Projectmanagement software custom fields maken hoe doe je dit en wat zijn de mogelijkheden?
Ken je dat gevoel? Je opent een nieuw project in je software, en je ziet alleen velden voor ‘Naam’, ‘Deadline’ en ‘Beschrijving’. Handig, hoor. Maar voor jouw bedrijf klopt het plaatje niet. Jij moet ook weten wat de klantwaarde is, welk team er druk op staat, of het project überhaupt wel financieel verantwoord is. Je probeert het te verwerken in de beschrijving, maar het resulteert in een chaos van losse notities en onduidelijke regels. Dat is precies het moment dat je kennis moet maken met custom fields. Die vrije velden die je zelf kunt toevoegen.
Stel je voor dat je software geen standaard boek is, maar een leeg notitieboek waar je zelf de lijntjes mag trekken. Dat is het. Custom fields, of in het Nederlands ‘aangepaste velden’, zijn de schakel tussen een algemene tool en een systeem dat perfect werkt voor jouw manier van werken. Of je nu een marketingbureau runt of een bouwbedrijf hebt, die flexibiliteit is goud waard.
Waarom je niet zonder kunt: structuur en overzicht
Stel je voor dat iedere projectmanager zijn eigen manier heeft om statussen te noemen. De een typt ‘Klaar’, de ander ‘Gereed’, en een derde zet er een groen vinkje bij. Hoe moet je daar ooit op filteren? Je wilt weten: ‘Laat alle projecten zien die meer dan 50.000 euro waard zijn’. Een standaard tekstveld werkt daar niet voor. Een speciaal veld voor ‘Project Waarde’ wel. Zo dwing je uniformiteit af.
Het gaat niet alleen maar over orde scheppen. Het gaat erom dat je slimme keuzes kunt maken. Als je in één oogopslag kunt zien welke projecten een hoog risico lopen door simpelweg te filteren op het veld ‘Risico Level’, ben je je werk een stap voor. Dat is de kracht van data. Het zorgt voor diepgang in je rapportages en het zorgt dat je de juiste dingen vraagt aan je team.
De basis: hoe maak je zo’n veld aan?
Gelukkig is het bij de meeste tools niet ingewikkeld. Je begint meestal in de instellingen van je software. Zoek niet naar een knopje ‘Magie’, maar naar iets als ‘Velden beheren’ of ‘Systeeminstellingen’. Meestal zit dit verborgen onder een menuutje met een moersleutel-icoontje.
Zodra je daar bent, loop je eigenlijk een simpel stappenplan af. Eerst bepaal je: wat wil ik weten? Gaat het om een bedrag? Om een naam? Om een datum? Dit bepaalt het type veld dat je kiest. Dat is het allerbelangrijkste. Want je wilt namelijk niet dat iemand een bedrag intypt als “tweehonderd euro”, want dan kun je er later geen sommetje mee maken.
Daarna geef je het veld een logische naam. Zeggen dat het veld ‘X12’ heet, is verwarrend. Noem het ‘Offertenummer’ of ‘Kans van slagen’. Duidelijkheid boven alles.
De gereedschapskist: welke soorten velden zijn er?
Hier wordt het pas echt leuk. Je kunt veel meer dan alleen maar tekst typen. Laten we de meest bruikbare opties bekijken.
Dropdowns en selectievakjes
Dit zijn je beste vrienden voor consistentie. Je geeft een paar opties, en de gebruiker moet er eentje uit kiezen. Denk aan ‘Prioriteit’: Laag, Middel, Hoog. Of ‘Type Project’: Interne verbouwing, Externe Klus. Zo voorkom je dat de ene manager ‘Gewoon’ invult en de ander ‘Normaal’. Iedereen kiest uit dezelfde lijst. Dat maakt rapporteren zo veel makkelijker.
Datums en deadlines
Een speciaal datinveld is slimmer dan een tekstveld. Waarom? Omdat de software dan snapt dat het om een tijdlijn gaat. Je kunt dan later filteren op ‘Laat me alle projecten zien die na 1 januari 2026 moeten beginnen’. Dat werkt niet als je alleen maar een tekstuele notitie hebt. Handig voor het bijhouden van de startdatum van een klant of de datum waarop de laatste veiligheidscheck is gedaan.
Getallen en valuta
Dit is essentieel voor de financiële controle. Maak een veld aan voor ‘Geschatte Uren’ of ‘Budget’. Als je hier een getalenveld van maakt, kan de software later automatisch optellen wat het totaal aan uren in een project is. Handig voor de urenverantwoording. Kies voor ‘Valuta’ als het direct om geld gaat, dan weet je zeker dat er een euroteken bij staat.
Gebruikers en verwijzingen
Soms wil je niet dat iemand een naam typt, maar wil je dat hij of zij een bestaande collega selecteert. Dit noem je vaak een ‘User’ veld. Dit is super handig voor wie de ‘Verantwoordelijke’ is. Ook is er vaak een ‘Lookup’ veld. Dit is een stap verder: hiermee kun je data vanuit een andere pagina ’trekken’. Stel je hebt een project aangemaakt, en je wilt de contactpersoon niet opnieuw invullen, maar gewoon de persoon kiezen die al in het klantenoverzicht staat. Dat is wat zo’n veld doet.
De magie van formules en berekeningen
Als je de basis onder de knie hebt, is het tijd voor de volgende stap: berekeningen. Sommige software laat je formules maken. Dit klinkt ingewikkelder dan het is. Stel, je hebt een veld ‘Einddatum’ en een veld ‘Vandaag’. De software kan dan automatisch uitrekenen hoeveel dagen er nog zijn tot de deadline.
Dit is ontzettend krachtig voor KPI’s (prestatie-indicatoren). Je kunt bijvoorbeeld een veld maken dat berekent of je onder of boven budget zit. Of een ‘Lead Score’ die automatisch omhoog gaat als je bepaalde vinkjes zet. Dit bespaart je tijd en voorkomt dat je rekenwerk zelf moet doen. Wil je hier meer over weten, dan raad ik je aan om het artikel over projectmanagement software automatisering configureren even te lezen. Daar leggen we uit hoe je die velden voor je kunt laten werken.
Slim gebruik: laten we het praktisch maken
Hoe zorg je dat het niet een chaos wordt? Door na te denken voordat je begint. Vraag je af: ga ik deze informatie echt gebruiken? Ga ik erop rapporteren? Als het antwoord ‘ja’ is, maak het veld aan. Als het antwoord ‘misschien’ is, begin dan met een tekstveld en kijk of het bevalt.
Een andere gouden tip is om je ‘Templates’ aan te passen. Maak je een veld aan bij een project, sla het dan op als template voor de volgende keer. Dan hoef je niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden. Zorg dat je velden aanmaakt op een plek waar ze voor alle projecten beschikbaar zijn, tenzij het zeer specifieke info is. Dit voorkomt dat je telkens moet zoeken.
Denk ook na over de zichtbaarheid. Sommige velden zijn voor iedereen, maar sommige, zoals de winstmarge, wil je misschien alleen voor het management tonen. De meeste tools hebben opties om velden te verbergen of alleen te tonen aan bepaalde rollen. Gebruik dit. Het houdt het overzichtelijk voor je team.
Als je bezig bent met het opzetten van een heel project met deze velden, is het handig om te weten hoe je dit proces versneld. Je wilt niet bij elk nieuw project alles opnieuw configureren. Daarom is het slim om te kijken naar projectmanagement software templates maken. Daarmee zet je je custom fields in een klap klaar.
Valkuilen: waar gaat het mis?
De grootste valkuil? Te veel willen. Het is verleidelijk om tien velden toe te voegen omdat het kan. Maar elke veld die je toevoegt, is een extra handeling die je team moet doen. Als je vijf vragen stelt die ze nooit gebruiken, raken ze gefrustreerd en vullen ze het niet in. En als de data niet ingevuld wordt, heb je er niks aan.
Daarom: begin klein. Voeg toe wat echt pijn doet op dit moment. Als je team moeite heeft met het bijhouden van risico’s, voeg een Risico-veld toe. Als ze de klantwaarde niet weten, voeg een Waarde-veld toe. Bouw het langzaam uit.
Een andere fout is het verkeerde type kiezen. Gebruik geen tekstveld voor een datum. Waarom? Omdat je dan niet kunt sorteren op tijd. Een tekstveld ziet “01-01-2026” en “10-01-2026” als woorden. De software kan dan niet weten dat de 10e na de 1e komt. Een echt datinveld wel. Kleine technische details, grote impact op je workflow.
Waar het naartoe leidt: Dashboards en workflows
Uiteindelijk draait het allemaal om inzicht. Zodra je al deze gegevens netjes hebt ingevuld, kun je ze overal gebruiken. Je kunt widgets toevoegen aan je dashboard die alleen de projecten laten zien met een specifieke status.
Wil je dat de software automatisch een taak aanmaakt als het veld ‘Risico’ op ‘Hoog’ staat gezet? Dat is een ‘Workflow’. Custom fields zijn vaak de triggers voor die slimme acties. Ze zijn de inputs voor je projectmanagement software workflows instellen. Het zijn de bouwstenen van een geautomatiseerd systeem. Zonder die velden werken de workflows vaak niet.
En als je dan echt wilt zien wat er speelt, maak je een dashboard. Daar kun je de data uit je custom fields visualiseren. Zo weet je in één oogopslag hoeveel uur er nog over is, hoeveel budget er nog is, of hoeveel projecten er op ‘Gereed’ staan. Bekijk hier hoe je projectmanagement software dashboards configureert om je data om te toveren tot inzicht.
Custom fields lijken misschien een klein detail in een grote softwaretool. Maar ze zijn het hart van een op maat gemaakt projectmanagement systeem. Ze zorgen ervoor dat de software meedenkt met jouw bedrijfsprocessen, in plaats van andersom. Dus, open die instellingen en begin met experimenteren. Je zult zien dat het je werk een stuk leuker en overzichtelijker maakt.
]]>
Geef een reactie