Projectmanagement software multi-tenant hoe werkt het precies en wat zijn de voordelen?

Projectmanagement software multi-tenant hoe werkt het precies en wat zijn de voordelen?

Je bent op zoek naar nieuwe software voor je bedrijf. Iedereen moet samenwerken, taken verdelen en deadlines bewaken. Je vindt een geweldig programma, het ziet er strak uit en de functionaliteiten zijn perfect. En dan de prijs… die is eigenlijk best scherp. Misschien wel veel lager dan al die andere opties. Hoe kan dat eigenlijk? Het antwoord ligt vaak verstopt in de technische keuzes die de maker heeft gemaakt. Eén van die keuzes is de ‘multi-tenant’ structuur. Het klinkt wat vreemd, maar het is de motor achter veel van de tools die we dagelijks gebruiken. Laten we eens kijken wat het echt betekent en waarom het voor jouw projecten zo interessant kan zijn.

Een appartementencomplex voor data

Om het concept van multi-tenancy te begrijpen, hoef je niet naar de serverruimte te kijken. Je kunt het beter vergelijken met een groot, modern appartementencomplex. Stel je het volgende voor.

Er staat een prachtig gebouw met stevige muren, een goed dak en een lift die het altijd doet. Dat is de infrastructuur: de servers, de rekenkracht en de basiscode van de software. Alle bewoners van dit complex delen deze fundamenten. Je betaalt niet voor je eigen fundering of je eigen lift; die zijn er al en werken voor iedereen.

Toch heeft elke bewoner zijn eigen, volledig afgesloten appartement. Jij hebt je eigen sleutel. Je kunt je meubels erin zetten, je eigen spullen opbergen en de gordijnen sluiten. Je buren kunnen niet zomaar binnenlopen en zien niet wat jij aan het doen bent. Zo werkt multi-tenant software ook. Er is één grote, sterke versie van de applicatie die wordt gebruikt door heel veel verschillende bedrijven (de ‘huurders’ of ’tenants’). Iedereen werkt in hetzelfde ‘gebouw’, maar jouw projectdata is veilig opgeslagen in jouw eigen, afgesloten digitale ruimte.

Hoe zorgen ze dat jouw data niet door de muren glipt?

Dit is natuurlijk de allerbelangrijkste vraag. Als je met je concurrenten in hetzelfde software-systeem zit, wil je absoluut niet dat zij per ongeluk jouw klantgegevens in hun rapportages zien. De makers van deze software gebruiken verschillende methoden om dit te voorkomen. Het is een kwestie van slimme filters.

De meest gebruikte methode is alsof er in een enorme database een onzichtbare filter is gezet. Stel je een gigantische Excel-sheet voor met alle projecten van alle klanten. Elke regel heeft een speciaal labeltje: het ’tenant ID’. Als jij inlogt, weet het systeem: ‘Deze gebruiker hoort bij bedrijf X’. Vervolgens worden alle queries (zoekopdrachten) automatisch aangepast met een filterregel die zegt: ‘Geef mij alleen de regels waar het labeltje ‘bedrijf X’ op staat’. Zo simpel en zo effectief.

Er zijn ook strengere methoden. Sommige systemen geven elke klant een eigen ‘kamer’ met eigen tabellen binnen dezelfde database. Of nog radicaler: ze geven je een compleet eigen database, zoals een eigen huis in plaats van een appartement. De keuze hangt af van de strengheid van de privacywetten of de wens tot maximale isolatie. Voor de meeste bedrijven is de appartement-methode met die slimme filters echter al meer dan voldoende en de meest efficiënte keuze.

De voordelen voor jouw dagelijkse werk

Waarom zou je hier nu om geven? Omdat deze technische keuze direct invloed heeft op je portemonnee, je gebruiksgemak en de snelheid waarmee je kunt groeien. De voordelen zijn voor de gebruiker vaak veel groter dan de nadelen.

Je betaalt minder, je krijgt meer

Omdat de kosten voor de krachtige servers, de beveiliging en het onderhoud gedeeld worden over duizenden gebruikers, wordt het voor de aanbieder mogelijk om de prijs per gebruiker enorm te verlagen. Je profiteert dus van schaalvoordelen zonder dat je zelf een eigen serverruimte nodig hebt. Dit maakt professionele projectmanagementsoftware toegankelijk voor kleinere bedrijven die vroeger nooit de hoofdprijs konden betalen.

En het onderhoud? Dat gebeurt op de achtergrond. De aanbieder hoeft maar één ding te updaten. Deze updates zijn vaak direct en automatisch. Dat betekent dat je nooit meer hoeft te twijfelen of je wel de nieuwste en veiligste versie draait. Iedereen werkt altijd met dezelfde, up-to-date versie. Geen gedoe met losse patches of verouderde software op een server van een collega.

Snel opschalen als je groeit

Stel je voor dat je bedrijf een enorme groeispurt doormaakt. Je moet vijf nieuwe mensen toevoegen aan je projecten. Bij ouderwetse software betekent dit misschien dat je een nieuwe licentie moet kopen, een extra server moet instellen of een ingewikkeld installatieproces moet doorlopen.

Bij multi-tenant software werkt het vaak als een druk op de knop. Je klikt op ‘gebruiker toevoegen’, voegt de e-mail toe en klaar is Kees. De software is gebouwd om moeiteloos te groeien. De schaalbaarheid is enorm. Het systeem past zich aan jouw behoeften aan, niet andersom. Dit zorgt voor een ongelooflijke flexibiliteit, vooral voor startups en bedrijven die in een stroomversnelling zitten.

Deze flexibiliteit is niet alleen handig voor het aantal gebruikers, maar ook voor de manier waarop je werkt. Bedrijven zijn allemaal anders. De een werkt volgens de Prince2-methode, de ander is fan van Agile of Scrum. Een goede multi-tenant tool speelt hierop in met diepgaande configuratieopties. Je kunt de interface aanpassen met je eigen logo en kleuren, workflowregels instellen voor specifieke goedkeuringsprocessen en rollen permissies geven. Dit betekent dat je de software echt eigen kunt maken, zonder dat de ontwikkelaars voor jou een speciale versie hoeven te bouwen.

Is er ook een keerzijde?

We moeten eerlijk zijn: geen enkele technische keuze is perfect. Bij multi-tenancy is er een klein risico dat sommige mensen ‘de noody neighbor’ noemen. Stel je voor dat één van de andere bedrijven in hetzelfde ‘appartementencomplex’ een enorm zwaar project draait, eentje die alle rekenkracht van de server in één keer opeist.

In theorie kan dit ervoor zorgen dat jouw software iets langzamer wordt, alsof de lift in het complex het even doet omdat iedereen tegelijk naar boven wil. Goede aanbieders weten dit te voorkomen door slimme limieten en monitoring, maar het is een theoretisch risico dat hoort bij het delen van bronnen. In de praktijk merk je hier bij professionele partijen zelden iets van.

Daarnaast is er de factor ‘controle’. Als je in een eigen huis woont, beslis je zelf wanneer er geschilderd wordt of wanneer de verwarming wordt vervangen. In een appartementencomplex bepaalt de verhuurder dat. Bij software betekent dit dat je niet kunt kiezen wanneer er een grote update plaatsvindt. Dat gebeurt ’s nachts of in het weekend, zonder dat jij er erg in hebt. Voor 99% van de bedrijven is dat een voordeel (je hoeft het niet zelf te doen), maar voor organisaties met extreem strenge regelgeving of bizarre werktijden kan dit een reden zijn om toch te kiezen voor een eigen server-versie (single-tenant).

De juiste keuze maken voor je organisatie

Uiteindelijk draait het erom wat het beste werkt voor jouw team. De moderne projectmanagement software is steeds vaker gebouwd om naadloos aan te sluiten bij de structuur van je bedrijf. Of je nu een platte organisatie hebt waarin iedereen alles met elkaar deelt, of een complexe matrix organisatie met dubbele rapportagelijnen.

Een platte structuur werkt vaak heel efficiënt met de standaardinstellingen van multi-tenant software, terwijl je bij een complexere structuur misschien meer waarde hecht aan de mogelijkheden om rollen en permissies heel specifiek in te stellen. De flexibiliteit van de huidige SaaS-oplossingen is vaak toereikend voor beide.

Het draait allemaal om de juiste balans vinden. Hoeveel controle wil je hebben versus hoeveel gemak wil je? Wat mag het kosten en hoe snel wil je kunnen schalen? Tegenwoordig is het een kwestie van je organisatie optimaliseren met de tools die er zijn, in plaats van dat de tools je manier van werken beperken.

Soms is de beslissing voor een bepaalde software ook afhankelijk van de manier waarop je de data indeelt. Misschien werk je wel met ‘workspaces’ om verschillende afdelingen of teams te scheiden. Dit is een andere logische structuur die je kunt toepassen, zoals je kunt lezen in dit artikel over projectmanagement software workspace structuur.

Uiteindelijk is multi-tenant software de standaard geworden voor een reden. Het brengt krachtige, professionele tools naar een veel groter publiek. Het verlaagt de kosten, versnelt de innovatie en maakt het leven van projectmanagers een stuk overzichtelijker. Het is het appartementencomplex dat zo slim is ontworpen dat iedereen er zijn eigen paleisje van kan maken, terwijl de fundamenten voor iedereen sterk en veilig blijven.

]]>