Hoe vergelijk je projectmanagement software prijzen zonder belangrijke punten te missen?

Hoe vergelijk je projectmanagement software prijzen zonder belangrijke punten te missen?

Zoek je naar nieuwe software voor je projecten? Dan is het eerste wat je ziet de prijs op de website. Vijfentwintig euro per gebruiker, of misschien zeventig. Het ziet er allemaal overzichtelijk uit. Maar wees eens eerlijk: weet je zeker dat je precies begrijpt wat je straks gaat betalen? De prijs op een website is vaak slechts het begin van een heel verhaal. Net als een auto kopen: de basisprijs is leuk, maar zonder airco, dakkoffer en verzekering ben je opeens een stuk duurder uit. Projectmanagement software werkt precies hetzelfde. Je wilt natuurlijk niet na drie maanden schrikken van een factuur waar je niet op had gerekend.

Om te zorgen dat je niet voor verrassingen komt te staan, is het slim om even door te nemen waar de kosten vaak verstopt zitten. We gaan het hebben over de echte kosten, niet alleen die maandelijkse stickerprijs.

1. Wie zitten er allemaal in de software?

De meest gemaakte fout? Gewoon het aantal medewerkers vermenigvuldigen met de prijs. Maar wie gebruik je eigenlijk?

Stel je eens voor: je hebt een team van tien mensen. Vijf daarvan zijn managers die taken aanmaken en de boel aansturen. De andere vijf zijn vooral bezig met het uitvoeren van werk. Misschien hoef je die laatste groep niet allemaal full access te geven. Sommige software rekent voor iedereen hetzelfde tarief. Andere tools maken onderscheid. Je hebt vaak:

• Volledige gebruikers: Deze mogen alles. Aanmaken, wijzigen, plannen. Dit zijn meestal de duurste licenties.
• Kijkers (Viewers): Deze mogen alleen kijken. Handig voor mensen die alleen de voortgang hoeven te checken, maar niets zelf hoeven in te vullen. Soms is dit goedkoper of zelfs gratis.
• Gasten: Externen. Een klant die wil zien hoe het ervoor staat, of een freelancer die een specifieke taak doet.

Vraag je dus af: hoeveel externe mensen krijgen eigenlijk toegang? Vaak mag je een bepaald aantal gasten gratis toevoegen, maar zit er een limiet aan. Als je klant straks met twintig man tegelijk in het dashboard wil kijken, kan de rekening opeens oplopen. Controleer ook of je licenties moet kopen voor mensen die er misschien maar één keer per maand inloggen. Wordt er gefactureerd op basis van actieve gebruikers of op basis van ’toegevoegde’ licenties? Dat maakt een behoorlijk verschil.

2. De addertjes onder het gras: verborgen kosten

We snappen het: je wilt gewoon een tool die werkt. Helaas zijn de kosten vaak te vinden in de details die in de kleine lettertjes staan. De maandelijkse prijs is misschien laag, maar dan moet je nog even kijken naar de volgende dingen.

Opslagruimte.
Stel je voor: je bent een designer of werkt met grote video bestanden. Je stopt alles in de software. In het begin werkt het prima. Maar na een jaar? Vol. Veel software geeft je standaard een bepaalde hoeveelheid ruimte. Als je daar overheen gaat, betaal je extra. Dit kan flink oplopen.

Verbinden met andere software (Integraties).
Gebruik je e-mail marketing software, een boekhoudprogramma of communicatie tools zoals Slack? Je wilt waarschijnlijk dat deze praatje met elkaar maken. Vaak is de basisversie van de projectmanagement tool beperkt in wat het kan koppelen. Wil je echt slimme automatiseringen aanmaken of een specifieke koppeling gebruiken? Dan moet je vaak overschakelen naar een duurder pakket of een extra plug-in kopen. Check ook of het aantal ‘API calls’ (de communicatie tussen systemen) onbeperkt is.

Onboarding en training.
Als je met een groot team begint, wil je dat iedereen weet wat-ie doet. Sommige bedrijven vragen een flink bedrag om je team te trainen. Dit kan soms oplopen van vijfhonderd tot wel drieduizend euro. Natuurlijk, aan de andere kant: Gebruiksvriendelijkheid projectmanagement software vergelijken wat is nu echt belangrijk?. Als de software makkelijk is, scheelt dat enorm in deze kosten.

3. Wat kan de software eigenlijk?

Een veelgemaakte fout is het vergelijken van een budgetversie met een premiumversie. Dat is appels met peren vergelijken. Om echt te weten te komen wat je krijgt, moet je weten wat je nodig hebt. Maak een lijstje met je ‘must-haves’. Dingen die je écht niet kunt missen.

Denk aan dingen als:

• Zien wie er teveel werk heeft (Workload balans)?
• Een Gantt-diagram maken waarbij je ziet welke taak van de andere afhankelijk is?
• Moeiteloos automatiseringen instellen (bijv. als taak A af is, start taak B)?

Check bij welke prijsklasse deze functies standaard inbegrepen zijn. Soms zit die ene gave functie die je nodig hebt pas in het duurste pakket. Als je alleen de goedkoopste optie neemt, mis je je belangrijkste functionaliteit. Dan moet je alsnog upgraden. Wil je hier dieper op ingaan? Dan is dit artikel over Functionaliteit projectmanagement software vergelijken met alle belangrijke factoren interessant voor je.

Let ook op de Budget versus premium projectmanagement software wat zijn de echte verschillen? als het gaat om de kern van de tool. Soms zijn de verschillen groot, soms valt het reuze.

En wat dacht je van open source? Is dat misschien goedkoper? Dat is een vraag die veel mensen stellen. Het antwoord vind je in Open source versus commercieel projectmanagement software wat is nu echt beter?. Soms is gratis duurkoop, soms is het een goudmijn.

4. De kleine lettertjes: contracten en groei

Je koopt de software voor nu. Maar hoe zit het over een half jaar? Groei je harder dan verwacht? Of misschien wel langzamer?

Jaarcontract of maand?
Veel aanbieders geven korting als je voor een jaar betaalt. Dat is fijn, je bespaart meteen geld. Maar let op: je koopt dan licenties voor een heel jaar. Als je team groeit, moet je bijbetalen. Maar wat als je team krimpt? Kun je licenties teruggeven? Meestal niet. Je zit vast.

‘True-Up’ modellen.
Sommige bedrijven werken met een ’true-up’. Dat betekent dat je tussendoor mag toevoegen, maar dat je aan het einde van het jaar ‘echt maakt’ wat je gebruikt hebt. Je betaalt dan alsnog het volle pond. Wees hier scherp op. Je wilt geen boete betalen voor je eigen groei.

Uptime garantie.
Stel de software ligt er een dag uit. Jij en je team kunnen niet werken. Wie is er dan verantwoordelijk? Bij de goedkoopste pakketten is de garantie vaak minimaal. Bij duurdere pakketten (Enterprise) heb je vaak een garantie dat de tool het 99,9% van de tijd doet.

5. Wat als het niet werkt? Support

Stel je voor: het is maandagochtend, je hebt een deadline en de software doet raar. Je probeert iets op te lossen, maar het lukt niet. Wat nu?

Bij de goedkoopste abonnementen is support vaak beperkt tot e-mail. Je stuurt een berichtje en moet dan maar afwachten of je na 48 uur antwoord krijgt. Dat is lastig als je dringend hulp nodig hebt.

Bij duurdere plannen zit er vaak live chat of telefoon support inbegrepen. Of zelfs een toegewijde account manager die jou kent en je direct helpt. Is dat het extra geld waard? Dat hangt af van hoe technisch je team is en hoe gevoelig jullie zijn voor storingen. Soms is die rust en snelle hulp goud waard.

Het totaalplaatje (TCO)

Om het nu makkelijk te maken, kun je het beste naar het totaalplaatje kijken. In de financiële wereld noemen ze dit de ‘Total Cost of Ownership’ (TCO). Dat klinkt ingewikkeld, maar het is simpel.

De formule is ongeveer zo:

(Prijs per gebruiker × aantal gebruikers) + (Extra opslag) + (Benodigde integraties) + (Eventuele trainingskosten) = Jouw echte kosten.

Vergelijk dit bedrag voor hetzelfde pakket bij verschillende aanbieders. Zo krijg je pas een eerlijke vergelijking. Een lage maandprijs kan opeens best duur blijken te zijn als je overal extra voor moet betalen. Een wat hogere maandprijs kan juist heel voordelig zijn als er al die dingen inzitten die je anders los had moeten kopen.

Kortom: pak je rekenmachine, bedenk wat je écht nodig hebt, en kijk verder dan alleen het getal dat op de homepage staat. Dan kom je niet voor verrassingen te staan en vind je de tool die perfect bij jouw situatie past.

]]>