Projectmanagement software kosten per jaar wat is normaal en wat is redelijk?
Je staat op het punt om geld uit te geven. Misschien veel geld. En je wilt natuurlijk niet de hoofdprijs betalen voor iets wat je voor de helft van de prijs had kunnen krijgen, maar je wilt ook geen miskoop doen die je team straks alleen maar frustreert. Het zoeken naar de juiste projectmanagement software voelt soms alsof je een auto koopt zonder een rijbewijs te hebben: je weet dat je vier wielen nodig hebt, maar hoeveel vermogen is genoeg?
De wereld van software is er een van getallen. Vooral van getallen die per maand worden weergegeven. Dat is fijn voor de portemonnee op de korte termijn, maar als je gaat rekenen, is de jaarlijkse bijdrage vaak een betere graadmeter voor wat er écht van je verwacht wordt. Laten we het eens rustig op een rijtje zetten, zonder de saaie grafieken en complexe berekeningen. Wat betaal je nu eigenlijk echt?
De basis: wat is nu eigenlijk een ‘normale’ prijs?
Stel, je begint met zoeken. Je ziet overal bedragen staan als $12 of $20 per persoon, per maand. Dat klinkt lekker betaalbaar. Maar let op: de meeste aanbieders geven je een aardige korting als je meteen voor een heel jaar betaalt. Dat scheelt vaak zo’n 15% tot 20%. Als je de rekensom maakt (maandbedrag x 12, en dan die korting er af), kom je al snel op een andere realiteit.
Als we kijken naar de simpelere tools – denk aan digitale bureaubladen waar je kaartjes op versleept – dan zit je vaak op een bedrag vanaf ongeveer €95 tot €135 per persoon per jaar. Dat is de basis. Voor de iets uitgebreidere programma’s, die al wat meer opties hebben om taken te verdelen en deadlines bij te houden, ligt dat bedrag vaak rond de €130 tot €150 per jaar. Dit is de start. Dit is wat de markt nu eenmaal doet.
Nu wordt het interessant. Want ‘normaal’ is leuk, maar is het ook ‘redelijk’ voor jou?
Hoe complexer, hoe duurder: wat is redelijk?
De reden dat prijzen zo uiteenlopen, heeft vooral te maken met wat je met de software wilt doen. Het is logisch dat een programma dat alleen notities bijhoudt minder kost dan een systeem dat je hele bedrijfsvoering stuurt. Laten we de markt wat fijner indelen, zodat jij weet in welk hokje je jezelf moet zoeken.
De zzp’er of de micro-ondernemer
Als je voor jezelf werkt, of met z’n tweetjes, hoef je echt niet de hoofdprijs te betalen. Je bent vaak al blij als het een beetje overzichtelijk is. Veel tools hebben gratis versies voor kleine teams, of kosten je hooguit €150 per persoon per jaar. Je hebt dan de basisfuncties: takenlijstje, een kalender, misschien een bestandsdeel-functie. Dat is vaak prima. Waarom betalen voor functies die je nooit gebruikt?
Het groeiende team (het MKB)
Zodra je met een man of tien tot vijftig bent, verandert de behoefte. Dan is het niet meer genoeg dat Janijs een taakje aanmaakt; het moet ook duidelijk zijn wie wat doet, hoelang het duurt en of het binnen het budget past. In deze hoek van de markt zie je de prijzen stijgen naar een gebied van €300 tot €600 per persoon per jaar. Waarom? Omdat hier vaak de functies voor tijdregistratie en uitgebreidere rapportages standaard inzitten. Dat is nodig om orde te houden in de chaos.
De grote speler (Enterprise)
Heb je een enorm bedrijf met honderden medewerkers en ingewikkelde projecten? Dan werken de grote jongens vaak met offertes op maat. De bedragen per persoon kunnen dan oplopen tot ver boven de €600 per jaar, maar vaak krijg je er dan ook wel wat voor terug: complete planningen van wie wélke uren aan welk project besteedt, enorme beveiliging en koppelingen met je financiële systemen.
De add-ons: de stille kostenverhogers
Hier zit hem vaak de kneep. Je kiest een pakket wat ‘normaal’ lijkt qua prijs, maar dan blijkt dat de functies die je écht nodig hebt, pas in een duurder pakket zitten. Of het zijn extra’s die je er los bij moet kopen. Dit is wat vaak de prijs opdrijft van ‘normaal’ naar ‘redelijk’ (maar wel nodig).
Tijdregistratie
Wil je weten of je project winstgevend is? Of wil je uren declareren bij klanten? Dan moet je kunnen timen. Dat is vaak niet standaard in de goedkoopste pakketten. Tel daar zo’n €10 tot €20 per maand per persoon bij op, en je jaarbedrag schiet omhoog.
Automatisering
Dit is hip. Het heet vaak ‘Workflows’ of ‘Automations’. Als je taken automatisch wilt doorzetten van de ene persoon naar de ander zodra ze af zijn, dan betaal je vaak extra. Dit kan zomaar €20 tot €50 per maand per persoon schelen. Zeker de moeite waard om te checken of je dit echt nodig hebt. Ook over Automatisering projectmanagement software mogelijk en wat zijn de mogelijkheden? kun je meer lezen.
Integraties
Wil je dat je software praat met je e-mailprogramma of je boekhouding? Meestal gaat dat prima, maar voor specifieke of complexe koppelingen moet je soms extra betalen.
Om te bepalen wat voor jou redelijk is, moet je dus eerst weten wat je nodig hebt. Wil je weten hoe de prijzen per gebruiker nou precies werken? Dan is het handig om te kijken naar Projectmanagement software prijs per gebruiker wat is normaal en wat is redelijk?.
De verborgen kosten: waar let je op?
Niemand houdt van onverwachtse rekeningen. Toch zijn er een paar dingen die vaak vergeten worden bij het afsluiten van een contract. Als je een prijs per jaar afspreekt, is het vaak voordeliger dan per maand betalen. Dat is fijn. Maar je zit dan wel voor 12 maanden vast.
Stel: je team groeit in december van 10 naar 15 man. Je moet dan vaak bijbetalen voor die extra vijf gebruikers tot het einde van het contract. Of je betaalt voor een ‘premium support’ pakket omdat je bang bent dat er iets misgaat. Terwijl de gratis support bij de meeste bedrijven prima is. Wees scherp op wat er in het contract staat over opslagruimte (want die zit vaak wel vol) en trainingen. Een training kan een eenmalige investering zijn, die de totale kosten in het eerste jaar flink opstrijken.
Het is dus slim om je eerst goed in te lezen over de algemene kosten. Hoe zit dat precies met die maandbedragen? Misschien is Projectmanagement software kosten per maand wat is normaal en wat is redelijk? een nuttige aanvulling voor je.
Hoe vind jij jouw ‘redelijke’?
Er is zoveel keuze. Als je alles op een rijtje zet, kan het overweldigend zijn. Soms wil je gewoon iets wat werkt, zonder al te veel gedoe. Wat helpt, is om je budget te bepalen aan de hand van het probleem dat je oplost. Heb je nu totale chaos en verlies je geld? Dan is een investering van €500 per persoon per jaar misschien nog steeds een koopje, als het je maar genoeg tijd en dus geld bespaart.
Maar als je gewoon je takenlijst wilt bijhouden, hoef je echt niet het allerduurste pakket te nemen. Soms zijn de ‘goedkope’ projectmanagement software oplossingen juist de beste keuze. Waar je op moet letten als je voor de lagere prijsklasse gaat? Dat lees je hier: Goedkope projectmanagement software waar moet je op letten om kwaliteit te krijgen?.
Uiteindelijk is de ‘normale’ prijs voor een goede basis rond de €100 tot €150 per persoon per jaar. Als je serieus aan de slag gaat met tijdmeting en wat geavanceerdere planning, dan wordt een bedrag tussen €350 en €550 per persoon per jaar een realistische en redelijke prijs.
Begin klein, kijk wat je echt mist, en upgrade later. Dat is vaak een veiliger weg dan meteen het duurste abonnement afsluiten en erachter komen dat je de helft van de functies niet gebruikt.
]]>
Geef een reactie