Projectmanagement software licenties optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de voordelen?
Stel je dit even voor: je bent de bazen van de financiën en je kijkt naar de maandelijkse uitgaven. Je ziet een flink bedrag weggaan naar projectmanagement software. “Goed,” denk je, “we zijn georganiseerd.” Maar dan begin je een beetje te graven. Je ontdekt dat je voor 50 man betaalt, terwijl er misschien maar 30 actief zijn. Of dat de duurste versie wordt gebruikt door iemand die eigenlijk alleen maar een lijstje nodig heeft. Het voelt een beetje alsof je een abonnement op een sportschool betaalt voor iedereen in het kantoor, terwijl alleen de receptioniste echt gaat sporten. Dat is geld weggooien.
Dit fenomeen is helaas de realiteit in veel bedrijven. Licentiekosten kunnen ongemerkt oplopen tot een enorme berg geld die simpelweg de deur uitgaat zonder dat er echt iets voor terugkomt. En het is niet alleen geld; het is ook een risico. Want als er een controle komt (een ‘audit’) en je hebt je licenties niet op orde, dan hangt er een flinke boete boven je hoofd. In dit artikel kijken we naar hoe je dit slim kunt aanpakken. We gaan het hebben over hoe je grip krijgt op die licentie-chaos en waarom het de moeite waard is om hier tijd in te steken.
Waarom eigenlijk zoveel aandacht voor licenties?
Veel managers denken: “Ach, het kost wat het kost. We hebben de software nodig om te werken.” Dat klinkt logisch, maar het is een beetje vaag. “Werksoftware” is vaak een containerbegrip. De een gebruikt het voor complexe planningen, de ander om te zien wie wanneer vrij is. Het probleem ontstaat als je niet weet hoe de licenties precies werken.
Er zijn grofweg twee manieren waarop software aan jou wordt ‘verhuurd’.
De eerste is de Named User. Dit is de meest voorkomende. Je koopt een licentie voor Jan, of voor Marieke. Zolang Jan bestaat in het systeem, betaal je. Of hij nou inlogt of niet. Vervelend genoeg verdwijnen medewerkers soms naar een andere afdeling of gaan ze weg, maar de licentie blijft bestaan. Stiekem staan er dan namen in het systeem van mensen die er allang niet meer zijn.
De tweede vorm is Concurrent Users. Dit is een soort bibliotheek-systeem. Je koopt 10 plekken. Het maakt niet uit wie het is, zolang er maar niet meer dan 10 mensen tegelijkertijd inloggen. Dit is heel handig voor grote groepen die de software maar af en toe gebruiken. Als je hier slim mee omgaat, kun je veel geld besparen. Het vereist wel dat je in de gaten houdt wat er gebeurt, want je wilt natuurlijk niet dat iemand die net wil beginnen een foutmelding krijgt omdat alle plekken vol zijn.
Hoe pak je dit nu slim aan? Een aanpak zonder stress
Je hoeft geen IT-expert te zijn om dit op te lossen. Het gaat er vooral om dat je een plan volgt. Weet je nog hoe je je kledingkast opruimt? Je trekt alles eruit, gooit rotzooi weg, en legt spullen die je niet draagt apart. Dat is precies wat we met licenties gaan doen.
Eerst moet je weten wat je hebt. Dit klinkt saai, maar het is echt de basis. Veel bedrijven weten namelijk niet eens precies hoeveel licenties ze hebben. “We hebben het vast wel ergens staan op een factuur.” Check het! Download de lijsten van de leverancier. Kijk wie er allemaal toegang heeft. Je zult versteld staan van hoeveel namen je tegenkomt.
Vervolgens ga je kijken wie er echt gebruik van maakt. De standaard dashboards van software zeggen vaak weinig. “Iemand is gisteren ingelogd.” Dat zegt niks over hoe lang. Wil je echt weten of de licentie nuttig is, dan moet je weten of de persoon het programma echt gebruikt of alleen inlogt om te kijken of er nieuwe mails zijn.
Zodra je die data hebt, is het tijd voor actie. Je moet weten wat je niet gebruikt. Dit noemt men wel ‘shelfware’ – software die op de plank blijft liggen. En die betaal je voor.
De magie van het oogsten (oftewel harvesting)
Stel je voor dat je ’s ochtends de koelkast open doet. Je ziet melk die over datum is. Gooi je het weg? Ja, natuurlijk. Bij software werkt het helaas niet zo vanzelf. Als je een licentie voor iemand koopt, en die persoon doet er niets mee, dan blijft die licentie vaak jarenlang actief. Zonde.
Hier komt een slimme truc om de hoek kijken: geautomatiseerde licentie-oogst. Dat klinkt ingewikkeld, maar het is gewoon een instelling die je aan zet. Je stelt in: “Als iemand 120 dagen (ongeveer 4 maanden) de software niet heeft aangeraakt, dan halen we de licentie terug.”
Je hoeft niet meteen bang te zijn dat je collega’s boos worden. Een goed systeem stuurt van tevoren een vriendelijk berichtje: “Hé, we zien dat je de software al een tijdje niet hebt gebruikt. Ga je hem nog nodig hebben? Zo niet, dan halen we je toegang er over een week af.” Zo voorkom je frustratie. De licentie gaat dan terug naar een ‘algemene stapel’ en kan worden gebruikt door iemand die hem wél nodig heeft. Dat bespaart direct geld.
Wil je nog meer besparen op de totale kosten van je projectmanagement tools? Dan is het verstandig om breder te kijken dan alleen de licenties. Er zijn talloze manieren om slimmer met je budget om te gaan. Als je hier meer over wilt weten, kun je eens kijken naar specifieke artikelen over Projectmanagement software kosten besparen tips wat zijn de beste en hoe pas je ze toe?. Dat geeft je vaak nieuwe ideeën die verder gaan dan alleen licenties.
Andere slimme zetten: downgrade en conversie
Naast het terugnemen van ongebruikte licenties, kun je ook kijken naar de soort licentie die je hebt gekocht. Veel softwarebedrijven werken met levels. Denk aan Basic, Pro, en Enterprise. De Enterprise versie heeft allerlei toeters en bellen: geavanceerde rapportages, integraties met andere systemen, noem maar op. De Basic versie is simpel.
Het gebeurt vaak dat iedereen in het bedrijf de duurste Enterprise-licentie krijgt, terwijl de meeste mensen maar één of twee simpele functies gebruiken. Dat is dure luiheid.
Een andere strategie is het omzetten van licentievormen. Stel, je hebt veel medewerkers die slechts 5 minuten per week inloggen om een status bij te werken. Die heb je waarschijnlijk geen Named User nodig. Je kunt met de leverancier onderhandelen om deze groep om te zetten naar een Concurrent-pool. Dat scheelt vaak tientallen procenten per jaar.
Goed onderhandelen begint bij goede kennis. Als je weet hoe je contract in elkaar steekt, sta je veel sterker. Een ander belangrijk onderdeel van het managen van je software is namelijk het contract zelf. Sla de kleine lettertjes niet over! Om je te helpen bij het begrijpen van de juridische kant van zaak, is er een artikel dat je misschien interesseert: Projectmanagement software contract optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de voordelen?.
De valkuil: stop met oude systemen!
Een veelgemaakte fout bij de overstap naar betere software (of bij het schrappen van licenties) is dat bedrijven de oude boel niet goed uitzetten. Ze laten oude systemen nog een tijdje ‘voor de zekerheid’ draaien.
Dit is funest. Je betaalt dan vaak voor twee systemen tegelijk. Maar erger nog: je weet niet meer wie waar werkt. Data wordt verspreid. Als je echt wilt besparen, moet je keuzes maken.
Als je besluit dat licentie X niet meer nodig is, of dat iemand overstapt naar een goedkoper pakket, zorg dan dat het oude spul direct uit staat. Archiveer de data die je nodig hebt (bijvoorbeeld in een simpele Excel of PDF) en verwijder de toegang. Hard stoppen heet dat. Alleen zo voorkom je dat je per ongeluk dubbel blijft betalen.
Soms heb je hulp nodig bij het begeleiden van je team naar een nieuwe manier van werken. Software veranderen is niet alleen techniek, het is ook gedrag. Je personeel moet weten hoe ze de tool moeten gebruiken. Als je merkt dat dit een struikelblok is, kan het helpen om te lezen over Projectmanagement software training optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de voordelen?. Immers, als je betaalt voor licenties, wil je wel dat ze optimaal worden benut.
Waarom je hiermee aan de slag moet
Misschien denk je: “Dit klinkt als veel werk. Is het de moeite waard?” Het antwoord is een volmondig ja. De voordelen zijn direct zichtbaar en voelbaar voor je organisatie.
Ten eerste is er de directe kostenbesparing. Dit is het meest voor de hand liggende. Als je 20% van je licenties schrapt of downgraded, hou je tienduizenden euros over in een gemiddelde organisatie. Dat is geld dat je kunt investeren in andere dingen, zoals bonussen, nieuwe projecten of betere koffie op de werkvloer.
Ten tweede de risk management. Niemand zit te wachten op een brief van de softwareleverancier met de mededeling dat er een audit komt. Als je je boekhouding niet op orde hebt, kan dat een enorme boete betekenen. Door actief te meten wat er werkelijk gebeurt, ben je altijd voorbereid. Je kunt precies aantonen wie wat gebruikt en waarom.
Ten derde, en misschien wel het belangrijkst voor de lange termijn, is de onderhandelingspositie. Stel je voor dat je volgend jaar het contract moet verlengen. De leverancier zegt: “We gaan 10% duurder worden, want iedereen gebruikt de software intensief.”
Jij opent je rapportage. Je ziet dat 30% van de gebruikers de software amper aanraakt. Je kunt nu zeggen: “Laten we het hebben over de prijs. Wij hebben data die aantoont dat we eigenlijk minder licenties nodig hebben. Laten we kijken naar een betere deal.”
Dat is een enorm krachtig iets. Je koopt niet langer op basis van angst of giswerk, maar op basis van feiten. Je bent geen slachtoffer meer van wat de verkoper je wil verkopen, maar je bepaalt zelf wat je nodig hebt.
Kortom: optimaliseren van licenties is niet alleen een klusje voor de boekhouding. Het is een strategische zet die je bedrijf slimmer, veiliger en goedkoper maakt. Het begint met simpelweg kijken naar wat er écht gebeurt in je systemen.
En tot slot: vergeet niet dat software slechts een middel is. Als je het gevoel hebt dat je nog niet het maximale uit je projectmanagement processen haalt, ongeacht de software, dan kan het helpen om breder te kijken. Soms is het verbeteren van de ondersteuning net zo belangrijk als het verbeteren van de licenties. Projectmanagement software support optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de voordelen? kan je hier misschien inspiratie geven.
Door op deze manier te werk te gaan, zorg je dat elke euro die je uitgeeft voor projectmanagement software ook daadwerkelijk bijdraagt aan de successen van je projecten.
Je hoeft niet alles in één keer te doen. Begin klein. Open vandaag nog je gebruikerslijst. Kijk wie er allemaal staat. Vergelijk dat met de afgelopen drie maanden. Je zult waarschijnlijk al snel zien waar je geld weglekt. En vanuit dat punt kun je stap voor stap je licentiebeheer optimaliseren. Het is een kwestie van beginnen, en de rest volgt vanzelf. Je portemonnee zal je dankbaar zijn.
]]>
Geef een reactie