Projectmanagement software merken prijs wat zijn de verschillen en waarom?
Laten we eerlijk zijn: niemand houdt ervan om met een rekenmachine in de weer te gaan terwijl je eigenlijk gewoon je team wilt aansturen. Toch ontkom je er niet aan. De prijskaartjes die aan projectmanagement software hangen, lijken soms over de grenzen heen te schieten. “Waarom betaal ik hier nu €20 per persoon per maand voor, en daar €50?” en “Kan het niet iets minder, maar wel met alle functies?” Dat soort vragen houden ons allemaal bezig.
Om te begrijpen waarom bepaalde software nou juist dat bedrag kost, moeten we eerst even kijken naar de manier waarop ze de rekening presenteren. Het is namelijk niet zomaar een getal. Het zegt veel over hoe de makers denken over groei, teamwork en complexiteit.
Hoe tel je de euros? De rekening achter de software
De meeste tools werken volgens hetzelfde stramien: een bedrag per persoon, per maand. Klinkt logisch, want als jij met z’n tienen bent, betaal je tien keer zoveel. Dit werkt heel flexibel. Als je morgen een nieuw iemand aanneemt, voeg je die toe en betaal je iets meer. Als iemand weggaat, houd je geld over. De reden dat bedrijven dit doen, is omdat hun kosten ook meegroeien met het aantal gebruikers dat ze moeten ondersteunen. Ze draaien immers harder voor een groter team.
Maar er zijn uitzonderingen. Kijk naar een tool als Basecamp. Daar betaal je een vast bedrag per maand, ongeacht hoe groot je team wordt. Waarom doen ze dat? Omdat ze geloven in eenvoud. Zij zeggen: “Wij rekenen één prijs, en jij mag onbeperkt collega’s uitnodigen.” Dit is ideaal voor bedrijven die enorm snel groeien. Je weet precies wat het kost, hoeveel collega’s je er ook bij krijgt. Het nadeel? Voor een heel klein team is dit soms duurder dan de concurrentie die per persoon rekent. Je betaalt voor de zekerheid.
Een derde manier die we vaak zien, is de onderverdeling in niveaus. De lagen zijn meestal: een gratis versie, een ‘Betaalbare’ versie, en een ‘Bedrijfs’ versie. De gratis versie is vaak heel beperkt. Je kunt taken maken, misschien met tien mensen werken, en dat is het dan. De betaalde versies geven je de écht nuttige dingen: mooie grafieken waarmee je de voortgang ziet, automatiseringen die werk uit handen nemen, en meer beveiliging. De makers weten dat jij waarschijnlijk begint met de gratis versie, en later, als je verslaafd raakt aan het overzicht, de creditcard trekt voor de extra’s.
De populairste namen op een rijtje
De markt is gigantisch, maar er zijn een aantal namen die steeds terugkomen. Laten we de grootste spelers even langslopen en vooral kijken: wat maakt ze bijzonder?
Trello: Dit is de vriendelijke buurman van de softwarewereld. Het is visueel, werkt met borden en kaartjes (denk aan een digitale wand met post-its). Het is perfect voor mensen die houden van overzicht en niet houden van ingewikkelde schema’s. De basis is gratis en dat is voor veel starters al genoeg. Waarom zou je het níet kiezen? Als je complexe tijdlijnen moet plannen of exact wilt bijhouden hoeveel uur iets kost, dan schiet Trello soms tekort. Het is simpel, en dat is zijn kracht én zijn beperking.
Asana: Asana is de allemansvriend die veel kan. Je kunt takenlijsten maken, borden gebruiken, tijdlijnen bekijken en het werkt allemaal heel soepel. De gratis versie is behoorlijk royaal voor teams tot 10 personen. Het leukste aan Asana? Het ‘leuke’ design. Ze doen echt moeite om het afrukken van taken leuk te maken met feestjes en bedankjes op je scherm. De duurdere versies kosten rond de €25 per persoon, maar daar krijg je dan wel de allerbeste overzichten en rapportages voor. Je kiest voor Asana als je veel taken moet organiseren en je team redelijk technisch is, maar niet per se een cursus nodig heeft.
ClickUp: Ben je iemand die alles wil kunnen aanpassen? Dan is ClickUp misschien jouw match. De naam zegt het al: het wil ‘alles opkopen’. Het probeert jouw chat, taken, documenten en schermen te combineren tot één geheel. Het is enorm krachtig en je kunt het bijna oneindig instellen zoals jij wilt. De reden waarom dit soms pittig is qua prijs, is de enorme berg functies die erin zit. Het is als een Zwitsers zakmes met tien mesjes: handig, maar je moet wel weten welke je gebruikt. De prijs kan iets hoger zijn, maar dan heb je ook een alles-in-één machine.
Wrike: Wrike is de beslisser. Als je bedrijf groeit en je processen standaard wilt maken, dan is Wrike sterk. Het is gefocust op het verbeteren van workflows (vaste paden die je werk moet volgen) en het maken van snelle rapporten. Waarom betaal je ervoor? Omdat het de chaos probeert te ordenen. Als je een marketingbureau runt met vaste klanten en deadlines, helpt Wrike je om zaken niet te vergeten. De focus ligt op efficiëntie.
Smartsheet: Voor de Excel-helden onder ons. Herken je dat gevoel dat je alles in spreadsheets wilt gooien? Smartsheet voelt als Excel, maar dan veel slimmer. Je hebt de vertrouwde regels en kolommen, maar je kunt er projecten mee draaien. De prijs is vaak lager dan de concurrentie (rond de €9 per persoon), maar het is wel even wennen. De kracht zit hem in de data. Als je houdt van lijstjes en getallen, is dit een uitkomst.
Teamleader Focus: Dit is een specifieke keuze voor de MKB’er. Vooral als je diensten verkoopt, is dit interessant. Waarom? Omdat het niet alleen kijkt naar ‘wat moet er gebeuren’, maar ook naar ‘wie moet het betalen?’. Deze tool combineert projectmanagement met je verkoop en facturatie. Je betaalt misschien iets meer voor de integratie, maar je bespaart een hoop tijd doordat je niet steeds heen en weer hoeft te kopiëren tussen je projecten-tool en je boekhoudprogramma.
Waarom betaal je voor bepaalde functies?
Je vraagt je misschien af: “Wat is nou de echte reden dat de ene tool €5 kost en de ander €50?” Dat zit hem vaak in de verschillen in functies. Laten we het simpel houden.
Stel je voor: je bouwt een huis. In de gratis versie van een tool krijg je een potlood en een velletje papier. Je kunt schetsen. Handig! Maar zodra je begint met bouwen, wil je een liniaal, een waterpas en misschien wel een bouwtekening op schaal. Die waterpas en liniaal zijn de betaalde functies.
Een voorbeeld van zo’n ‘waterpas’ is de Gantt-grafiek. Dat is die horizontale staafjesgrafiek die laat zien wat wanneer moet gebeuren en hoe dingen aan elkaar vastzitten. Dit is technisch gezien best lastig om te programmeren voor software-bedrijven. Vandaar dat dit vaak pas in de duurdere pakketten zit. Je betaalt dus voor de visuele planning waarmee je vertraging direct ziet.
Een andere functie waar je voor betaalt is ‘rapportages’. In de goedkope versies zie je: ‘taak is af’. In de dure versies zie je: ‘Jan heeft 5 uur aan deze taak besteed, het kost €500 en we zijn 2 dagen te laat.’ Dit inzicht is goud waard voor managers, vandaar dat dit vaak achter een betaalmuur zit.
Ook ‘Automatisering’ is zo’n term. Je betaalt er voor zodat je computer het saaie werk doet. Bijvoorbeeld: als een taak af is, hoef jij niet meer handmatig te melden aan je collega dat zij kan beginnen. De software doet het automatisch. Dat scheelt tijd. En tijd is geld. De hogere prijs is dus eigenlijk een vergoeding voor de tijd die je bespaart.
Wil je weten welke tools nu echt in de papieren lopen? In ons artikel Duurste projectmanagement software merken welke zijn het en wat zijn de voordelen? kijken we naar de kostenposten die je misschien liever vermijdt, maar die soms onvermijdelijk zijn voor grote organisaties.
Het menselijke aspect: Is het wel leuk om te gebruiken?
Een tool kan technisch perfect zijn, maar als je er blind van wordt of je computer erop vastloopt, schiet je weinig op. De prijs zit ‘m soms ook in het design en de gebruiksvriendelijkheid. Een tool die heel makkelijk is om in te komen, kan je soms zelfs meer waard zijn dan eentje die ontzettend veel kan, maar waar je een cursus voor moet volgen.
Denk aan Trello. Simpel. Iedereen snapt het. De investering die je daarin doet, is niet zozeer geld, maar het feit dat je team het daadwerkelijk gaat gebruiken. Als je €20 per persoon betaalt voor een tool die niemand begrijpt, dan gooi je echt je geld weg. De investering in gebruiksvriendelijkheid is vaak de moeite waard.
Je betaalt soms extra voor support. Als je een technische storing hebt op dinsdagmiddag en je deadline is woensdag, wil je iemand aan de telefoon. Goede support kost geld. Daarom betaal je soms meer voor de ‘Enterprise’-klasse.
Het kan geen kwaad om hierover na te denken. In ons stuk over Projectmanagement software merken support wat zijn de verschillen en waarom? leggen we precies uit wat die extra support-waarde eigenlijk is voor je bedrijf.
Het juiste pad kiezen
Uiteindelijk draait het allemaal om de vraag: wat is jouw pijn? Heb je pijn aan te veel e-mails? Dan is een communicatie-tool als Basecamp misschien de moeite waard. Heb je pijn aan te weinig overzicht over je deadline? Dan betaal je graag voor die Gantt-grafiek in Wrike of ClickUp.
Vergeet niet dat goedkoop soms duurkoop kan zijn. Een gratis tool die steeds offline gaat of niet synct met je agenda, kost je op den duur meer in uren frustratie dan een betaalde tool die soepel draait.
Probeer de prijs dus altijd te zien als een investering in je eigen tijd en die van je team. Kies je voor de vaste prijs, of per persoon? Kies je voor de eenvoud of de kracht? De markt heeft voor elk wat wils, van de startende ZZP’er tot de multinational. Kijk goed, probeer de gratis proefversies (die hebben ze bijna allemaal) en maak dan je keuze. Want een goede projectmanager is iemand die overzicht houdt, en dat begint bij de juiste tools.
]]>
Geef een reactie