Projectmanagement software kosten optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Projectmanagement software kosten optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Een project leiden is al complex genoeg zonder dat de software die je gebruikt een gat in je budget slaat. Je kent het wel: je start met een goedkope proefversie, iedereen is enthousiast, en voor je het weet betaal je een godsvermogen voor licenties, extra’s en integraties waar je misschien nog niet eens aan toe bent. Het optimaliseren van deze kosten is geen rocket science, maar het vraagt wel om een slimme aanpak. Laten we eens kijken hoe je de touwtjes in handen krijgt zonder in te leveren op kwaliteit.

Begrijpen wat het echt kost (TCO)

Veel bedrijven kijken alleen naar de maandelijkse prijs per gebruiker. Dat is een beetje zoals een auto kopen en alleen naar de aanschafprijs kijken, maar vergeten dat je ook nog brandstof, verzekering en onderhoud nodig hebt. In de wereld van software noemen we dat de Total Cost of Ownership (TCO). Het gaat om het totaalplaatje over een periode van drie tot vijf jaar.

Stel je voor dat je een heel nieuw systeem gaat implementeren. De kosten die je direct ziet, zoals de aanschaf of het eerste abonnement, zijn slechts het topje van de ijsberg. Vergeet de kosten voor installatie, het overzetten van al je oude data en de training voor je team niet. Zodra je draait, komen de lopende kosten. Die licentie is misschien goedkoop, maar wat als je honderden euro’s per maand moet betalen voor extra opslagruimte of voor elke koppeling die je maakt met je boekhoudsoftware? Dat zijn de kosten die soms ongemerkt oplopen.

En dan is er nog de vraag: wat gebeurt er als je stopt? Sommige aanbieders maken het je moeilijk om je data te exporteren, of ze rekenen een boete als je te vroeg opzegt. Die exit-kosten horen er ook bij. De echte truc is om leveranciers te vragen om een offerte voor drie of vijf jaar inclusief alle mogelijke extra’s, zodat je geen vervelende verrassingen krijgt.

Direct besparen: je licenties op orde brengen

Hier gaat het vaak mis, en hier valt ook het meeste te besparen. Veel bedrijven betalen voor licenties die ze niet gebruiken. Je kent het wel: Janneke is vertrokken, maar haar account blijft maandelijks geld kosten. Of iedereen heeft een duur ‘Pro’ abonnement, terwijl ze alleen de basisfuncties gebruiken. Dit is pure verspilling.

Een licentie-audit klinkt zwaar, maar het is heel simpel. Kijk eens per kwartaal wie er daadwerkelijk inlogt. Wie zit er elke dag in de software en wie heeft de app twee maanden geleden voor het laatst geopend? Voor die laatste groep hoef je misschien geen volwaardige licentie te betalen. Misschien is een goedkoper type account of een ‘gast’-account voldoende. Soms kun je overstappen op een model waar je alleen betaalt voor actieve gebruikers, wat een hoop geld scheelt.

Ook slim onderhandelen hoort hierbij. Ga je contract verlengen? Begin daar op tijd mee, bijvoorbeeld drie maanden van tevoren. Zo creëer je ruimte om te praten over een betere prijs. Vraag je ook af: hebben we echt de allerlaatste update nodig? Vaak werkt een iets oudere versie prima en is die zelfs stabieler. Of kijk eens naar de optie om tweedehands licenties te kopen, mits dit contractueel goed geregeld is. Dit kan een flinke hap uit de kosten schelen.

Verborgen kosten in de gaten houden

Je hebt een tool gekozen en betaalt netjes elke maand. Toch kunnen de kosten stiekem groeien. Denk bijvoorbeeld aan integraties. Je wilt je projectmanagementsoftware koppelen aan je CRM-systeem, je e-mailprogramma en misschien wel je facturatie-tool. Handig, maar sommige bedrijven rekenen extra voor elke ‘API-call’ of elke actieve integratie. Zorg dat je van tevoren weet wat dit kost, zodat je niet voor een verrassing komt te staan als je bedrijf groeit.

Een ander punt is maatwerk. Het is verleidelijk om de software precies op maat te laten maken voor je bedrijf. Maar elke aanpassing die ontwikkelaars maken, kost geld en maakt toekomstige updates vaak moeilijker. Probeer zo veel mogelijk te werken met de standaardfuncties. Als je de software slim gebruikt, kom je vaak al een heel eind. Het inregelen van je eigen processen in de software is vaak slimmer dan de software op maat laten snijden.

Gelukkig kun je de software zelf ook inzetten om kosten te besparen. Door bijvoorbeeld je budgetten en uren strikt bij te houden in het systeem, zie je direct of je project te duur wordt. Sommige systemen waarschuwen je vanzelf als de kosten uit de pas lopen. Zo kun je bijsturen voordat het écht een probleem wordt.

Hoeveel gebruikers heb je écht nodig?

Dit klinkt logisch, maar het is de moeite waard om hier nog eens apart bij stil te staan. Want soms loopt het aantal gebruikers ongemerkt op. Een handige manier om te besparen is door kritisch te kijken naar wie er allemaal toegang heeft. Wil je echt dat iedereen in het bedrijf toegang heeft tot elk project, of is een gedeelde agenda of een ‘gast’-link voor externe partners voldoige?

Overweeg je de inrichting van je gebruikers. Misschien zitten er nu teveel mensen in een duur ‘admin’ niveau, terwijl ze alleen taken hoeven afvinken. Door het aantal gebruikers te optimaliseren, schiet de besparing er vaak direct in. Wil je hier meer over weten? Lees dan verder over Projectmanagement software gebruikers optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de voordelen?. Het kan je helpen om kritisch te kijken naar wie er echt toegang nodig heeft.

Als je dan toch bezig bent met optimaliseren, kijk dan ook meteen naar de functies die je gebruikt. Waarom betalen voor complexe rapportagetools als je team alleen een simpele takenlijst nodig heeft? Soms is eenvoud sneller en goedkoper. De kunst is om te zorgen dat je betaalt voor wat je nodig hebt, en niet voor wat de verkoper je wil verkopen. Lees hier meer over de voordelen van het afstempelen van je functionaliteiten: Projectmanagement software features optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de voordelen?.

Dilemma’s en praktische stappen

Je loopt vast. De factuur komt binnen en het bedrag is hoger dan gedacht. Of de software werkt niet zoals beloofd. Wat nu?

Allereerst: paniek is nooit de oplossing. Als je geld tegoed hebt of denkt dat je teveel hebt betaald, is er vaak een mogelijkheid om een refund aan te vragen. Dit hangt wel af van de voorwaarden van je contract. Lees die goed door. We hebben hier een handig artikel over geschreven die je kan helpen: Projectmanagement software refund is dit mogelijk en wat zijn de voorwaarden?. Je zou verbaasd zijn hoe vaak je recht hebt op geld terug, maar het niet weet.

Daarnaast zijn er natuurlijk altijd technische hobbels. Soms loopt de betaling niet goed door, of zit er een storing in de software waardoor je productiviteit stilvalt. In dat geval is het goed om te weten wat je rechten zijn. Kun je compensatie krijgen? Moet je het abonnement opzeggen? In ons stuk over betalingsproblemen lees je hoe je dit het beste kunt aanpakken: Projectmanagement software betalingsproblemen wat te doen en wat zijn de oplossingen?.

Een strategische vraag die je jezelf moet stellen, is of je misschien wel een heel ander type software nodig hebt. Is wat je nu hebt te duur geworden voor wat het oplevert? Soms is overstappen naar een open-source alternatief een goed idee, maar bedenk wel: gratis software is vaak duurder in tijd en onderhoud. Zorg dat je een kosten-batenanalyse maakt voordat je overschakelt.

Probeer altijd te benchmarken. Wat betalen vergelijkbare bedrijven voor soortgelijke tools? Als je veel meer betaalt voor ongeveer hetzelfde, dan is het tijd om het gesprek aan te gaan met je leverancier. En wees kritisch. Vraag je af: helpt deze software ons echt om efficienter te werken dan onze concurrenten? Zo niet, dan is het tijd voor verandering.

Door deze stappen te volgen, houd je de controle over je kosten en haal je het maximale uit je projectmanagementsoftware zonder onnodig veel geld uit te geven.

]]>