Projectmanagement software investering plannen hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Projectmanagement software investering plannen hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Je staat er waarschijnlijk middenin. De spreadsheets slibben dicht, mailtjes verdwalen in de digitale wirwar en je hebt geen idee of project X nou eigenlijk winstgevend is of niet. Het idee om te investeren in projectmanagement software spoken wel eens door je hoofd, maar het voelt als een glibberige aangelegenheid. Hoeveel gaat het kosten? Welke moet je hebben? En hoe overtuig je de directie dat dit geen geldverspilling is?

Laten we even heel praktisch gaan doen. Weet je wat de grootste valkuil is? Meteen op zoek gaan naar de “coolste” tool met de meeste toeters en bellen. Dat is als het kopen van een sportauto voordat je je rijbewijs hebt. De investering begint namelijk niet bij de software, maar bij jezelf en je team. Je moet eerst snappen waar het pijn doet. Stel jezelf eens de vraag: waar gaat nu precies al onze tijd verloren? Is het het constant bijwerken van roosters? Is het het gebrek aan inzicht voor je baas?

Als je weet wat er misgaat, en je kunt het benoemen (“we verliezen elke week 10 uur aan het maken van rapporten”), pas dan ben je klaar om te kijken naar methoden. Want elke oplossing heeft een methode nodig. Je kunt geen Ferrari software kopen als je team nog niet eens weet hoe ze een fiets moeten repareren. De software moet passen bij hoe jullie werken, of bij hoe jullie willen werken.

De juiste werkwijze kiezen voor je software

Dit is echt de hoeksteen van je investering. Je kunt niet zomaar iets kopen. Je moet weten of je een ‘Waterval’ bent of een ‘Agile’ team. Klinkt ingewikkeld, maar dat is het niet. Stel je voor dat je een huis bouwt. Je begint bij de fundering, dan de muren, dan het dak. Klaar. Dat is ouderwets projectmanagement, oftewel Waterval. Als je software zoekt die dit moet ondersteunen, heb je vooral sterke planners nodig die goed zijn in Gantt-diagrammen en takenlijsten.

Maar stel je voor dat je een app ontwikkelt. De gebruikers willen steeds iets anders. Dan kun je niet alles vastzetten. Dan bouw je in stukjes, test je het, en bouw je weer verder. Dat is Agile. Je hebt dan software nodig met borden waarop kaartjes bewegen van ‘Te doen’ naar ‘Klaar’. Je zoekt dan dus een tool die ‘Kanban’ of ‘Sprints’ snapt.

En dan is er nog een derde groep: degenen die het overzicht moeten bewaken over tien projecten tegelijk. Die willen weten: wie heeft tijd en welk project levert het meest op? Dat heet Portfolio Management. Zorg dat je weet in welk hokje je zit voordat je een offerte aanvraagt.

Wat kost het en wat levert het op?

Nu komt het spannende gedeelte: de centen. Niemand wil geld weggooien. Je moet niet alleen kijken naar de prijs die op de website staat. Je moet kijken naar de Total Cost of Ownership, oftewel: wat kost het echt over 3 tot 5 jaar?

Denk aan de aanschafprijs (of het maandelijkse abonnement). Maar vergeet de implementatie niet. Iemand moet de software inrichten, data overzetten en je team trainen. Dat kost tijd en dus geld. Zelfs als de software gratis is, kost de tijd die je erin steekt geld.

Om te bepalen of het wat oplevert, moet je gaan rekenen. Dit noemen ze de Return on Investment (ROI). Dit klinkt als termen voor accountants, maar het is simpel. Stel: je bespaart door snellere rapportage 5% van de tijd van je team. Terugrekenen naar euro’s: dat is serieus geld. Als je investering in de software €10.000 is, en je bespaart €15.000 aan loonkosten per jaar, dan verdien je het terug. Zonder deze rekenoefening krijg je geen geld los van de baas.

Je kunt je budget op meerdere manieren bepalen. Je kunt kijken naar wat de concurrent doet, of je kunt de investering baseren op de pijn die je eerder vond. Een handige tip is om je budget te baseren op de waarde van de projecten die je nu misloopt omdat het zo chaotisch is.

Vind je dit lastig om in te schatten? Dan is het slim om te kijken naar manieren om later op de kosten te besparen. Er zijn genoeg trucjes om niet te veel te betalen voor licenties. Zoek bijvoorbeeld eens naar artikelen over Projectmanagement software kosten besparen tips wat zijn de beste en hoe pas je ze toe?. Dat kan je een hoop hoofdpijn schelen later.

Hoe selecteer je de juiste partij?

Stel, je weet nu wat je wilt en wat het mag kosten. Nu is het tijd om te winkelen. Maak een lijstje. Niet zomaar een lijstje, maar een lijstje met criteria die écht belangrijk zijn. Wat moet de software kunnen? Moet het praten met je boekhoudprogramma (integratie)? Is het makkelijk te gebruiken voor Jan en alleman?

Vraag demonstraties aan bij leveranciers. Maar wees geen passieve kijker. Geef ze een echte casus uit je eigen bedrijf. Zeg: “Los dit probleem eens op in jullie tool”. Dan zie je direct of ze begrijpen wat je bedoelt.

En test het! Doe een Proof of Concept (POC). Dat betekent: neem de top 3 kandidaten en probeer een weekje serieus te werken met de software. Vraag aan je collega’s: “Hoe voelt dit?” Is het sneller? Voelt het logisch? Als je team al na twee dagen gefrustreerd is, weet je genoeg.

Misschien ben je nu nog aan het vergelijken en wil je weten hoe je dit proces het beste aanpakt. Er zijn methoden om slimmer te selecteren. Lees daarom ook eens: Projectmanagement software budget bepalen hoe doe je dit en wat zijn de methoden?.

De overstap: van chaos naar orde

Je hebt een tool gekocht. Gefeliciteerd! Nu begint het echte werk. Mensen zijn gewoontedieren en houden niet van verandering. Zomaar ineens een nieuw systeem invoeren zonder uitleg werkt averechts. Je moet aan Change Management doen. Dat klinkt zwaar, maar het betekent gewoon: zorg dat je team meekomt.

Wijs een paar ‘supergebruikers’ aan. Mensen die enthousiast zijn en de software echt gaan begrijpen. Laat zij de rest helpen. Zij worden je ambassadeurs. Zorg ook dat je gefaseerd start. Begin met de basis: planning en taken. Als dat loopt, voeg je pas extra dingen toe zoals financiële rapportages of klantportalen.

Een goede tip is om het contract met de leverancier scherp te bekijken voordat je tekent. Zitten er opzegtermijnen in? Kun je later makkelijk upgraden? Een slecht contract kan een geweldige software tot een nachtmerrie maken. Lees daarom ook: Projectmanagement software contract optimaliseren hoe doe je dit en wat zijn de voordelen?.

Hoe weet je of het een succes is?

Na een half jaar moet je de balans opmaken. Dit is de fase die veel bedrijven overslaan. Ze kopen iets en laten het daarna weer versloffen. Je moet gaan meten. Is de tijd die je eerder verloor aan rapportages nu echt minder? Zijn projecten op tijd af?

Pak die spreadsheets van vóór de implementatie er weer bij. Doe de vergelijking. Als je gezegd hebt dat je 20% efficienter wilde worden, maar je bent maar 5% efficienter geworden, dan moet je bijsturen. Misschien gebruikt een afdeling de software nog niet goed en heb je extra training nodig.

Het mooie van investeren in software is dat je vaak kosten kunt besparen op andere plekken. Misschien hoef je na deze investering geen dure losse boekhoudsoftware meer te kopen. De projectsoftware doet het namelijk al. Zoek je nog naar manieren om je totale kosten voor software laag te houden? Kijk dan eens hier: Projectmanagement software kosten besparen hoe doe je dit en wat zijn de methoden?.

Uiteindelijk draait het allemaal om focus. Een investering in software is niet het doel. Het doel is dat je bedrijf groeit, dat je projecten lukken en dat je zelf weer rustig kunt slapen zonder wakker te liggen van verloren facturen.

Dus, pak pen en papier. Schrijf op wat er misgaat. Bepaal je methode. Reken uit wat het mag kosten. En ga op zoek naar een partner, niet alleen een leverancier. Succes!

]]>