Projectmanagement software KPI’s hoe meet je ze en wat zijn de belangrijkste indicatoren?
Je kent het wel: je zit midden in een project, de deadline nadert en eigenlijk weet je niet precies hoe het ervoor staat. De teamleden zeggen dat het “wel goed gaat”, maar klopt dat echt? In de wereld van projectmanagement draait het niet alleen om een goed gevoel. Het draait om feiten. En die feiten haal je uit je projectmanagement software, mits je weet wat je moet meten. Dat zijn de KPI’s: Key Performance Indicatoren. Het klinkt heel formeel, maar in de basis is het gewoon een manier om je werk te meten. Zonder data ben je namelijk gewoon aan het gokken.
Veel mensen denken dat KPI’s alleen voor de grote baas zijn of voor ingewikkelde financiële rapporten. Dat is jammer, want de juiste KPI’s helpen jou juist om je werk leuker en makkelijker te maken. Ze laten zien waar het misgaat, zodat je het kunt fixen voordat het een ramp wordt. Of ze laten zien hoe goed je team presteert, zodat je die complimenten kunt uitdelen die zo hard nodig zijn. In dit artikel duiken we in de wereld van de getallen, maar wel op een manier die je echt kunt begrijpen en gebruiken. We gaan het hebben over geld, tijd, kwaliteit en natuurlijk de mensen.
De basis: geld en tijd zijn de koningen
Laten we beginnen met het onderdeel waar de meeste projecten op vastlopen: geld en tijd. Of eigenlijk: budget. In de professionele projectwereld is er een standaardmethode die je vaak hoort voorbijkomen: Earned Value Management (EVM). Dat klinkt ontzettend ingewikkeld, maar het is eigenlijk een slimme manier om te kijken of je geld oplevert.
Stel je voor: je bent een schilder. Je hebt een budget van 1000 euro om een muur te schilderen. Je bent halverwege en je hebt al 600 euro uitgegeven. Kijk je alleen naar wat je hebt uitgegeven, dan denk je: “Oh jee, ik zit al over budget!”. Maar als je de muur al helemaal hebt geschilderd, dan ben je eigenlijk heel efficiënt. Hier komt het concept van Werkwaarde (Earned Value) om de hoek kijken. Deze waarde zegt: hoeveel geld had ik moeten uitgeven voor het werk dat ik nu af heb? Als je de helft van de muur geschilderd hebt, heb je de helft van je waarde “verdiend”.
Je software kan deze berekening voor je doen. Je voert in hoe ver je bent en wat het kost, en de software geeft je de klassiekers: CV (Cost Variance) en CPI (Cost Performance Index). De CV vertelt je of je onder of over budget bent. De CPI vertelt je hoe efficiënt je bent. Een CPI van 1.2 betekent dat je super efficiënt bent: je krijgt meer waarde voor je geld. Een CPI van 0.8 betekent dat je kosten te hoog zijn voor wat je oplevert. Het is een rode vlag die je vroeg in de gaten moet houden. Zorg dat je weet hoe je die in je dashboard zet!
Kwaliteit checken: is het wel goed wat we doen?
Een project kan op tijd en binnen budget zijn, maar als het resultaat ruk is, heb je nog steeds gefaald. Kwaliteit meten is vaak lastiger, maar het kan wel. Een veelgebruikte indicator is de Defect Density. Dit klinkt als een term uit de biologie, maar het betekent eigenlijk: hoeveel bugs of fouten zitten er in een stuk werk?
Als je software bouwt, meet je dit vaak per regel code. Maar voor de meeste bedrijven is een makkelijkere maatstaf het aantal taken of modules. Stel: je levert 10 taken op. De klant meldt er 2 terug met fouten. Dan is je kwaliteit op dit moment 20% “niet goed”. De truc is om dit te meten via je software. Gebruik je tool om taken te markeren als ‘Defect’ of ‘Teruggekomen’. De software kan dan een percentage berekenen.
Een andere belangrijke is de Scope Creep Index. Dit gaat over functies die erbij komen terwijl je al bezig bent. Je kent het wel: “Kan er ook nog even dit knopje bij?” In een goede software vul je wijzigingsverzoeken in. Door te tellen hoeveel van die verzoeken je goedgekeurd krijgt ten opzichte van je originele plan, krijg je een getal. Een hoog getal betekent dat je scope aan het uitdijen is (scope creep), wat vaak leidt tot uitstel en extra kosten. Je software helpt je om dit beheersbaar te maken door duidelijk te laten zien wat de impact is.
Hoe druk is het team echt? De menselijke maat
Nu komen we bij de meest interessante KPI’s: die over het team. Want uiteindelijk draait alles om de mensen die het werk doen. Als je team ongelukkig is, stort de boel in. Een veelgebruikte term in de software-wereld is Velocity. Velocity betekent ‘snelheid’. Het meet hoeveel werk (in punten) een team in een bepaalde tijd (een sprint) aflevert.
Het is verleidelijk om Velocity zo hoog mogelijk te willen jagen, maar dat is een valkuil. Velocity gaat vooral over voorspelbaarheid. Als een team consistent 20 punten per week doet, weten we waar we aan toe zijn. De software kan hier mooie grafieken van maken. Zie je opeens een dip? Dan is er misschien iets aan de hand. Iemand is ziek, of er zit een enorm ingewikkeld blok werk in de weg. Dit soort leading indicators helpen je om tijdig bij te sturen.
Een andere hele belangrijke voor elk team is de Cycle Time. Dit is de tijd die een enkele taak nodig heeft om af te ronden. Vanaf het moment dat je ermee begint tot het moment dat het ‘Klaar’ is. Waarom is dit zo belangrijk? Omdat het frustratie meet. Als het weken duurt voordat een simpele taak af is, zit er ergens een blokkade. Misschien wacht het team op feedback, of is de taak onduidelijk. Door je software te gebruiken om deze tijd te meten, ontdek je de bottlenecks in je eigen proces. Vaak zie je dan dat het niet aan de capaciteit ligt, maar aan de doorstroom.
Wil je hier meer over weten? Dan is het slim om verder te lezen over Projectmanagement software productiviteit hoe meet je het en wat zijn de methoden?. Hierin duiken we dieper in op hoe je de productiviteit van je team inzichtelijk maakt zonder een Big Brother-gevoel te creëren. Het gaat er namelijk om dat je het team helpt om efficiënter te werken, niet om ze te controleren.
De klant is koning (maar wat vinden ze echt?)
De absolute waarheid over je project komt van de klant. Dit zijn vaak de ‘Lagging Indicators’, oftewel resultaten uit het verleden. De bekendste zijn CSAT (Customer Satisfaction) en NPS (Net Promoter Score). CSAT is simpelweg een cijfer: hoe tevreden was je met dit onderdeel? NPS meet de loyaliteit: zou je ons aanraden?
Veel projectmanagement software heeft tegenwoordig functies om deze vragen direct te stellen na het afronden van een taak. Dat is krachtig. Want wat is er mooier dan directe feedback? Als je ziet dat een bepaald type werk altijd een lage score krijgt, weet je dat je daar iets aan moet verbeteren.
Een specifiekere KPI is de First Time Fix Rate. Dit is voor service- of support-teams. Hoe vaak lossen we een probleem in één keer op? Als je deze meet via je software, weet je hoe effectief je team echt is. Een hoge score (boven de 70%) betekent blijere klanten en minder werk voor het team op de lange termijn. Dit is vaak een sterke indicatie van het algemene Projectmanagement software efficiëntie hoe meet je het en wat zijn de methoden?. Het gaat hier echt om de kwaliteit van de oplossing, niet alleen de snelheid.
Wat moet je nou echt meten?
Er zijn honderden KPI’s te verzinnen. De valkuil is dat je er te veel gaat gebruiken. Dan zie je door de bomen het bos niet meer. De truc is om je te richten op een kernset. Een set die jou vertelt wat er op dit moment speelt.
Probeer je te focussen op de “Triple Constraint” (het driehoekje van scope, tijd en geld). Als je die drie in de gaten houdt, heb je al 80% van de controle te pakken. Daarnaast kijk je naar de doorlooptijd (Cycle Time) en de kwaliteit (Defect Density). Dat is eigenlijk alles wat je nodig hebt om een project goed te sturen.
In je software betekent dit: stel dashboards in die deze 4 of 5 getallen prominent laten zien. Zorg dat het in één oogopslag duidelijk is. Groen is goed, oranje is waarschuwing, rood is alarm. Zo maak je van data geen wetenschap, maar een handig hulpmiddel voor je dagelijkse werk.
Op zoek naar de algemene basis van wat je allemaal kunt meten? De volgende link kan je hierbij helpen: Projectmanagement software metrics hoe meet je ze en wat zijn de belangrijkste indicatoren?. Dit is de moeite waard als je wilt weten wat het verschil is tussen een ‘metric’ en een ‘KPI’.
Gebruik de kracht van data
Het meetbare gedeelte is stap één. Stap twee is wat je er mee doet. Veel software tools hebben prachtige analyse mogelijkheden. Dit is waar je de trends ziet. Zie je dat je CPI langzaam daalt over meerdere projecten? Dan zit er misschien een structureel probleem in je offerteproces. Zie je dat de Cycle Time omhooggaat als je met nieuwe developers werkt? Dan is er een leercurve nodig.
Gebruik deze analyses om slimmer te werken. Je hoeft geen data scientist te zijn. Je hoeft alleen maar te kijken naar de lijnen omhoog en omlaag. Waarom gaat het omhoog? Laten we dat vaker doen. Waarom gaat het omlaag? Laten we dat stoppen.
Wil je echt leren hoe je de analyse-modus van je software optimaal benut? Dan raad ik je aan om dit artikel te lezen: Projectmanagement software analytics hoe gebruik je ze en wat zijn de voordelen?. Het helpt je om de vertaalslag te maken van ‘een hoop getallen’ naar ‘een helder verhaal’.
Uiteindelijk draait het erom dat je de KPI’s gebruikt om het leven makkelijker te maken. Niet om jezelf of je team te pijnigen met getallen. Ze zijn een kompas. Als je weet hoe je CPI berekend wordt, weet je hoe je efficiënter kunt zijn. Als je je Cycle Time kent, weet je waar je tijd verliest. En als je weet hoe je de productiviteit van je team meet, dan zorg je ervoor dat ze met plezier blijven werken. En dat is uiteindelijk de allerbelangrijkste KPI die er bestaat.
]]>
Geef een reactie