Projectmanagement software custom pricing hoe werkt het precies en wat zijn de voordelen?

Projectmanagement software custom pricing hoe werkt het precies en wat zijn de voordelen?

Stel je dit even voor: je loopt al een tijdje met je team te slepen. De software die jullie nu gebruiken voelt steeds meer als een te kleine schoen. Het knelt hier en het schuurt daar.

Jullie groeien, de projecten worden complexer, en die standaard software-pakketten die je online vindt, bieden net niet genoeg ruimte. Of ze bieden juist té veel.

Je betaalt voor functies die je nooit aanraakt. Het voelt verspillend.

Dan hoor je iemand praten over ‘custom pricing’. Het klinkt duur en ingewikkeld, alsof het alleen is voor reusachtige bedrijven met miljoenenbudgetten. Maar is dat echt zo?

Laten we dat idee even opschudden.

Custom pricing is eigenlijk gewoon een maatpak. In plaats van een kant-en-klaar pak uit de schappen te trekken, laat je het opmeten. Zo dat het precies past.

Wat het precies is, hoe het werkt en waarom het voor jouw bedrijf misschien wel de slimste zet is? Dat gaan we ontdekken.

Wat is custom pricing eigenlijk?

Om even lekker helder te beginnen: custom pricing betekent simpelweg maatwerk prijzen.

Je kent die websites wel waar je direct kunt kiezen uit drie of vier pakketten. Vaak zie je iets als ‘Starter’, ‘Professional’ en ‘Enterprise’. Je vinkt er één aan, typt je creditcardnummer in en je bent klaar.

Dat is standaard pricing.

Custom pricing doet het net even anders. Je kunt namelijk niet zomaar een knopje klikken. De prijs die jij krijgt, is speciaal voor jouw bedrijf gemaakt.

Dit zie je meestal gebeuren bij bedrijven die net een stapje groter zijn. Denk aan organisaties met honderd medewerkers of meer. Maar ook bedrijven met heel specifieke wensen die niet in een standaard pakket passen, kiezen hiervoor.

Het gaat erom dat de software precies doet wat jij nodig hebt, en dat je daar een eerlijke prijs voor betaalt.

Hoe kom je aan zo’n maatwerk prijs?

Je kunt dus niet zomaar een offerte aanvragen door alleen je naam en e-mailadres in te vullen. Het proces is wat persoonlijker.

Je kunt het zien als een reis in vier stappen.

De eerste stap is praten. Heel veel praten.
Jij en de softwareleverancier gaan om tafel zitten. Jij legt uit wat je doet, wat er misgaat en wat je wilt verbeteren. Ze gaan echt luisteren. Dit heet vaak een ‘discovery call’ of een kennissessie.

Dan komt de volgende stap: het uitzoeken.
De leverancier bekijkt of ze al functies hebben die bij jouw wensen passen, of dat ze iets speciaals voor je moeten bouwen. Misschien willen ze weten of je speciale koppelingen nodig hebt met je huidige boekhoudsysteem bijvoorbeeld.

Als dat duidelijk is, maken ze een plan.
Dit plan leggen ze aan je voor. Dit is je offerte.

Let wel op: dit is geen ‘one size fits all’. De prijs is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Denk aan het aantal gebruikers, maar ook aan de speciale functies die je nodig hebt en de hulp die je krijgt bij het opzetten.

De laatste stap is het tekenen.
En dan begint het avontuur pas echt: het inrichten van jouw ideale werkomgeving.

Waarom zou je hiervoor kiezen?

Het klinkt misschien als extra moeite. Waom niet gewoon een duurder standaardpakket kopen? Nou, er zijn een paar hele goede redenen.

Ten eerste: je betaalt voor wat je gebruikt.
Stel je voor dat je in een restaurant betaalt voor een viergangenmenu, maar je eet alleen het hoofdgerecht op. Zonde van je geld, toch? Bij standaard software betaal je soms voor functies die in het pakket zitten, maar die jij nooit gebruikt.

Bij maatwerk prijzen kun je veel specifieker zijn. Je betaalt voor de tools die je echt nodig hebt. Zo houd je geld over voor andere dingen.

Ten tweede: het werkt zoals jij het wilt.
Je hoeft je processen niet meer aan te passen aan de software. De software past zich aan jouw processen aan. Dat scheelt een hoop frustratie en tijd.

Ten derde: je bent klaar voor de toekomst.
Stel dat je morgen ineens driedubbel zoveel klanten krijgt. Een gewoon pakket zou dan misschien vastlopen of te duur worden. Een maatwerk oplossing kan met je meegroeien. Je kunt namelijk afspreken dat de software makkelijk uitgebreid kan worden.

Als je al een aardig team hebt, is het ook slim om te kijken naar de mogelijkheden van volume discount. Dat kan vaak gecombineerd worden met een maatwerkafspraak.

Wat bepaalt de prijs eigenlijk?

Dit is vaak het moment dat mensen denken: “Maar wat gaat het mij kosten?”. Dat is logisch. Hoewel elke offerte anders is, zijn er wel vaste factoren die de prijs bepalen.

Laten we er drie uitlichten.

1. Het aantal gebruikers
Dit is vaak de basis. Meestal werkt het met ‘per gebruiker per maand’. Hoe meer mensen gebruikmaken van de software, hoe lager de prijs per persoon vaak wordt. Dat is een soort bulkvoordeel.

2. De speciale functies
Standaard software heeft vaak een beperkte set aan functies. Wil je iets geavanceerds? Bijvoorbeeld een super ingewikkelde planningstool of een speciale AI die je helpt met voorspellingen? Dan betaal je daar extra voor. Dit zijn vaak modules die je aan- of uit kunt zetten.

3. Service en ondersteuning
Bij een gewoon abonnement krijg je vaak ondersteuning via een chat of een ticket systeem. Prima, maar het kan lang duren. Bij een maatwerkcontract kun je vaak afspreken dat je een eigen contactpersoon krijgt. Iemand die jouw bedrijf kent en snel schakelt als er iets misgaat. Dat is goud waard als je bedrijf stil komt te liggen.

Soms vraagt een leverancier ook geld voor de implementatie. Dat is het op maat maken van de software, het trainen van je team en het koppelen van systemen. Dit is vaak een eenmalige investering.

Hoe onderhandel je slim?

Een offerte voelt vaak als een ’take it or leave it’ situatie. Maar dat is het bij maatwerk zeker niet. Je hebt hier echt wat te vertellen.

Zorg dat je goed voorbereid bent. Weet precies wat je wilt. Als je zegt: “Ik heb deze functie nodig”, maar je kunt niet uitleggen waarom, dan is de leverancier geneigd je een duur pakket aan te smeren.

Vraag goed door.
Weet je bijvoorbeeld zeker dat je de duurste versie nodig hebt? Misschien werkt het team in shifts en zijn er nooit alle medewerkers tegelijk online. Dan hoef je misschien niet voor iedereen een volledige licentie te kopen. Dit speelt ook een rol bij enterprise pricing.

Kijk verder dan alleen de maandprijs.
Soms is de initiële setup duur, maar de maandlasten laag. Soms is het andersom. Wat past het beste bij je cashflow? Vraag hier expliciet naar.

En wees niet bang om te vragen naar aanpasbaarheid voor de toekomst. Wat gebeurt er als je volgend jaar 20 procent groeit? Blijft de prijs dan hetzelfde of verandert er iets? Dit is belangrijk voor je langere termijn planning.

De valkuilen van maatwerk

Maatwerk klinkt perfect, maar er zijn ook dingen om op te letten.

Een valkuil is dat je teveel wilt.
Je kunt een softwareleverancier vragen om alles te bouwen wat je in je hoofd hebt. Dat kan. Maar dat is vaak superduur en het maakt de software complex. Blijf kritisch: is dit echt nodig of is het een ‘leuke extra’?

Een andere valkuil is vastzitten.
Stel, je tekent een contract voor drie jaar. Na een jaar ben je niet tevreden. Of je bedrijf verandert compleet. Kun je dan makkelijk overstappen? Zorg dat je de afspraken hierover scherp hebt.

Soms kiezen bedrijven voor maatwerk terwijl ze eigenlijk nog prima uit de voeten kunnen met een flexibel feature-based pricing model. Dat is vaak net iets minder duur en complex dan echt maatwerk, maar biedt wel meer vrijheid dan standaard pakketten.

Ten slotte: je betaalt voor de ontwikkeling.
Als er code geschreven moet worden die niemand anders gaat gebruiken, dan draag jij die kosten. Dat maakt het vaak duurder dan een standaardpakket. De vraag is of de voordelen (perfecte fit) opwegen tegen die hogere kosten.

Is maatwerk software iets voor jou?

Je bent op zoek gegaan naar de voordelen en de werking van custom pricing. Hopelijk heb je een beter beeld gekregen.

Laten we het even samenvatten.
Het is ideaal voor bedrijven die weten wat ze willen en die de standaard opties te beperkt vinden. Het biedt flexibiliteit en kan op de lange termijn efficiënter zijn.

Maar het is geen quick fix. Het vraagt tijd en energie om de juiste afspraken te maken.

Vraag jezelf af:
– Heb ik zoveel specifieke eisen dat standaard software niet werkt?
– Is mijn budget groot genoeg voor de investering die dit vraagt?
– Kan ik de voordelen (efficiëntie, betere data) vertalen naar geld?

Een goede tip is om te beginnen met een demo. Laat je niet direct om de tafel praten voor een maatwerkofferte. Vraag eerst of je de ‘Enterprise’ versie kunt proberen. Vaak zit hier al zoveel maatwerk functionaliteit in dat je al een heel eind komt. Dit scheelt in de kosten. Kijk ook naar opties voor annual discount om de totale kosten te drukken.

Het draait allemaal om de vraag: wil je een schoen die ‘wel past’ of een schoen die op maat gemaakt is?

Soms is een standaard schoen prima. Maar als je een marathon wilt lopen, wil je het liefst schoenen die speciaal voor jouw voeten zijn gemaakt. Dat maakt het lopen niet alleen makkelijker, het voorkomt ook blaren. En dat is precies wat je wilt met je software.

]]>