Functionaliteit projectmanagement software vergelijken met alle belangrijke factoren

Functionaliteit projectmanagement software vergelijken met alle belangrijke factoren

Dus, je bent op zoek naar nieuwe software voor je projecten. Je typt ‘projectmanagement software’ in en je krijgt honderden opties. De een roept ‘simpel’, de ander ‘uitgebreid’ en weer een ander ‘de beste voor teams’. Het voelt al snel alsof je door een jungle moet zonder kompas. Want hoe weet je nou eigenlijk echt wat je nodig hebt? Het draait allemaal om de functies. Niet zo zeer om hoeveel er zijn, maar om wat ze precies doen en of ze bij jouw manier van werken passen.

Laten we het even simpel houden. We gaan niet kijken naar de mooiste logo’s of de hipste kleurtjes. We gaan kijken naar de motor van de software. Wat kan die machine nou eigenlijk? Of je nu een ZZP’er bent die een paar projecten draait, of dat je een team aanstuurt dat door het land reist, je wilt weten hoe je apparaat functioneert. Daarom kijken we naar een handig overzicht van functionaliteiten, opgedeeld in drie simpele lagen. Zo zorg je dat je straks geen miskoop doet.

De basis: Hoe werkt het eigenlijk?

Stap één is altijd het meest abstract, maar wel het allerbelangrijkrijkste. De manier waarop de software is opgebouwd moet passen bij de manier waarop jij en je team plannen. Probeer je de boel in een hokje te duwen dat er niet bij past? Dan gaat het mis. Meestal zie je twee hoofdstromen: de Agile/waterval-wereld en de visuele weergave.

De methode: Scrum, Waterval of een mix?

Ken je die termen al? Anders maak ik ze even duidelijk. Bij Agile (zoals Scrum) draait het om flexibiliteit. Je werkt in korte sprints, je bent nooit klaar en je past onderweg bij. Software hiervoor moet bijvoorbeeld ‘Sprints’ en ‘Backlogs’ aan kunnen. Dat zijn lijstjes met dingen die je gaat doen, ingedeeld per week of twee. Je wilt ook zien hoe hard je werkt (velocity) en hoeveel werk er nog over is (burndown chart). Dat is heel anders dan de klassieke waterval-methode. Daar plan je alles van tevoren. Heel strak. Je weet precies wat er in maart gebeurt en wat er in augustus gebeurt. Daar heb je software voor nodig die heel goed kan omgaan met afhankelijkheden. Dus: taak A moet af zijn voordat taak B kan beginnen.

De truc is om te checken of de software kan schakelen. Tegenwoordig werkt niemand meer volgens één strikt boekje. Je hebt soms een mix nodig. Misschien ben je Agile bezig, maar moet je voor de directie wel een ouderwetse tijdlijn (Gantt) laten zien. Kan dat zomaar in de software? Of moet je alles opnieuw ingeven? Dat is een valkuil.

Hoe zien je projecten eruit?

Dit klinkt misschien als een details, maar het bepaalt je dagelijks plezier. Hoe wil je je werk zien?

• De Gantt-grafiek: Dit is de tijdlijn. Een horizontale balk die laat zien hoe lang iets duurt en wanneer het begint. Ideaal voor planners en om te zien of je uitloopt.
• De Kanban-bord: Dit lijkt op een schoolbord met post-its. Je sleept een klusje van ‘Te doen’ naar ‘Bezig’ naar ‘Klaar’. Heerlijk visueel en overzichtelijk voor veel teams.
• De Lijst of Kalender: Soms wil je gewoon een simpele lijst of zien wat er vandaag op de planning staat.

Een goede tool heeft vaak al deze weergaven. Ze halen dezelfde data uit de software, maar laten het op een andere manier zien. Let op: sommige tools laten je de weergave alleen lezen, andere zijn ‘dynamisch’. Dat betekent dat je in de Gantt-grafiek direct taken mag verslepen en het meteen overal wordt bijgewerkt. Dat scheelt een hoop geklik.

Dagelijkse operatie: De uitvoering

Nu we de basis hebben, gaan we de diepte in. Dit is wat je dagelijks doet. Taken maken, mensen erop zetten, en dingen afronden. Hier gaat het vaak mis bij simpele tools. Ze zijn leuk voor een boodschappenlijstje, maar niet voor een serieus project.

Hoe diep ga je in op details?

Een klus is nooit echt ‘klaar’ op een moment. Hij bestaat uit stappen. Kan de software dat aan? Kun je een hoofdtaak opdelen in subtaken of een checklistje erbij maken? Dat heet granulariteit.

Maar het echte krachtmeten zit hem in afhankelijkheden. Stel: je kunt de vloer niet leggen voordat de muren staan. Zorgt de software er automatisch voor dat als de muren vertraging oplopen, de vloer ook later wordt ingepland? Of moet je dit allemaal handmatig bijwerken? De beste systemen weten dit zelf. Ze waarschuwen je: “Hey, let op! Je planning klopt niet meer omdat taak X uitloopt.” Dat bespaart je een hoop gênante telefoontjes naar je klant.

Mensen en budget

Projecten draaien om mensen en geld. Logisch dat je software dat moet bijhouden.

Heb je weleens meegemaakt dat iemand op vier projecten tegelijk wordt ingeroosterd? Dat is killing voor de productiviteit. Goede software heeft Resource Management. Dit is een overzicht van hoeveel uur iemand werkt en of die persoon nog wel kan. Je ziet meteen of je iemand overboekt. Handig, want je wilt je team niet opbranden.

En dan het geld. Sommige tools laten je simpelweg taken invullen. Andere koppelen dit aan budget. Je vult in: deze taak kost 4 uur en die medewerker kost 75 euro per uur. De software telt het op en waarschuwt je als je door het budget heen raast. Dit is essentieel als je wilt weten of je project nou eigenlijk wel winstgevend is. En let op: bij de een vul je je uren in de tool zelf in, bij de ander moet je dat weer koppelen met een apart systeem. Ingebouwd is vaak makkelijker.

Het grote plaatje en de toekomst

Je koopt software niet voor een weekje. Je wilt dat het meegroeit. Dat het praat met andere systemen en dat je er slimmere dingen uit kunt halen naarmate je het langer gebruikt.

Het internet der systemen: Integraties

Geen enkele software doet alles. Je gebruikt vast al een e-mailprogramma, misschien een boekhoudprogramma en chat-apps. De kracht van een goede projectmanagement tool is dat hij niet gaat zitten stuntelen, maar juist gaat samenwerken.

Je wilt dat een project in de software automatisch een mapje aanmaakt in je clouddienst. Of dat een e-mail direct een taak wordt. Check vooral hoe die integraties werken. Zijn het officiële koppelingen (native) of werken ze met hulp van derde partijen? Als je bijvoorbeeld werkt met Microsoft Teams of Slack, is het fijn als je notities uit die chat direct kunt oppakken als actiepunt. Dit onderwerp is groot genoeg om je even in te verdiepen, want een goede integratie bespaart je uren werk per week. Er zijn zelfs speciale artikelen over hoe je integraties het best kunt vergelijken, omdat dit vaak de doorslaggevende factor is.

Het dashboard: Jij bent de baas

Je wilt weten hoe het ervoor staat. Zonder dat je overal op moet klikken. Een dashboard is je controlekamer. Een goede tool laat je zelf kiezen wat je ziet. Wil je een grafiekje van het budget? Een lijst van wat er vandaag af moet? En een seintje als er een risico opduikt? Dat noemen ze custom dashboards.

En wat als je tien projecten draait? Sommige software toont alleen project A of project B. De krachtpatsers laten je toe om over alle projecten heen te kijken. Welke projecten lopen uit? Welke manager heeft te veel werk? Dit heet portfolio-management. Vraag jezelf af: “Wil ik nu alleen een boodschappenlijstje, of wil ik een cockpit met een vlieghoogtemeter?”

Geld, tijd en moeite (TCO)

Even eerlijk: de prijs op de website is vaak niet de echte prijs. Je moet kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO). Dat is de totale investering. Zit training erbij? Kan je gratis support bellen of moet je per ticket betalen?

Let ook op hoe ze rekenen. Rekenen ze per gebruiker? Of per functionaliteitsniveau? En wat kost het om over te stappen? Soms is de instapversie spotgoedkoop, maar als je één geavanceerde functie nodig hebt, moet je een duur pakket kopen. Je bent nu eenmaal aan het investeren in je bedrijfsvoering. Een goede vergelijking van de prijzen helpt je om de valkuilen te ontwijken en zorgt dat je later niet voor verrassingen komt te staan.

Er is overigens een hele discussie over open source versus gesloten systemen. Dat gaat over vrijheid versus gemak. De een bouwt alles zelf, de ander koopt een kant-en-klaar pakket. Open source versus commercieel projectmanagement software wat is nu echt beter? is een vraag die je jezelf kunt stellen als je kijkt naar hoeveel technische kennis je in huis hebt.

Conclusie: Kijk verder dan de mooiste praatjes

Uiteindelijk draait het erom dat je werk makkelijker wordt. De nieuwste hype is vaak niet de beste oplossing. Onthoud dit: als je software niet makkelijk in gebruik is, dan gaat je team het niet gebruiken. Dat is zonde van je geld en tijd. Lees dus ook eens hoe je gebruiksvriendelijkheid het beste kunt testen.

Neem de tijd. Probeer gratis trials. Kijk of de knoppen logisch staan en of de software praat tegen de systemen die je al hebt. Door te focussen op de concrete functies die we hier besproken hebben – van methodologie en visualisatie tot aan budget en integraties – zorg je dat je een keuze maakt die je helpt groeien. En niet die je in de weg staat.

]]>