tot slot, helemaal achterin de winkel, staan de enorme dozen. ‘Onbeperkt’. Dit is het domein van de grote bedrijven. Je hoeft niet op de teller te kijken, je kunt gewoon gooien wat je wilt in de digitale kofferbak.

De rekening betaald: Welke manier van tellen kiezen we?

Softwarebedrijven hebben slimme manieren bedacht om te bepalen wat jij moet betalen voor je schijfruimte. Het is niet zomaar ‘hoe meer ruimte, hoe duurder’. Vaak zit het ingewikkelder in elkaar.

De meest voorkomende manier is de vaste pot. Je betaalt een vast bedrag per maand en krijgt daar een bepaalde hoeveelheid ruimte bij. Of je nu 1 project hebt of 10, de ruimte blijft hetzelfde. Dit is handig omdat je weet waar je aan toe bent. Denk aan software die standaard 500 gigabyte geeft bij hun betaalde versie. Echter, als je die limiet bereikt, moet je vaak ineens veel meer gaan betalen voor een heel nieuw pakket.

Een andere populaire methode is de per gebruiker telling. Je betaalt een bedrag voor elke collega die je uitnodigt. Soms krijgt elk teamlid een eigen stukje schijfruimte, soms wordt de totale ruimte groter naarmate er meer collega’s bijkomen. Dit is handig voor teams die langzaam groeien. Je betaalt precies voor wat je gebruikt. Let wel op: soms tellen ze echt iedereen mee, dus diegene die alleen inloggt om de agenda te checken, telt ook mee voor de opslagruimte van de rest.

De laatste variant is de maatwerk optie. Hier bepaal je zelf hoeveel ruimte je nodig hebt. Dit zie je vaak bij de echte grote jongens op de markt. Je betaalt voor de software, en dan apart voor de gigabytes die je erop zet. Dit is heel transparant, maar je moet wel goed weten hoeveel data je gaat gebruiken, anders schrik je van de eindfactuur.

Let op de valkuilen: Wat telt écht mee?

Hier gaat het vaak mis. Je koopt een pakket met 100 gigabyte, vult hem netjes op, en dan… error. Je zit vol. Hoe kan dat?

Een boosdoener is de versiegeschiedenis. Stel je voor: je schrijft een tekst. Je slaat hem 10 keer op. De software bewaart vaak alle oude versies om je te helpen als je een fout maakt. Handig, maar het betekent dat 1 bestand van 5 megabyte ooit 50 megabyte kan worden omdat er 10 versies van bewaard blijven. Dit telt allemaal mee in je totale limiet.

Een andere valkuil is de prullenbak. Verwijder je iets? Dan is het vaak niet meteen echt weg. Het blijft vaak nog 30, 60 of 90 dagen in de digitale prullenbak zitten, om te voorkomen dat je per ongeluk iets kwijt bent. Totdat die tijd om is, blijft het bestand ruimte innemen. Zorg dat je de prullenbak af en toe leegt!

En dan is er nog de
integratie met andere tools. Soms bewaren programma’s niet de bestanden zelf, maar een link ernaartoe. Dat scheelt ruimte. Een ander programma koppelt juist weer alles aan Google Drive of Dropbox. Dan is de interne opslag van je projectmanagement software minder belangrijk, maar moet je wel opletten dat je je abonnement bij die externe dienst op orde hebt. Wil je weten hoe je dit slim aanpakt? Lees dan verder over Projectmanagement software bestanden organiseren hoe doe je dit en wat zijn de beste methoden?. Daar leggen we uit hoe je chaos voorkomt.

Gratis of betalen: De keuze is reëel

Het is verleidelijk om voor de gratis versie te gaan. Helemaal gratis. Daar houden we van. Maar wees eerlijk: hoeveel waarde hecht je aan iets dat niets kost?

Gratis abonnementen zijn vaak ’terugtrap-functies’. Ze zijn prima om te proberen, maar zodra je serieus aan de slag wilt, loop je tegen muren op. De opslag is minimaal (soms maar 10 megabyte!), of je mag maar 3 projecten aanmaken. Het is alsof je een auto krijgt die alleen in de eerste versnelling kan rijden. Leuk voor een proefritje, maar voor de lange afstand moet je echt tanken.

Betaalde versies geven je ademruimte. Je hoeft niet constant bang te zijn dat je te veel foto’s uploadt. Je kunt eindelijk die grote ontwerpbestanden delen. De stap van ‘gratis’ naar ‘betaald’ is vaak de stap van ‘hobby’ naar ‘serieus ondernemen’. Je koopt rust in je hoofd.

Wanneer is opslag geen issue meer?

Er komt een punt dat je je geen zorgen meer hoeft te maken over het tellen van gigabytes. Meestal is dit het moment dat je kiest voor de duurdere, ‘Enterprise’ genaamde pakketten.

Als je een bedrijf bent met 50 man of meer, en je betaalt het hoofdprijs-pakket, dan geven de meeste aanbieders je ‘Onbeperkt’. Dat klinkt fantastisch. Maar er zit een klein vergif in de appel: ‘Fair Use Policy’. Dit betekent dat je wel onbeperkt mag gebruiken, maar niet extreem mag overdrijven. Als je ineens een filmstudio blijkt te zijn die terabytes aan video’s uploadt, kunnen ze je vragen om extra te betalen. Voor 99% van de gebruikers is dit echter nooit een probleem. Vanaf dit niveau draait het niet meer om hoeveel ruimte je hebt, maar om hoe makkelijk het is om je bestanden te delen en te vinden.

Sommige tools, zoals bewuste platformen die op eenvoud zijn gericht, bieden technisch gezien onbeperkte ruimte, maar beperken het aantal projecten of borden dat je mag hebben. Een andere tool geeft dan weer onbeperkte borden, maar kijkt naar het aantal bestanden per map. Het is een pirouette van wat ze wel en niet toestaan.

De juiste hoeveelheid schijfruimte kiezen

Oké, je bent eruit. Je wilt een abonnement. Hoe weet je nu wat je nodig hebt? Loop dit lijstje mentaal na:

• Wat heb je nu? Tel je huidige bestanden op. Ga naar je harde schijf, je oude schijven, je Dropbox. Hoeveel GB ben je nu kwijt?
• Hoe groei je? Weet je hoeveel nieuwe data je per jaar toevoegt? Een grafisch bedrijf groeit sneller dan een tekstbureau.
• Externe koppelingen? Gebruik je Google Drive of Dropbox al? Dan hoef je niet alles in de projectsoftware te stoppen. Je kunt die ruimte overslaan.

Een handige tip: neem altijd iets meer dan je nu denkt nodig te hebben. Een limiet van 100 gigabyte en je zit op 99, zorgt voor stress. Je wilt liever een abonnement van 250 gigabyte en er 100 gebruiken. Ruimte geeft je de vrijheid om te experimenteren.

Het gaat erom dat je workflow soepel blijft lopen. Je wilt niet stoppen met werken omdat er een pop-up verschijnt dat je schijf vol is. Op die manier verlies je tijd en geld. Als je technisch ingesteld bent en wil weten hoe software dit onder de motorkap allemaal regelt, is het interessant om te lezen over Projectmanagement software API hoe werkt het precies en wat zijn de mogelijkheden?.

De slimme middenweg: Koppelen of uploaden?

Een steeds populairder wordende optie is het niet zelf opslaan van bestanden. Je hoeft niet alles in de tool te pleuren. Veel projectmanagement software werkt als een soort ‘verkeersregelaar’. De bestanden zelf blijven liggen in de diensten die je al hebt, zoals Google Drive of OneDrive. De projectsoftware linkt er alleen naar.

Voordeel? Je betaalt niet extra voor opslag in de PM-tool. Nadeel? Je hebt wel opslag nodig bij die andere dienst. Wel is het zo dat je bestanden vaak beter georganiseerd zijn binnen de specifieke software. Je kunt taken koppelen aan die ene map, iets wat in een pure mapstructuur op je schijf moeilijker gaat.

Denk hierover na: Wat vind je makkelijker? Alles op één hoop, of de spulletjes netjes in verschillende kamers leggen die via een plattegrond (de software) met elkaar verbonden zijn? Over het algemeen is de trend: bewaar de grote bestanden extern (in de cloud of lokaal), en bewaar in de software de documenten die direct relevant zijn voor taken (kleinere PDF’s, specificaties, commentaren). Als je wilt weten hoe je dit organiseert, lees dan Projectmanagement software bestanden organiseren hoe doe je dit en wat zijn de beste methoden?.

Conclusie: Opslag is meer dan een getal

Uiteindelijk is opslag in projectmanagement software een spel van afwegingen. Je hebt de harde cijfers: megabytes, gigabytes, en ‘onbeperkt’. Maar je hebt ook de zachte factoren: hoeveel kost het, hoe makkelijk is het om te delen, en hoe handig is de integratie met andere systemen?

Laat je niet verblinden door het woord ‘onbeperkt’. Soms is een beperkte hoeveelheid ruimte die slim wordt gebruikt, beter dan een eindeloze zee waarin je verdrinkt. Kijk naar je team, je budget en je type werk. Als je zwaar leunt op bestandsuitwisseling en integraties, dan is het misschien verstandig om te kijken hoe je dit het beste kunt regelen via Projectmanagement software integraties welke zijn er en hoe kies je de beste voor jouw team?.

De keuze is aan jou. Ga je voor de kleine verpakking en groei je langzaam, of investeer je direct in die grote, onbegrensde digitale schuur? Zolang je maar weet dat het niet alleen gaat om de grootte van de schuur, maar om wat je er allemaal in kwijt kunt en hoe makkelijk je het weer terugvindt. Houd je data schoner dan je bureau, en je projectmanagement avontuur wordt een stuk soepeler.

En vergeet niet: soms is minder meer. Als je weet dat je maar een paar MB aan tekstbestanden en pdf’s gebruikt, hoef je echt niet voor de duurste optie te gaan. Pas je keuze aan je realiteit aan, niet aan je angst om ruimte te kort te komen. Pas op dat je niet teveel patronen in je keuzes herkent; elke software heeft zijn eigenaardigheden. Zo is Projectmanagement software bestandslimiet hoeveel is het en wat zijn de opties? een goede check om te zien of je wel echt goed zit met de limieten die je hebt afgesproken.

Veel plezier met het vullen van je digitale schuur!

]]>