Projectmanagement software bestanden zoeken hoe werkt het precies en wat zijn de methoden?

Projectmanagement software bestanden zoeken hoe werkt het precies en wat zijn de methoden?

We kennen het allemaal: je zit midden in een project, de deadline nadert en je hebt dringend dat ene specifieke document nodig. Je weet zeker dat je het hebt opgeslagen in de projectmanagement software, maar de mapjesstructuur lijkt wel een doolhof. Je typt een paar woorden in, en je krijgt honderden resultaten die niets met elkaar te maken hebben. Frustrerend, nietwaar?

Gelukkig is er hoop. De manier waarop moderne software bestanden vindt, is de afgelopen jaren enorm verbeterd. Het gaat veel verder dan het simpelweg zoeken naar een bestandsnaam. Om je tijd te besparen en je te helpen direct de juiste informatie te vinden, duiken we in de wereld van het zoeken in projectmanagement tools.

De drie manieren van zoeken

Om te begrijpen hoe je de beste resultaten krijgt, moet je weten dat de software eigenlijk drie verschillende methoden combineert achter de schermen. Soms werkt de ene methode beter dan de andere, afhankelijk van wat je precies weet over het bestand dat je zoekt.

Ten eerste is er de ouderwetse mapstructuur. Dit is wat we allemaal kennen van onze eigen computer. Je klikt door mappen heen totdat je het juiste bestand vindt. Handig als je weet waar je het hebt opgeslagen, maar vaak is de structuur van een project (met allerlei onderdelen en fases) chaotischer dan een simpele map op je bureaublad.

Ten tweede hebben we zoeken op metadata. Dit klinkt ingewikkeld, maar is het niet. Metadata zijn eigenlijk ‘gegevens over je gegevens’. Stel je voor dat je een bestand uploadt. De software weet dan al: wie heeft het geüpload? Wanneer? Welk bestandstype is het? Als je projectmanagement software slim is, kun je hier ook eigen velden aan toevoegen. Denk aan ‘Projectfase’ of ‘Klantnaam’. Dit maakt zoeken al een stuk krachtiger.

De derde en meest krachtige manier is inhoudelijk zoeken. Dit is wat we vaak ‘full-text search’ noemen. De software scant letterlijk de inhoud van documenten. Of het nu gaat om een PDF, een Word-document of een Excel-sheet, als het woord erin staat, vindt de software het. Dit is vaak de gamechanger voor veel projectmanagers.

Hoe werkt dat inhoudelijk zoeken eigenlijk?

Je typt een woord in, en een seconde later staan de juiste bestanden in beeld. Dat voelt als magie, maar er zit een slim proces achter. De software kan niet elk bestand elke keer opnieuw openscannen, dat zou veel te traag zijn. In plaats daarvan bouwt de software een soort enorm digitale inhoudsopgave, een ‘index’.

Wanneer je een document toevoegt, breekt de software de tekst in kleinere stukjes. Woorden worden geanalyseerd en opgeslagen. De software slaat onbelangrijke woorden over (zoals ‘een’, ‘de’, ‘is’) om ruimte te besparen en de boel snel te houden. Het resultaat is een razendsnel systeem dat weet in welk document elk belangrijk woord voorkomt. Als jij vervolgens zoekt, hoeft de software alleen maar in deze index te kijken in plaats van door alle losse documenten te bladeren.

Een slimme truc die de software vaak gebruikt is ‘stemming’. Als je zoekt naar ‘plannen’, vindt je ook documenten met de woorden ‘gepland’ of ‘planning’. De software herkent de stam van het woord. Dat is ontzettend handig, want je hoeft niet precies het juiste woord te raden.

De methoden: Zoek als een professional

Nu je weet hoe het werkt, is het tijd om de taal van de software te leren spreken. Je hoeft niet per se een expert te worden, maar met een paar simpele ’trucs’ (officieel: operatoren) vind je veel sneller wat je zoekt. Dit werkt vaak heel vergelijkbaar met Google, dus misschien ken je er al een paar.

Stel je voor dat je het perfecte bouwplan van drie maanden geleden nodig hebt, maar je weet alleen dat het over ‘veiligheid’ ging en dat het een PDF was.

Zoeken op een specifieke zin

Als je een exacte zin wilt vinden, gebruik je aanhalingstekens. Zoek je naar “veiligheidsplan januari”, dan toont de software alleen resultaten waar die twee woorden precies achter elkaar staan. Zonder aanhalingstekens krijg je ook resultaten waar ‘veiligheid’ in voorkomt én ‘januari’, maar misschien op een heel andere pagina in het document.

Woorden combineren (en uitsluiten)

Wil je zowel het woord ‘veiligheid’ als het woord ‘bouwplan’ in je document hebben? Typ ze gewoon allebei, gescheiden door een spatie. De software zoekt naar bestanden die beide termen bevatten.

Wil je juist dingen uitsluiten? Gebruik dan een minteken. Bijvoorbeeld: veiligheid bouwplan -concept. Hiermee vertel je de software: “Geef me alles over veiligheid en bouwplan, maar als het woord ‘concept’ erin staat, hoef ik het niet te zien.” Handig als je alleen het definitieve document wilt.

De kracht van een vraagteken

Weleens gezocht naar een bestand maar vergist in hoe je een naam spellen? Als je een vraagteken (?) gebruikt, vervangt die één enkele letter. Als je dus intoetst vraa?rapport, vind je zowel ‘vraagrapport’ als ‘vraagrapport’. Het is een kleine moeite, maar het redt je soms van een hoop irritatie.

Waarom de kwaliteit van je data het verschil maakt

Er is één ding dat nog veel belangrijker is dan al deze slimme zoekwoorden: jouw organisatie. De beste software ter wereld kan je niet helpen als je bestanden lukraak uploadt zonder er goede informatie (metadata) aan toe te voegen.

Dit is waar zaken als bestanden organiseren echt lonen. Veel systemen staan je toe om zogenaamde ‘custom fields’ of specifieke eigenschappen aan bestanden te hangen. Denk aan het invullen van een ‘Projectfase’ of een ‘Status’ (Actief, Gearchiveerd, Klaar).

Als jij en je team dit consistent doen, verandert zoeken in een fluitje van een cent. In plaats van te zoeken op woorden in de inhoud, kun je simpelweg filteren. Zoek je alle documenten die nu ‘In Uitvoering’ zijn? Klik op het filter, en klaar is Kees. Dit voorkomt het verlies van context dat vaak gebeurt als je alleen op mappen vertrouwt. Je documenten blijven vindbaar op basis van hun eigenschappen, zelfs als ze verplaatst worden.

Goede gewoontes helpen je ook bij andere processen. Wanneer je bijvoorbeeld bezig bent met het delen van bestanden, weet je zeker dat de juiste versie bij de juiste persoon terechtkomt. En als je dan na het project alles wilt opslaan, is het handig om te weten hoe het downloaden van bestanden precies werkt.

De voordelen voor jouw werkdag

Waarom zouden we hier tijd in steken? Omdat de tijd die je nu kwijt bent aan het zoeken van bestanden, oploopt. Uit onderzoek blijkt dat werknemers soms wel 19 minuten per dag kwijt zijn aan het zoeken van bestanden. Dat is bijna een halve werkdag per week!

Door de juiste zoekmethoden te gebruiken, vind je niet alleen sneller wat je zoekt, je vindt ook direct de meest actuele versie. Niets is vervelender dan per ongeluk te werken met een oude versie van een document. Omdat de software vaak de context en metadata meeneemt in de zoekresultaten, zie je direct wat de nieuwste status is.

Tot slot is er nog de kwestie van opslagruimte. Elke projectmanager weet dat ruimte soms schaars is. Door efficiënt te zoeken en oude, dubbele bestanden snel op te ruimen, houd je je account overzichtelijk. Als je je ooit afvraagt of je ruimte tekort komt, is het goed om te weten hoe een bestandslimiet werkt en wat je opties zijn. Een opgeruimd systeem zorgt voor een opgeruimd hoofd.

Kortom, stop met het eindeloos klikken door mappen. Leer de basisprincipes van metadata en inhoudelijk zoeken, en probeer eens een paar van die slimme zoekwoorden uit. Je zult versteld staan hoeveel tijd je overhoudt voor de dingen die er echt toe doen.

]]>