Projectmanagement software kosten per maand vergelijken wat zijn de verschillen en waarom?

Projectmanagement software kosten per maand vergelijken wat zijn de verschillen en waarom?

Je bent op zoek naar nieuwe software voor je team. Iedereen moet taken kunnen zien, deadlines bijhouden en misschien ook wel bestanden delen. Je typt in: “prijzen projectmanagement software”. Wat er dan gebeurt, is best een beetje chaos. Je ziet overal bedragen staan: €8, €20, €99. Soms zie je zelfs helemaal geen prijs. Hoe moet je dan ooit een goede keuze maken?

Het lastige is dat de prijs op het etiket vaak niet de echte prijs is die je uiteindelijk betaalt. Sommige bedrijven rekenen per persoon, andere vragen een vast bedrag voor je hele team. En dan heb je ook nog de functies die soms wel en soms niet inbegrepen zijn. Laten we het helder maken, zonder moeilijke termen.

Hoe rekenen ze de prijs eigenlijk?

Er zijn grofweg drie manieren waarop softwarebedrijven hun geld vragen. De meest bekende is de ‘per gebruiker’ methode.

Je betaalt simpelweg een bedrag voor iedereen die in het systeem werkt. Stel: het kost €10 per persoon per maand en je team telt 10 mensen, dan ben je €100 per maand kwijt. Dit is heel eerlijk, want als je team groeit, betaal je meer. Maar, en hier zit het gevaar, als je een account hebt voor een werknemer die er maar één keer per week op inloggt, betaal je nog steeds het volle bedrag. Sommige bedrijven proberen dit op te lossen door alleen te rekenen voor de ‘actieve’ gebruikers van die maand, dat scheelt soms.

Een tweede manier is de ‘vaste prijs’ of ‘flat fee’. Hier betaal je één bedrag, ongeacht of je team nu 10 of 50 mensen groot is. Dit voelt voor veel managers als een warm bad, want je weet precies wat het kost. Zolang je onder een bepaald maximum aantal gebruikers blijft, verandert er niets. De valkuil hier is dat dit bedrag vaak best hoog is, en als je team net kleiner is dan de limiet, ben je misschien duurder uit dan bij de per-persoon methode.

De laatste, en zeer aantrekkelijke, optie is de gratis versie. Dit heet ‘Freemium’. Je mag het programma gratis gebruiken, maar als je echt serieuze dingen wilt doen – zoals onbeperkt projecten aanmaken of zien hoeveel tijd iedereen kwijt is – dan moet je gaan betalen. Het is een lokkertje, en het werkt goed, maar bedenk goed of de gratis versie je echt verder helpt of dat je na twee weken alsnog moet betalen om je werk te doen.

Waarom scheiden de kosten zich zo snel?

Je ziet vaak dat de prijs omhoogschiet zodra je van de goedkoopste versie naar de volgende stap gaat. Waarom eigenlijk? Wat krijg je daarvoor?

In de goedkoopste versie (vaak ‘Basis’ of ‘Starter’ genoemd) kun je takenlijstjes maken entaken aan elkaar koppelen. Dat is het. Prima voor een heel klein team dat een boodschappenlijstje deelt.

Maar zodra je team groter wordt, krijg je andere problemen. Wie werkt er aan wat? Wie heeft er tijd over? Kunnen we het geld dat we aan dit project besteden wel terugverdienen? Hier komen de duurdere pakketten om de hoek kijken. Ze bieden dan functies als resource management (wie kan wat aanpakken?), automatisering (als taak A af is, start automatisch taak B) en veel uitgebreidere rapportages. De sprong in kosten is vaak de moeite waard, want het bespaart je na twee maanden al veel tijd (en dus geld).

Een tip: check altijd of de tool die je wilt aanschaffen ook integraties heeft met andere programma’s die je al gebruikt, zoals je e-mail of boekhoudprogramma.

Wil je precies weten hoe je die stap van gratis naar betaald het beste aanpakt? Dan is het handig om te weten hoe je kosten van software kunt analyseren. Dat geeft je rust.

Let op de verborgen kosten

Er is een reden waarom bedrijven soms lage bedragen op hun website zetten. Ze verdienen hun geld vaak met extraatjes. Dit zijn de ‘add-ons’. Dit zijn functies die je erbij moet kopen, soms zelfs per stuk.

Een bekende kostenpost is tijdregistratie. Wil je precies bijhouden hoe lang iemand aan een specifieke opdracht heeft gewerkt (belangrijk voor de facturatie!), dan moet je vaak bijbetalen. Ook geavanceerde automatisering zit vaak achter een betaalmuur. Je betaalt dus voor de software, en vervolgens weer voor de motor die die software slim maakt.

Sommige tools gaan nog verder en bieden een alles-in-één pakket. Ze combineren projectmanagement met uren schrijven én facturen versturen. Dan betaal je in één keer €50 per maand, terwijl je anders drie verschillende losse programma’s nodig had die samen €60 kosten. Dit maakt de vergelijking lastig, want je moet voor jezelf bepalen of je één goede tool wilt of liever losse specialisten inhuurt.

Omdat geld besparen vaak toch wel een dingetje is, is het slim om te kijken naar de manieren om prijzen te vergelijken. Dan voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan.

Is het maandbedrag alles wat je kwijt bent?

Denk ook aan de dingen die niet in het maandbedrag staan. Dit heet soms de totale kosten, en dat is meer dan alleen de huur van de software.

Stel je voor: je koopt een super uitgebreid systeem. Je bent €40 per persoon per maand kwijt. Maar voordat iedereen er fatsoenlijk mee kan werken, moet er eerst een expert langskomen om het in te richten. Die vraagt €2000 voor drie dagen werk. Daarna moet je team getraind worden. Tijd die ze niet aan hun eigen werk besteden. Dat telt allemaal mee.

Vooral bij de duurdere ‘Enterprise’ pakketten (die vaak bedoeld zijn voor honderden gebruikers) zitten dit soort eenmalige kosten vaak verstopt. Ze zijn nodig om het systeem draaiende te krijgen, maar ze maken het eerste jaar opeens veel duurder dan je had gerekend.

Vergelijk je dit met een simpelere tool die je zelf opzet? Dan verdien je die €2000 implementatiekosten misschien nooit terug. Het is een afweging.

Het helpt om vooraf een berekening te maken van de totale investering. Artikelen over de totale kosten geven vaak een lijstje van dingen die je makkelijk over het hoofd ziet. Handig voor je begint!

Welk bedrag past bij jouw team?

Om het af te sluiten: hoe kies je nu?

Als je een klein team bent of net begint: Zoek naar de ‘Freemium’ of de laagste ‘Per Gebruiker’ prijs. Je wilt geen honderden euro’s per maand betalen voor functies die je nog niet nodig hebt. Zorg wel dat je de optie hebt om later uit te breiden.

Als je team aan het groeien is: Dit is het moment dat de goedkoopste versie vaak tekortschiet. De stap naar de middenmoot (Mid-Tier) is hier cruciaal. Je betaalt misschien wel het dubbele per persoon, maar je krijgt functies als automatisering en geavanceerde planning. Die tijdswinst betaalt de extra kosten vaak vanzelf terug.

Als je een groot bedrijf bent: Dan kijk je naar ‘Flat Fee’ (vaste prijs) of Enterprise. Waarom? Omdat je budgetzekerheid nodig hebt. Je wilt niet dat je plotseling 20% meer gaat betalen omdat er tien nieuwe stagiairs bijkomen. Daarnaast is support heel belangrijk; je kunt je niet permitteren dat de tool het begeeft zonder dat er iemand direct naar kijkt.

Een laatste tip: voordat je definitief kiest, is het verstandig om te weten hoe je dit soort kosten over een langere periode kunt bekijken. Soms is een jaarcontract veel voordeliger. Lees hier meer over jaarlijkse kosten vergelijken.

Kortom: Kijk niet alleen naar het getal dat in de grote letters staat. Reken uit wat je echt nodig hebt, voor hoeveel mensen, en wat het je oplevert. Dan koop je geen dure Ferrari om boodschappen mee te doen, maar een auto die precies bij je past.

]]>