Levertijd projectmanagement software hoe lang duurt dit en wat kun je verwachten?
Dus, je bent overtuigd. Het is tijd voor een nieuw systeem. Iedereen moet stoppen met e-mailchaos en eindeloze Excel-lijstjes. Maar dan komt de vraag: hoe lang gaat dit eigenlijk duren? Vandaag? Volgende week? Volgend jaar? Het antwoord op die vraag is helaas niet zo simpel als “dinsdag”.
Veel bedrijven kijken naar de software en denken: “Ik koop het, ik log in, en we zijn klaar.” Dat is een beetje alsof je een nieuwe auto koopt en verwacht dat ie vanzelf naar je huis rijdt. De levertijd van projectmanagement software is namelijk pas écht interessant als je begrijpt wat er allemaal bij komt kijken. Het draait allemaal om de manier waarop je het systeem gebruikt (online of op je eigen servers) en hoe groot en complex jouw bedrijf is. Laten we de rook eens wegblazen en kijken wat echt gaat gebeuren.
De Grote Tweedeling: Online (SaaS) versus Local (On-Premise)
Om te beginnen moet je een keuze maken die de totale duur enorm beïnvloedt. Kies je voor een online oplossing, wat we SaaS noemen, of ga je voor een lokale installatie?
De meeste moderne bedrijven kiezen voor de cloud. Bij SaaS staat de software bij de leverancier op hun servers. Jij krijgt een linkje en een wachtwoord. Dat klinkt als “direct geleverd”, en dat is het in zekere zin ook. Je kunt vaak binnen een uur al inloggen.
Maar denk niet dat je dan meteen productief bent. Dat snelle inloggen is slechts het begin. De echte tijd gaat zitten in het inrichten van het systeem voor jouw specifieke werkprocessen.
Een heel andere wereld is On-Premise. Dit betekent dat de software op de eigen servers van jouw bedrijf draait. Dit is een ingewikkeld en lang traject. Je moet eerst hardware kopen, servers installeren, netwerken beveiligen en IT-personeel vrijmaken. Hier praten we niet over weken, maar over maanden of soms wel een heel jaar voordat alles loopt zoals het moet.
De weg naar de finish: Wat gaat er allemaal gebeuren?
Of je nu voor cloud of lokaal kiest; je volgt altijd ongeveer dezelfde route. Elk van deze stappen kost tijd. Soms veel tijd. Laten we even een realistisch beeld schetsen van de meest voorkomende scenario’s.
Stap 1: De oriëntatie
Je bent nu waarschijnlijk al begonnen met zoeken. Je leest artikelen, vergelijkt prijzen. Als je eenmaal een leverancier hebt gekozen, moet je duidelijk maken wat je precies nodig hebt. Is het simpelweg een digitale takenlijst of moeten er complexe uren geregistreerd en gefactureerd worden? Dit proces kan zomaar een week of drie in beslag nemen, vooral als je met een team moet overleggen.
Stap 2: De bouwtekening
Voordat er gebouwd wordt, moet er getekend worden. Je moet je processen vertalen naar de software. Hoe heet een taak? Wie mag wat zien? Welke stappen moet een project doorlopen? Dit is precisiewerk. Doe je dit niet goed, dan loopt je team later vast.
Stap 3: De verhuizing van je data
Dit is de onzichtbare tijdbom onder projecten. Heb je oude data die je mee wilt nemen? Denk aan adressen, oude projecten of taken die nu in Excel staan. Die data moet overgezet worden. Data is vaak rommelig. Het schoonmaken en overzetten ervan (data migratie) is vaak het meest tijdrovende onderdeel. Soms ben je hier zoet mee.
Het echte leven: Waarom dingen vertragen
Als je een planning maakt, reken je meestal te optimistisch. Er zijn een aantal bekende boosdoeners die de levertijd flink oprekken. Hieronder valt vooral het woord ‘maatwerk’.
Standaard software doet wat het belooft. Maar als jij wilt dat het systeem precies doet wat jij wilt, moet er gesleuteld worden. Integraties zijn hier een groot onderdeel van. Je wilt misschien dat je projectmanagementsoftware praat met je e-mailprogramma of je boekhoudsysteem. Dat klinkt logisch, maar technisch gezien moet er dan een ‘bruggetje’ gebouwd worden. Elk bruggetje kost tijd om te testen en te fixen.
Een andere valkuil is de menselijke factor. Je koopt software, maar je gebruikt het met mensen. Mensen moeten wennen aan verandering. Als je niet investeert in het trainen van je team, loop je het risico dat na de “levering” (technisch gezien) de software nog maanden niet goed wordt gebruikt.
Wil je weten hoe je dit aanpakt? Lees dan het artikel: Projectmanagement software voor bestaand team wat zijn de uitdagingen en oplossingen?. Daarin leggen we uit hoe je een team meekrijgt.
Een realistische inschatting maken
Het is frustrerend als een leverancier roept: “Je bent klaar in een week!”. Meestal bedoelen ze dan: “Je kunt inloggen in een week”. De implementatie is het echte werk. Hieronder een indicatie van wat je kunt verwachten als je serieus aan de slag gaat.
Als je kiest voor een simpele, online tool (denk aan Trello of een basisversie van Asana) en je hebt weinig complexe data, dan kun je vaak binnen 1 tot 4 weken operationeel zijn. Dit gaat snel omdat je weinig hoeft te configureren en bijna geen data hoeft over te zetten.
Kies je voor een gedegen SaaS pakket (zoals ClickUp of Jira) voor een heel team, dan zit je al snel op 4 tot 8 weken. Hier komt wat meer configuratie bij kijken en het onboardingstraject is intensiever.
Is jouw organisatie groot of kies je voor een Enterprise oplossing of On-Premise, dan moet je denken aan 3 tot 9 maanden (of langer). De reden is simpel: er zijn meer afdelingen, meer regels, strengere beveiliging en vaak complexe koppelingen met systemen die al bestaan.
De drukte speelt ook een rol. Softwarebedrijven hebben het druk. De wachtrij voor implementaties kan soms langer zijn dan je lief is. Dit hangt vaak af van de drukte bij de leverancier en hoe snel jij zelf kunt schakelen. Benieuwd hoe zo’n drukke periode eruitziet? Wachtrij projectmanagement software implementatie hoe lang duurt dit gemiddeld? geeft je hier meer inzicht in.
Hoe bereid je je voor om tijd te winnen?
De snelste manier om een projectmanagement software te implementeren, is door erover na te denken voordat je betaalt. Het klinkt saai, maar goede voorbereiding is het halve werk. Je kunt veel vertraging voorkomen door je werkprocessen nu al helder te hebben.
Wat zijn je eisen? Wat is het minimale wat de software moet kunnen? Wat mag het kosten? Als je hier antwoord op hebt, kun je veel sneller schakelen met leveranciers. Je voorkomt dat je na het kopen nog steeds aan het bedenken bent wat je eigenlijk wilt.
De beste tips om je huiswerk te doen vind je hier: Projectmanagement software voorbereiden wat moet je doen voordat je koopt?. Dit levert je uiteindelijk weken op.
De keuze: Alles in één keer of stapje voor stapje?
Je moet ook een strategische keuze maken over de ‘Go-Live’. Ga je voor de ‘Big Bang’? Dit betekent dat op een bepaalde dag iedereen stopt met de oude systemen en begint met de nieuwe. Dit is supersnel, maar enorm spannend. Als er iets misgaat, staat de hele boel stil.
De alternatieve strategie is gefaseerd invoeren. Eerst één afdeling, dan de volgende. Dit is veel rustiger en veiliger, maar het verlengt de totale looptijd van het project. Je bent dan langer bezig met twee systemen naast elkaar draaien.
Voordat je begint met het overzetten van data, is het slim om te weten hoe dit precies in zijn werk gaat. Je wilt namelijk geen belangrijke informatie kwijtraken. Projectmanagement software migratie heb je dit nodig en hoe werkt het? legt de opties aan je voor.
Uiteindelijk hangt de levertijd af van jouw ambitie. Wil je snel schakelen, dan is een eenvoudige SaaS-oplossing vaak de beste keuze. Wil je een systeem dat perfect aansluit op je bedrijf en klaar is voor de toekomst, dan mag je best wat langer wachten. De investering in tijd betaalt zich later terug in efficiëntie. Zolang je maar weet wat je kunt verwachten.
De keuze voor de juiste software is vaak zwaar onderschat. Zie het niet als een simpele aankoop, maar als een verandering van je bedrijfscultuur. En verandering kost nu eenmaal tijd, aandacht en energie. Zolang je rekening houdt met de hierboven genoemde fasen en valkuilen, weet je in ieder geval zeker dat je niet voor verrassingen komt te staan. En dat is een geruststellende gedachte.
De tijd die je investeert in het kiezen en implementeren van de juiste software is de start van een betere manier van werken. Neem die tijd, laat je goed informeren en bouw iets stevigs voor de toekomst. Succes met de zoektocht!
]]>
Geef een reactie