Projectmanagement software kosten besparen hoe doe je dit en wat zijn de methoden?
Laten we eerlijk zijn: een nieuwe tool voor je team uitzoeken voelt vaak als winkelen met een blinddoek op. Je ziet een lage prijs staan, klikt op ‘Abonneren’ en denkt: “Gefikst!”. Maar een maand later zit je met een groep verwarde collega’s en een factuur die veel hoger is dan je dacht. Het geheim van slimme kostenbesparing zit niet in de allergoedkoopste optie kiezen. Het zit hem in het begrijpen wat je écht nodig hebt en wat de software op de lange termijn kost. We gaan het niet hebben over ingewikkelde spreadsheets, maar over praktische stappen die je meteen kunt toepassen.
De belangrijkste vraag: wat is de totaalprijs?
Stel je voor dat je een auto koopt. Je kijkt naar de stickerprijs op de ruit, maar vergeet de verzekering, de benzine en het onderhoud niet. Zo werkt het ook met software. De maandelijkse prijs die je ziet is slechts het begin. De echte kosten liggen vaak verstopt in de tijd die je kwijt bent aan het inrichten van de tool, het trainen van je collega’s en het koppelen aan andere systemen die je al gebruikt. Dit heet de ‘Total Cost of Ownership’ (TCO), oftewel: wat het je allemaal bij elkaar kost. Pas als je dat inzichtelijk maakt, weet je of je echt goedkoop uit bent.
Methode 1: Kies de juiste fit voor je portemonnee
Er zijn honderden tools, en ze vragen allemaal om een andere manier van betalen. De truc is om het betaalmodel te matchen met de grootte en de groei van je team.
Je hebt natuurlijk de gratis proefversies. Die zijn perfect om te beginnen. Als je met een heel klein team bent of net start als zzp’er, kun je vaak al veel met tools als Trello. Maar bedenk wel: op een gegeven moment groeien gratis abonnementen vol. Ze zijn handig om te starten, maar niet om te overleven.
Kijk daarna goed naar de betalingsstructuur. Sommige software, zoals Monday.com, rekent per persoon. Handig als je team stabiel is, maar als je morgen vijf nieuwe mensen aanneemt, schieten je kosten omhoog. Andere tools, zoals Basecamp, werken met een vaste prijs. Je betaalt een vast bedrag, ongeacht of je er met 10 of met 50 man op zit. Dat klinkt ideaal voor groeiende teams, maar let op: vaak beperken ze het aantal ‘projecten’ of functies in zo’n basispakket. Je moet dus de rekensom maken: is een vast bedrag per maand voordeliger dan per persoon?
Er is ook nog een categorie die bestaat uit ‘leden-pakketten’. Stukken software als Nifty werken met blokken. Voor 10 leden betaal je X, voor 25 leden Y. Dit geeft je een beetje een veilig gevoel; je weet dat je kosten pas stijgen als je echt groeit.
Tot slot: betaal nooit voor functies die je niet gebruikt. Waarom zou je het ‘Enterprise’-pakket kopen met honderden functies als je alleen een simpele takenlijst nodig hebt? Kies het allerkleinste pakket dat jouw belangrijkste wensen (zoals een goede planning of tijdregistratie) dekt. Ben je benieuwd hoe je dit precies uitrekent voor jouw situatie? Dan helpt dit stappenplan over het bepalen van je budget je verder.
Methode 2: Voorkom onverwachte kosten
Niets is vervelender dan een factuur die hoger is door kosten die je over het hoofd hebt gezien. Dit zijn de valkuilen waar je op moet letten voordat je iets ondertekent.
Allereerst: koppelingen. Je hebt vast al systemen waar je mee werkt, zoals een CRM-systeem of een boekhoudprogramma. Je wilt natuurlijk dat die software praat met je nieuwe projectmanagement tool. Vaak is simpele koppeling gratis, maar voor geavanceerde data-uitwisseling moet je vaak bijbetalen. Vraag dit dus altijd na.
Daarnaast de kosten voor het leerproces. Een software implementeren kost tijd. Je team moet wennen, de data moet worden overgezet en iemand moet de boel instellen. Dat zijn uren waarin je niet productief bent. Soms rekent de leverancier hier geld voor, soms kost het jou vooral veel tijd. Een proefperiode van twee weken is ideaal om te kijken hoe snel je iedereen opgeleid krijgt. Heb je hier hulp bij nodig? Deze gids over het investeren in projectmanagement software legt uit hoe je die tijd slim plant.
Vergeet niet de opslaglimieten. Werk je met grote bestanden, foto’s of video’s? Sommige goedkope abonnementen hebben een harde limiet op de hoeveelheid data die je mag opslaan. Zit je eroverheen, dan moet je noodgedwongen een duurder pakket kopen.
En tot slot: support. Als er iets misgaat, wil je geholpen worden. Bij de goedkoopste abonnementen is het support vaak beperkt tot een e-mailadres dat je alleen binnen kantooruren kunt bereiken. Is dat erg? Misschien niet. Maar bedenk wel of je organisatie 24/7 hulp nodig heeft of dat standaard hulp voldoende is.
Methode 3: Onderhandelen is een vak
Veel mensen denken dat de prijs in de webshop vaststaat, maar dat is lang niet altijd zo. Vooral als je een groter team hebt of voor een langere periode wilt betalen, is er vaak wat te sleutelen aan de prijs. Onderhandelen voelt misschien ongemakkelijk, maar het kan je honderden, soms duizenden euro’s besparen.
Het geheim? Tijd. Begin veel eerder met praten over een nieuw contract, nog voordat het oude afloopt. Als je pas één dag voor de vervaldatum belt, heb je geen schijn van kans. De leverancier weet dat je toch moet verlengen. Heb je zes maanden de tijd, dan staan ze veel meer open voor een goede deal.
Je moet ook weten wat de leverancier wil. Ze proberen je niet te benadelen; ze hebben zelf ook doelen. Misschien willen ze graag dat je overstapt op hun cloud-omgeving, of dat je hun nieuwste module probeert. Als jij ze daarmee kunt helpen, heb je een sterke onderhandelingspositie. Je kunt dan zeggen: “Ik probeer die nieuwe module uit, als jij mij een korting op de licenties geeft.”
Vraag ook altijd om een bundel. Soms is het slim om de software en de benodigde hulp (support of training) in één grote deal te gieten. Leveranciers geven vaak sneller korting op een totaalpakket dan op losse licenties. Ben je benieuwd hoe je zo’n grote aankoop het beste financiert? Dit artikel over financiering opties kan je daarbij helpen.
Methode 4: Gebruik de software om je geld te besparen
Dit klinkt misschien gek, maar de beste manier om geld te besparen op je software, is door ‘m heel goed te gebruiken. Als je de tool slim inzet, voorkom je dat je projecten uit de hand lopen. Dat scheelt je uiteindelijk veel meer geld dan een paar euro korting op je abonnement.
Denk aan vroegtijdige signalen. Een goede tool waarschuwt je als je budget bijna op is, of als een project veel langer duurt dan gepland. Als je deze waarschuwingen serieus neemt, kun je bijsturen voordat het een financiële strop wordt. Het is alsof je een brandalarm hoort voordat het huis in de fik staat.
Ook handig is real-time budgettering. In plaats van aan het einde van de maand te tellen wat je hebt uitgegeven, zet je elke gewerkte uur en elke bestede euro direct in de software. Je ziet dan meteen of je nog binnen je budget past. Sommige tools combineren dit met je urenregistratie. Dat is pure winst, want je ziet direct hoeveel een specifiek project je kost. Dit helpt je ook bij het bepalen van de terugverdientijd van de software zelf. Dit artikel over de terugverdientijd legt uit hoe je die berekent.
Kortom, besparen op projectmanagement software draait om slim inkopen, de valkuilen vermijden en de tool optimaal gebruiken. Succes!
]]>
Geef een reactie