Projectmanagement software contact waar vind je het en wat kun je verwachten?

Projectmanagement software contact waar vind je het en wat kun je verwachten?

Ergens zit je nu waarschijnlijk achter je scherm. Je hebt een probleem op het werk, of een geweldig idee, en je bent op zoek naar software die je helpt om je projecten te managen. Je typt iets in Google. Je ziet honderden namen voorbijkomen. Asana, Jira, Trello, Monday… het is een oerwoud. Je klikt rond, vult hier en daar een formulier in, en hopelijk komt het goede antwoord.

Maar wat gebeurt er eigenlijk precies zodra jij op die knop drukt? Wie belt je terug? En wat moet je zelf allemaal weten voordat je dat contact aangaat? In dit artikel lees je wat je kunt verwachten van de contactmomenten rondom projectmanagement software. Want contact is er niet één soort. Het is een heel proces.

Waar begin je met zoeken?

De zoektocht begint vaak op het internet. Je bent niet de enige die op zoek is naar de beste opties. Er zijn speciale websites die software vergelijken. Dit zijn onafhankelijke platformen. Denk aan grote namen wereldwijd zoals G2 Crowd of Capterra. In Nederland heb je vaak specifiekere sites die zich richten op het midden- en kleinbedrijf. Deze sites zijn ideaal. Je kunt er reviews lezen van andere gebruikers en je kunt vaak direct doorklikken naar de website van de softwareleverancier zelf.

Stel, je hebt een lijstje gemaakt van drie partijen die er interessant uitzien. Dan is de volgende stap de officiële website van de software. Hier vind je de knoppen voor een gratis proefperiode of een demo. Dat is de directe start van jouw contact met de leverancier.

Drie manieren om contact te starten

Zodra je op de website van een softwareleverancier bent beland, start het spel. Er zijn grofweg drie manieren om het contact aan te knopen. Elke manier voelt anders en levert iets anders op.

1. De gratis proefperiode

Dit is de meest laagdrempelige manier. Je vult je naam en e-mailadres in en je kunt direct aan de slag. Vaak is dit gratis voor een bepaalde tijd of voor een beperkt aantal gebruikers (bijvoorbeeld tot 10 personen).

Wat kun je hierbij verwachten?
Je krijgt direct toegang tot het systeem. Direct contact met een verkoper is er vaak nog niet. Dit is bedoeld voor jouw eigen snelle evaluatie. Je bent vooral aangewezen op je eigen slimheid en de hulpdocumenten die in de software staan. Deze Projectmanagement software kennisbank waar vind je het en wat leer je ervan? helpt je vaak op weg als je even niet weet hoe iets werkt. Wil je uitbreiden of heb je echt hulp nodig? Dan zul je uiteindelijk de betaalde versie moeten kopen of contact opnemen met support.

2. De demo of offerte aanvraag

Je wilt het systeem serieus bekijken, misschien voor een heel team. Dan kies je voor de demo. Dit is een heel andere vorm van contact. De leverancier wil nu weten wie jij bent.

Wat kun je hierbij verwachten?
Verwacht dat de softwareleverancier jou gaat onderzoeken. Ze vragen naar je bedrijf, het aantal medewerkers, en wat je nu gebruikt. De demo zelf is geen standaard rondleiding. De verkoper zal proberen om precies te laten zien hoe de software jouw specifieke problemen oplost. Het is dus handig als je voorbereid bent.

3. De bel-mij-terug knop

Soms wil je gewoon snel een prijs weten of een specifieke vraag stellen. Dan vul je een formulier in om gebeld te worden. Ook hier geldt: ze zullen vragen stellen voordat ze antwoord geven. Ze willen je inschatten.

Het sales contact: Wat moet je zelf weten?

Als je een demo aanvraagt of offerte wilt, begint het echte contact. Dit proces loopt vaak volgens een vast stramien: kennis maken, behoeften peilen, laten zien hoe het werkt, en afspraken maken.

Hier gaat het vaak mis. Veel mensen denken: “Ik wil gewoon zien hoe het werkt.” Maar als je dat zegt, krijg je een saaie presentatie over functies die je niet nodig hebt. De truc is om de softwareleverancier scherp te houden.

Stuur nooit een aanvraag zonder dat je zelf weet wat je wilt. Maak een eenvoudig document met je wensen en eisen. Schrijf op:

• Hoe groot is je team?
• Wat zijn de belangrijkste werkprocessen die je wilt verbeteren?
• Welke andere systemen moet deze software aan kunnen spreken?

Geef deze informatie aan de verkoper. Dan kunnen zij een betere demo geven. Tijdens die demo moet jij de volgende vragen stellen:

De vragen die je stellen moet

Vraag niet alleen “Werkt dit?”. Vraag:

• De implementatie: “Hoe lang duurt het voordat we live zijn? Zijn er consultants die dit voor ons opzetten?”
• De kosten: “Zitten supportkosten hierbij inbegrepen? Wat kost het als we extra modules toevoegen?”
• De oplossing: “Laat eens zien hoe ik met jullie software mijn projectbudget beter in de gaten kan houden.”

Na de demo houdt de verkoper contact. Ze sturen e-mails, plannen vervolggesprekken. B2B software wordt zomaar verkocht; het is een proces van praten en vertrouwen opbouwen.

Contact na aankoop: De ondersteuningskanalen

Je hebt getekend. De software is geïmplementeerd. Nu begint het ‘gewone’ leven met de software. Het contact verandert nu van verkoop naar support en community.

Er zijn eigenlijk drie verschillende soorten contact na de aankoop. Het is slim om ze uit elkaar te houden.

1. Technische support (De helpdesk)

Dit is het contact als er iets stuk is. Een bug, een instelling die niet werkt, of gewoon een vraag hoe je iets doet. Dit is de Help Desk. Dit team is er om problemen op te lossen. Ze zijn technisch en vaak heel behulpzaam. Meestal regel je dit via tickets, e-mail of een chat.

Wanneer je hier terechtkomt, is het slim om Projectmanagement software problemen diagnosticeren hoe doe je dit en wat zijn de methoden? toe te passen. Zorg dat je kunt uitleggen wat er gebeurt, wat je hebt verwacht en wat er misgaat.

Probeer je problemen eerst zelf op te lossen via de kennisbank of door Projectmanagement software problemen zelf oplossen hoe doe je dit en wat zijn de methoden? te lezen. Dat bespaart je een hoop tijd. Mocht het niet lukken, dan helpt de helpdesk je verder.

2. De kennisbank en de community

Niet elk contact is direct met een mens. Een groot deel van het contact verloopt via artikelen en forums.

De Projectmanagement software kennisbank waar vind je het en wat leer je ervan? is je beste vriend. Hier vind je artikelen over de basisfuncties.

Daarnaast is er vaak een community. Dit zijn groepen van andere gebruikers. Op LinkedIn of in een speciaal forum. Hier praten gebruikers met elkaar. Dit is perfect om te leren hoe andere bedrijven de software gebruiken. Dit is geen plek voor technische noodhulp, maar voor het delen van kennis.

3. De strategische partner

Bij grotere bedrijven is het contact vaak intensiever. Je hebt dan misschien een aparte accountmanager of een implementatiepartner. Dit contact gaat over de lange termijn. Het gaat niet om “hoe reset ik mijn wachtwoord”, maar om “hoe zorgen we dat de software over 2 jaar nog precies doet wat we nodig hebben?”.

Zie de leverancier als een partner. Hoe beter jij vertelt wat je wilt, hoe beter zij je kunnen helpen.

Veelgestelde vragen (FAQ) tijdens contact

Gedurende het hele proces spelen veel vragen op. Is het veilig? Kan het importeren uit Excel? Wat als de prijs verandert? Vaak staat het antwoord al klaar op de website. Toch kan het fijn zijn om dit te weten voordat je belt. Een overzicht van antwoorden op veelvoorkomende vragen helpt je om sneller te schakelen. Je vindt dit vaak bij de Projectmanagement software FAQ waar vind je het en wat zijn de antwoorden?. Als je de meeste vragen zelf al kunt beantwoorden, sta je veel sterker in je schoenen tijdens de demo.

Het contact is een proces, niet een moment

Projectmanagement software kopen is geen kwestie van een bestelling plaatsen. Het is een traject van contactmomenten. Van de eerste klik op een vergelijkingssite tot de technische chat na een jaar.

De sleutel tot succes? Wees duidelijk. Weet wat je wilt. Onderscheid het verkoopgesprek van de technische support. En gebruik de beschikbare bronnen, zoals kennisbanken en communities, voordat je om hulp vraagt. Zo bouw je een goede relatie op met de software en de mensen erachter.

]]>