Projectmanagement software customiseren is dit mogelijk en wat zijn de mogelijkheden?
Je kent het wel: je hebt een nieuwe tool gevonden voor je team, iedereen is enthousiast, en dan blijkt dat de software je net dwingt om te werken op een manier die totaal niet bij jouw bedrijf past. De knoppen zitten verkeerd, de termen zijn Engels of technisch, en je mist een kolom voor die ene cruciale informatie. De hamvraag is dus: moet je je zomaar neerleggen bij hoe het programma het wil, of kan je de tool een beetje verbouwen tot iets wat echt bij je past? Laten we dat uitzoeken.
Het spectrum van aanpassen: van een knopje indrukken tot een eigen bouwwerk
Laten we meteen met de deur in huis vallen: ja, je kunt bijna elke projectmanagement software customizen. Maar het is niet zwart-wit. Er zit een enorm grijs gebied tussen ‘een beetje instellen’ en ‘een heel nieuw systeem bouwen’. De meeste mensen denken meteen aan programmeren als ze ‘customizen’ horen, maar dat is vaak helemaal niet nodig. We kunnen dit verdelen in een paar niveaus, van makkelijk naar complex.
Niveau 1: De knoppenkoning (Configuratie)
Dit is de veiligste en meest gebruikte manier. Je past dingen aan binnen de bestaande software. Je hoeft geen programmeertaal te leren; het is meestal gewoon klikken, typen en selecteren. Denk hierbij aan drie dingen die direct een groot verschil maken.
Ten eerste: aangepaste velden. Standaard heb je vaak een titel en een beschrijving. Maar wat als je wilt bijhouden welke klant het is, wat het budget is, of hoeveel uur er al aan besteed zijn? Dan voeg je simpelweg een nieuw veld toe. Zo noem je dingen op een manier die jouw team begrijpt, in plaats van dat je je aanpast aan de terminologie van de software.
Ten tweede: je workflow. Hoe loopt een project bij jou? Als standaard ‘In Behandeling’ niet genoeg is en je juist de statussen ‘Wacht op Data’, ‘Klaar voor Review’ en ‘Goedkeuring Wachten’ nodig hebt, dan maak je die gewoon. Je bepaalt zelf hoe de route van een taak van begin tot eind loopt.
En ten derde: de manier waarop je het ziet. Dit noem je vaak custom views. De een houdt van een simpel lijstje, de ander van een visueel Kanban-bord (die bekende plaknotitiejes-op-een-bord-stijl), en weer een ander wil een Gantt-grafiek. Goede software laat je toe om verschillende weergaven te maken voor verschillende teams, zonder dat je de data dubbel invoert.
Niveau 2: De verbinder (Integraties en API)
Stel je voor dat je software niet op een eilandje staat, maar een echte teamspeler is. Dat is wat integraties doen. Je kunt je projectmanagement tool vaak koppelen aan andere systemen die je al gebruikt. Gebruik je een CRM-systeem voor klanten of een boekhoudprogramma? Via zogenaamde API’s (een soort digitale deur) kunnen die systemen met elkaar praten.
Het leuke hiervan is dat je veel dubbel werk kunt voorkomen. Als er in je CRM een nieuwe klant wordt aangemaakt, kan er automatisch een startproject worden aangemaakt in je PM-software. Of juist andersom: als een project op ‘Klaar’ staat, stuurt de tool automatisch een seintje naar je facturatieprogramma. Dit zorgt ervoor dat je niet overal hoeft in te loggen en alles handmatig overtypt. Je werkt met een netwerk van tools die elkaar helpen.
Niveau 3: De bouwer (Low-code en No-code)
Als configuratie niet genoeg is, maar een eigen programmeur inhuren te duur is, is er een middenweg. Tegenwoordig zijn er tools waarmee je eigenlijk mini-applicaties bouwt, zonder dat je echt code hoeft te schrijven. Denk aan platforms als Airtable of specifieke uitbreidingen op bestaande software.
Wat kun je hiermee? Je kunt bijvoorbeeld een simpel formulier maken voor je team waarin ze uren invullen. Dit formulier ziet er precies uit zoals jij wilt (met het logo en de kleuren van je bedrijf), en de ingevulde data verdwijnt netjes in je projectoverzicht. Of je bouwt een simpele app die alleen de taken laat zien die relevant zijn voor een specifieke afdeling. Je bent hier echt zelf de architect, maar je bouwt met blokken die al klaarliggen.
Niveau 4: Het eigenhuis (Echt maatwerk)
Dit is het hoogste niveau, en meteen de duurste en meest complexe optie. Dit betekent dat je software van de grond af aan laat programmeren. Je bouwt je eigen huis in plaats van een bestaande woning te verbouwen. Wanneer is dit nodig? Eigenlijk alleen als je bedrijfsproces zo uniek is (denk aan specifieke logistieke ketens of veiligheidsprotocollen) dat geen enkele bestaande software het kan.
De valkuil hier is het onderhoud. Een eigen gemaakt systeem moet bijgehouden worden, veilig blijven en meegroeien met nieuwe technieken. Dat kost tijd en geld. Zolang je niet 100% zeker weet dat je nergens anders mee kunt werken, is dit vaak een minder goede keuze dan een bestaand programma slim aanpassen.
Wat werkt het beste voor jou?
De meest gouden tip is eigenlijk deze: probeer eerst je organisatie een klein beetje aan te passen aan de software. Klinkt raar, maar hoor me even aan. Software als monday.com of Asana is gebouwd op basis van decennia aan ervaring. Zij weten vaak wat de beste manier is om projecten te managen. Als je hun structuur volgt, leer je sneller en maak je minder fouten.
Als je dan echt vastloopt op een heel specifiek iets wat je bedrijf nodig heeft, dan pas ga je customizen. Begin klein met een extra veld of een integratie. Bouw eerst een klein kamertje bij je huis voordat je de fundering gaat verleggen.
Een mix van een sterke standaardtool (die je veel instellingen geeft) en een paar slimme koppelingen is vaak de perfecte balans. Zo heb je de stabiliteit van een groot systeem, maar de uitstraling en functionaliteit van iets dat speciaal voor jou gemaakt is.
]]>
Geef een reactie