Projectmanagement software installeren hoe doe je dit en wat zijn de vereisten?
Stel je dit even voor: je bent je huidige manier van werken zat. Post-its die van je scherm vallen, e-mails die kwijtraken en dat ene Excel-bestand dat steeds weer wordt herschreven door een collega. Je weet het zeker, het wordt tijd voor projectmanagement software.
Maar dan komt het. De grote vraag. Hoe krijg je dat ding eigenlijk aan de praat?
Het is een beetje als verhuizen. Je kan kiezen voor een kant-en-klare woning waar je direct in trekt, of je bouwt je eigen huis vanaf de fundamenten. Beiden hebben hun charmes, maar de voorbereiding is compleet anders. Laten we de opties een voor een bekijken.
De keuze die alles bepaalt: kant-en-klaar of zelf bouwen?
Voordat je ook maar één wachtwoord aanmaakt, sta je aan een tweesplitsing. De softwarewereld is verdeeld in twee kampen.
Aan de ene kant heb je de Cloud (SaaS) variant. Dit is de “App-store” versie. Je klikt op “Abonneren”, je vult je creditcard in, en vijf minuten later heb je een werkende omgeving. Het werkt via je browser. Makkelijk, snel, en je hoeft geen technische held te zijn.
Aan de andere kant staat On-Premise (Zelf-gehost). Dit is de “we bouwen een eigen serverruimte” versie. Dit is serieuze business. Hier download je software en installeer je het op je eigen fysieke of virtuele servers. Jij bent de baas over elke letter en elke pixel, maar je bent ook volledig zelf verantwoordelijk.
Waarom maakt dit zoveel uit? Omdat de installatie checklist voor beide totaal verschilt.
Als je voor de Cloud gaat, hoef je niet verder te lezen over servers. Je bent namelijk in een half uur klaar. Waar je wel over moet nadenken? De data die je erin stopt en hoe je collega’s het gaan gebruiken.
Maar, als je IT-afdeling zegt “wij hosten alles zelf”, dan begint het avontuur pas echt. Laten we die wereld induiken.
De wereld van Zelf-gehost: een technisch avontuur
Als je besluit om de software op je eigen servers te installeren, is dat niet zomaar iets. Dit is vaak een project van weken, soms maanden. Je kunt dit niet even snel in je lunchpauze doen.
Ten eerste moet je weten hoeveel mensen er straks gebruik van gaan maken. Dit bepaalt de kracht van je server. Te weinig rekenkracht betekent een trage software, en een trage software betekent boze collega’s.
Je moet de hardware specificaties van de softwareleverancier tot op de letter volgen. Als er staat “minimaal 16 GB RAM”, dan heb je niet genoeg aan 15 GB. Het is heel streng.
De juiste basis is essentieel
Voor je begint, check je het besturingssysteem. De meeste server-software draait op Linux. Het is heel verleidelijk om een versie met een mooi scherm (een graphical interface) te installeren, maar servers werken vaak het beste zonder. Alles via tekstcommando’s.
Waarom? Omdat het veiliger en stabieler is.
Dan de poorten. Computers praten via poorten. Deur 80 is voor het web, deur 22 is voor beveiligde toegang. Jij moet de IT-poortwachter zijn en zorgen dat deze deuren openstaan én beveiligd zijn.
En dan is er de database. De software moet weten waar hij alles op moet slaan. Meestal gaat dit via een apart systeem als PostgreSQL of MySQL. Je moet deze database installeren, configureren en zorgen dat je genoeg opslagruimte (het liefst supersnelle SSD-schijven) vrijmaakt.
Het echte werk: de installatie
Als al het bovenstaande staat, begint het echte werk. Je krijgt van de leverancier een speciale link of een bestand om te downloaden.
Je voert de installer uit. Dit kan soms best spannend zijn: regels code die voorbij scrollen.
Op een gegeven moment stopt de installatie en vraagt het systeem om connectie met de database. Je moet de juiste naam, gebruikersnaam en wachtwoorden invullen. Als je hier één typefout maakt, werkt het niet.
Als de installatie slaagt, ben je er nog niet. Dan moet je testen. Zet een paar testprojecten in de software. Check of alles opslaat wat het moet opslaan.
Let op: Als je dit pad kiest, is het verstandig om niet meteen alle medewerkers toegang te geven. Laat eerst een kleine groep testen. Dit noem je een pilot. Voorkom dubbel werk (in oude systemen én nieuwe systemen tegelijkertijd werken) door een heldere switch-datum te plannen.
De Cloud: snel schakelen en focussen op mensen
Kies je voor de Cloud-variant? Dan hoef je je geen zorgen te maken over servers, poorten of updates. De leverancier regelt dit allemaal voor je. Jij huurt als het ware een kantoorruimte in een groot gebouw. Jij bent verantwoordelijk voor je eigen spullen binnenin, maar het onderhoud van het gebouw is voor de verhuurder.
Maar betekent dit dat je lui achterover kunt leunen? Zeker niet. Je focus verschuift van techniek naar organisatie.
Allereerst moet je je afvragen: Waarom doen we dit? Wat is het doel? Is het om beter te plannen, of om klanten blijer te maken? Zonder doel is een nieuwe software een dure grap.
Dan komt het belangrijkste: de data. Je moet je oude Excel-lijsten en notitieboeken schoonmaken. Geen rommel erin, anders krijg je rommel eruit.
Een ander groot verschil met de zelf-gehoste variant is integratie. Wil je dat de projectsoftware praat met je e-mailprogramma of je financiële systeem? Dan moet je die koppelingen maken.
Hier is de menselijke factor het allerbelangrijkst. Niets is vervelender dan een nieuw systeem waar niemand mee wil werken.
Als je een team bent dat gewend is om te werken op een bepaalde manier, en je gooit er zomaar nieuwe software tegenaan, dan is de weerstand groot. Betrek je collega’s dus vroeg in het proces. Leg uit waarom dit goed voor ze is.
En dan komt het opzetten van de software zelf.
Hoe zet je de software op? De logische volgorde
Of je nu Cloud of On-Premise kiest, de stappen om de software “in te richten” zijn redelijk universeel.
Allereerst moet je een account aanmaken. Dit klinkt simpel, maar bedenk goed wie de hoofdbeheerder wordt. Deze persoon heeft de meeste rechten en kan later andere mensen uitnodigen.
Daarna begint het opbouwen van de werkplek. Dit is de virtuele kamer waar je team samenkomt. Je moet vaak nadenken over:
– Welke projecten maak ik aan?
– Welke statussen gebruiken we? (bijvoorbeeld: ‘Nieuw’, ‘Bezig’, ‘Klaar’)
– Welke teamleden krijgen toegang?
Dit is het moment om na te denken over de manier van werken. Sommige tools zijn gebaseerd op borden (met taken die je van links naar rechts sleept), andere op lijsten of tijdlijnen.
Voordat je de live-modus aanzet, is het verstandig om een testaccount aan te maken. Log in alsof je een gewone gebruiker bent. Kijk of de dingen die je hebt ingesteld logisch voelen.
Mocht je hier meer over willen weten, dan is dit het perfecte moment om te kijken naar hoe je een workspace opzet die voor jouw team werkt.
Er zijn veel methoden, zoals Scrum of Kanban, die je kunt toepassen. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, maar je moet het wel zelf aanpassen aan je situatie.
Zodra je tevreden bent, is het tijd voor de migratie. Je importeert je data. Als je dit gedaan hebt, moet je controleren of alles klopt.
Als je merkt dat je twijfelt over de stappen die je moet nemen na de installatie, dan is het handig om te zien hoe anderen dit aanpakken. Er is een duidelijk pad te volgen. Zoek je meer een stappenplan over de praktijk? Kijk dan eens naar dit artikel over hoe een setup er in de praktijk uitziet.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
Laten we even heel eerlijk zijn. De installatie van nieuwe software loopt zelden vlekkeloos.
Een valkuil is te veel tegelijk willen. Je installeert de software, maakt twintig projecten aan, en geeft iedereen toegang. Binnen drie dagen gebruikt niemand het meer omdat het te ingewikkeld is. Begin klein.
Een andere fout is slechte voorbereiding van de data. “Ik gooi wel even mijn Excel-bestand erin.” Vervolgens blijken de kolommen niet te koppelen en is alle data een zooitje. Neem de tijd om je data op te schonen.
Voor de On-Premise gebruikers: vergeet de updates niet. Als je de server zelf beheert, ben je verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de software. Doe je dit niet, dan loop je risico’s op veiligheidslekken.
En voor de Cloud gebruikers: vergeet de rechten niet. Wie mag wat zien? Zorg dat een junior medewerker niet per ongeluk een heel project kan verwijderen.
Van installatie naar dagelijks gebruik
Uiteindelijk is de installatie maar een klein onderdeel van het hele verhaal. De software is slechts een gereedschap. Een boormachine is nog geen gat in de muur.
De kracht van de software ontstaat pas als je team hem daadwerkelijk gaat gebruiken.
Het moment dat je de software “live” schakelt, is een spannend moment. Als je hebt gekozen voor On-Premise, dan draait het nu op je eigen servers. Als je voor Cloud hebt gekozen, staat het in de lucht.
Vanaf dat moment draait het om accounts aanmaken voor het team, goede begeleiding geven, en vooral luisteren naar feedback.
Is iets onduidelijk? Is een functie niet logisch? Pas de software aan je workflow aan, niet je workflow aan de software.
Soms helpt het om te weten hoe een volledig proces eruitziet. Het hele traject van “ik wil software” tot “we werken er elke dag mee” is een kwestie van goed configureren.
Kortom, of je nu een server in de kast zet of op een ‘inschrijf-knop’ drukt: met de juiste voorbereiding wordt het installeren geen hoofdpijn, maar het begin van efficiënter werken. Zorg dat je weet wat je kiest, bereid je data voor, en betrek je team. Dan komt het helemaal goed.
]]>
Geef een reactie