Projectmanagement software ERP integraties welke zijn er en wat zijn de voordelen?

Projectmanagement software ERP integraties welke zijn er en wat zijn de voordelen?

Dit is misschien wel de grootste uitdaging in veel bedrijven: de scheidingsmuur tussen twee werelden. Aan de ene kant heb je de projectmanagers. Zitten ze in een tool als Asana of Jira, helemaal happy met hun takenlijstjes, deadlines en de voortgang van hun team. Aan de andere kant zit de financiële afdeling in het zware ERP-systeem. Die denken in budgetten, facturen en algemene bedrijfsresultaten.

De vraag is: wat gebeurt er als die twee werelden elkaar ontmoeten? Wat gebeurt er als data die in het projectmanagement (PM) systeem wordt ingevoerd, direct zichtbaar wordt in het ERP (Enterprise Resource Planning)? En omgekeerd? Dat is precies wat we gaan uitleggen. We duiken in de integraties en ontdekken waarom dit de gamechanger is voor jouw bedrijf.

De populairste huwelijken: Wie koppelt er met wie?

Om te beginnen, integraties zijn meestal geen “nieuwe software” die je bouwt, maar eerder een connectie die je legt. Tussen twee bestaande systemen. De meest voorkomende situatie is dat bedrijven kiezen voor “Best-of-Breed” software. Dat betekent: we pakken de beste projectmanagement tool en de beste financiële tool, en we laten ze praten.

Laten we even kijken naar een paar populaire koppelingen die we vaak zien in de praktijk.

Asana en NetSuite
Stel je voor: een bedrijf gebruikt Asana voor het overzichtelijke takenbeheer. De teamleden schrijven uren en vinken dingen af. Door de koppeling met NetSuite (een ERP-systeem) worden die uren direct doorgestuurd. De financiële afdeling ziet meteen hoeveel uren er zijn gemaakt op een project, zonder dat er Excel-sheets hoeven te worden doorgemaild. Dit zorgt voor real-time financiële tracking.

Jira en SAP S/4HANA
Dit is een gouden combinatie in de software-ontwikkelingswereld. Ontwikkelaars werken in Jira met Agile methodieken. Ze loggen uren en beschrijven problemen. Via de integratie gaan deze ‘worklogs’ direct naar SAP. Als er in SAP een foutmelding ontstaat, kan die zelfs direct als een taak in Jira komen te staan voor de developer. Snelle communicatie!

Microsoft Project en Oracle ERP
Dit is de klassieker voor de grotere projectgestuurde organisaties. In MS Project wordt de planning gemaakt: wie doet wat en wanneer? Maar het budget en de resources (materiaal, geld) zitten in Oracle. Door ze te koppelen, wordt de planning direct getoetst aan de financiële realiteit.

Natuurlijk heb je ook de geïntegreerde suites, zoals AFAS of Odoo. Hier zit alles in één systeem. Dan hoef je niet te koppelen, want het is al één grote familie. Maar veel bedrijven houden van de flexibiliteit van aparte tools. Dan is die koppeling essentieel.

De stroom van data: Wat gaat er heen en weer?

Als je de koppeling maakt, ontstaat er een soort digitale snelweg. Er rijden kijkjes van het ene systeem naar het andere. Dit is niet zomaar ruis; het zijn specifieke gegevens die cruciaal zijn.

Je kunt het vergelijken met een voetbalteam. De coach (de PM-software) ziet wie fit is en wie scoort. De voorzitter (het ERP-systeem) beheert de bankrekening en betaalt de spelers. Ze moeten wel met elkaar praten.

Vanuit de projectsoftware naar het ERP (De operatie naar de boekhouding)

Als eerst gaat er informatie vanuit het projectmanagement naar het hoofdkantoor. Denk aan:

• Uren en prestaties: Wanneer een medewerker zegt: “Ik heb 5 uur aan deze taak gewerkt”, wordt dat direct een ‘cost item’ in het ERP. Dit is goud waard voor facturatie.
• Voortgang: Is het project voor 50% klaar? Die status wordt overgenomen. Dit helpt de directie om te zien hoe het bedrijf ervoor staat.
• Financiële input: De schatting van hoeveel geld er nog nodig is (Cost to Complete), wordt doorgestuurd. Zo verliest de finance-afdeling geen tijd met raden.

Vanuit het ERP naar de projectsoftware (De basis voor de bouw)

Maar het is een tweerichtingsverkeer. De projectmanager heeft informatie nodig om zijn werk goed te doen. Het ERP stuurt namelijk terug:

• Budgetten: “Je mag maximaal 10.000 euro uitgeven.” Die grens komt in de projecttool te staan. De projectmanager ziet een alarm als hij daar overheen gaat.
• Resources: Wie is er eigenlijk beschikbaar? Het ERP kent de HR-planning. De projectmanager krijgt te zien wie er echt kunnen werken, zonder dat er iemand dubbel wordt ingepland.
• Bestelorders: Als er materialen zijn besteld, ziet de projectmanager dit meteen. Weet hij dat de spullen eraan komen.

Waarom wil je dit eigenlijk? De concrete voordelen

Het is leuk dat het kan, maar wat schiet je ermee op? Waarom zouden bedrijven geld en tijd investeren in het verbinden van deze systemen? De reden is simpel: het doorbreken van datasilo’s. Een datasilo is wanneer informatie vastzit in één afdeling en niet naar buiten komt.

1. Eindelijk grip op de centen

Het grootste voordeel is de financiële controle. Stel je voor dat je pas aan het einde van het jaar ziet dat een project verliesgevend was. Dat is een slecht verhaal. Met een integratie zie je de daadwerkelijke kosten (uit de urenregistratie) direct naast de geplande kosten (uit het budget).

Als een project te duur wordt, schiet er meteen een seintje af. Je kunt bijsturen voordat het te laat is. Dit voorkomt pijnlijke budgetoverschrijdingen.

2. Sla de handmatige rompslomp over

Veel bedrijven hebben nog medewerkers die uren van Excel naar ERP overtypen. Dat is zonde van hun tijd. Automatisering is het toverwoord hier. Door de integratie verdwijnt deze taak. Geen typefouten meer, geen vergeten uren. De software regelt het. Dit bespaart al snel honderden uren per jaar.

Denk ook aan de volgende stap: facturatie. Uren die goed zijn geregistreerd in de PM-tool, kunnen in de ERP direct worden omgezet naar een factuur voor de klant. De omzet stroomt sneller binnen.

Wil je weten hoe dit precies in zijn werk gaat? Je kunt hier lezen hoe data sync precies werkt en wat de voordelen zijn.

3. De beschikbaarheid van je team optimaal benutten

Een valkuil bij projectplanning is het verkeerd inschatten van capaciteit. Je plant iemand in, maar diegene heeft al andere taken in het ERP-systeem staan of is ziek.

Met een integratie zie je de werkelijke beschikbaarheid. Zo voorkom je dat je te veel hooi op je vork neemt. Je medewerkers worden niet overvraagd, en je projecten lopen op rolletjes. Dit helpt ook bij andere integraties, zoals die met HR. Meer weten over die combinatie? Bekijk dan de link over PM software en HR integraties.

4. Rapportages die écht kloppen

Stakeholders, zoals investeerders of de directie, willen graag cijfers zien. Met geïntegreerde systemen hoef je geen rapporten meer te maken waarbij je drie verschillende bronnen moet samenvoegen.

De data is betrouwbaar omdat er maar één bron van waarheid is. De KPI’s (prestatie-indicatoren) zijn real-time. Je hoeft niet te wachten tot de maandagochtend-vergadering; je kunt op elk moment kijken hoe het ervoor staat. Dit noemen we vaak business sync.

Okay, ik ben om. Hoe begint het?

Goede vraag. Je kunt niet zomaar een kabeltje van A naar B leggen. De techniek erachter is meestal gebaseerd op API’s. Dat zijn digitale schakelaars die systemen begrijpen.

Veel softwareleveranciers begrijpen dit en bieden ‘standaard connectoren’ aan. Als je NetSuite en Asana gebruikt, is er vaak al een kant-en-klare plug-and-play oplossing.

Maar soms is je software heel specifiek. Misschien gebruik je een oudere versie van MS Project en een hele nieuwe ERP. Dan is een standaard connector niet genoeg. In dat geval wordt er vaak een middleware platform ingezet. Dit is een soort vertaler die specifiek de data van jouw systemen begrijpt en vertaalt.

Het is belangrijk om te onthouden dat dit proces heel technisch kan zijn. Gelukkig hoef je dit niet zelf te verzinnen. De wereld van data-integratie is enorm volwassen geworden. De sleutel is het vinden van de juiste partner of tool die precies die specifieke datastromen kan begeleiden die jij nodig hebt. Je wilt namelijk dat de data naadloos overgaat van de ’taak’ in de PM-tool naar de ’transactie’ in de ERP.

Als je het echt slim wilt aanpakken, is het verstandig om niet alleen naar de koppeling te kijken, maar naar hoe alle data in het bedrijf beweegt. Lees hier verder over hoe je de totale business sync optimaliseert.

Uiteindelijk is het doel simpel: weg met de silo’s, en werken met betrouwbare data die overal beschikbaar is waar jij het nodig hebt.

]]>