Data migreren naar projectmanagement software hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Data migreren naar projectmanagement software hoe doe je dit en wat zijn de methoden?

Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar je bedrijf draait op data. Namen van klanten, takenlijsten, deadlines, urenstaten. Het is het bloed van je bedrijfsvoering. En nu wil je overstappen naar een nieuwe, frisse projectmanagement tool. Super spannend! Maar er sluimert een angst: hoe krijg je al die informatie van het oude systeem naar het nieuwe zonder dat het een chaos wordt?

Een overstap is niet zomaar een knop indrukken. Het is verhuizen. En net als bij een echte verhuizing, begint het succes met goede voorbereiding. Je wilt je meubels (je data) niet in een smerig nieuw huis zetten. Laten we eens kijken hoe je dit slim aanpakt, zonder dat je er hoofdpijn van krijgt.

Voordat je begint: je koffers pakken

Stel je voor: je begint met inpakken en neemt alles mee. Tot aan de oude kranten en kapotte kopjes toe. Waarom zou je dat doen? Bij data migratie gebeurt dit helaas te vaak. We nemen ‘oude rommel’ mee naar het nieuwe systeem. Dat maakt je nieuwe tool meteen al rommelig.

Eerst even de handrem erop. Welke data móét echt mee?

Denk aan de dingen die nu live zijn. Lopende projecten waar je morgen mee verder moet. Taken die nog openstaan. Wie waar op dat moment werkt. Dit is je actuele data. Dit móet vaak direct mee, zonder gedoe.

Dan heb je de historische data. Die oude projecten van drie jaar geleden. Is het nodig om die tot in de allerkleinste details mee te nemen? Waarschijnlijk niet. Je wilt je nieuwe systeem niet volproppen met data die je alleen bij hoge uitzondering inziet. Exporteer dit soort data naar een archiefbestand, bijvoorbeeld een Excelletje. Bewaar het ergens veilig, maar begin er niet mee in je nieuwe frisse omgeving. Zo hou je het overzichtelijk.

Je huis schoonmaken: data cleansing

Dit is de onpopulairste stap, maar wel de allerbelangrijkste. Voordat je je data verhuist, moet je het schoonmaken. Want wat je in het oude systeem niet schoonmaakt, verhuist mee.

Stel je voor: je hebt in je oude systeem twee keer dezelfde klant aangemaakt. Eén keer als ‘Jansen BV’ en één keer als ‘Jansen B.V.’. Als je dit niet fijnstrijdt, krijg je in je nieuwe systeem twee klanten. Dat zorgt voor dubbele facturen en verwarring.

Neem de tijd om te controleren:

• Zijn er dubbele records?
• Staan er velden leeg die eigenlijk belangrijk zijn?
• Is de status van taken consistent?

Als je dit nu doet, bespaar je jezelf en je team een hoop frustratie later.

De brug bouwen: Data Mapping

Oké, je hebt je spullen uitgezocht en schoongemaakt. Nu moet je vertalen. Je oude software spreekt namelijk een andere ’taal’ dan je nieuwe software. Je bouwt nu een brug tussen die twee.

Data mapping klinkt technisch, maar het is logisch nadenken. Je maakt een plan waarin je precies vastlegt wat waar heen gaat. Elk veld in je oude systeem krijgt een bestemming in het nieuwe.

Bijvoorbeeld:

• In het oude systeem heb je een veldje met de naam ‘Omschrijving’. In het nieuwe systeem heet dat ‘Beschrijving’. Dat koppel je aan elkaar.
• In het oude systeem staat de status ‘In Behandeling’. In het nieuwe systeem is de status ‘In Progress’. Dat is een transformatie die je moet toepassen.

Dit plan zorgt ervoor dat je niet zomaar ‘blind’ data overgiet, maar dat je bewust kiest waar het naartoe gaat en hoe het eruit komt te zien.

De methoden: hoe verplaats je het?

Nu komt het echte werk. Hoe krijg je die data nu fysiek van A naar B? Er zijn een paar manieren, afhankelijk van hoe groot je stapel is en hoe technisch je bent.

De ‘handmatige’ manier
Dit is wat je misschien al denkt: typen maar. Dit werkt eigenlijk alleen voor hele kleine hoeveelheden. Een paar projecten, een handvol taken. Het voordeel? Je leert je nieuwe software supersnel kennen omdat je alles handmatig invoert. Het nadeel is dat het tijdrovend is en foutgevoelig als je er meer dan een handvol hebt.

De ‘Import via sjabloon’ manier
Dit is een heel populaire en fijne middenweg. De meeste projectmanagement software biedt namelijk een importfunctie. Je krijgt een sjabloon (meestal een Excel-bestand of CSV) van de leverancier. Daar gooi je jouw opgeschoonde data in.

Let wel op: je moet je data vaak precies in het juiste format aanleveren. Als de software vraagt om ‘Startdatum’, en jij typt ‘Begin’, dan werkt het niet. Het vraagt wel enige discipline, maar het bespaart je een berg typewerk.

De ‘Automatische’ manier
Dit is voor de grotere bedrijven of complexere datastroom. Hier gebruiken speciale programma’s of koppelingen (API’s) de data omzetten en laden. Dit is vaak de beste keuze als je echt gigantische databases hebt of als de structuur van je oude en nieuwe systeem heel erg verschilt. Dit vereist meestal wel wat technische kennis of hulp van een expert.

Wil je weten hoe dit technische proces precies in zijn werk gaat? Er is een goed artikel te vinden over de algemene stappen van projectmanagement software migratie wat je hierbij kan helpen.

Het tempo bepalen: klein of groot?

Stel je voor: je gooit al je spullen in één weekend in een verhuiswagen en rijdt naar het nieuwe huis. Als je band dan lek is, sta je nergens. Dat is de ‘Big Bang’ migratie. Alles in één keer over. Het is snel, maar als er iets misgaat, sta je stil.

Er is een andere manier: de ‘Trickle’ migratie. Je begint met een klein project. Je zet die over. Werkt het? Top. Dan pak je het volgende project. En het volgende. Zo blijf je gewoon doordraaien. Het duurt langer, maar het risico op een complete stilstand is veel kleiner. Veel bedrijven kiezen voor deze geleidelijke aanpak, omdat het veiliger voelt.

Checken, checken, dubbelchecken

Je bent er bijna. De data zit in het nieuwe systeem. Nu is het tijd voor de post-migratie audit. Dit is het moment dat je je verhuisdozen uitpakt en checkt of er niets gebroken is.

Doe dit altijd eerst in een testomgeving. Nooit meteen in je live-omgeving! Zoek naar actieve projecten. Zijn de deadlines goed overgekomen? Zijn de namen van je teamleden correct?

Een specifieke vraag die hier vaak bij hoort is hoe je data precies uit het oude systeem haalt. In een apart artikel lees je meer over de export opties zodat je zeker weet dat je niets mist.

En als je eenmaal live bent? Vergeet dan niet je team te trainen. Je kunt de beste data hebben, maar als niemand weet hoe het werkt, schiet je niet op. Gebruik je de kans om meteen te starten met standaard templates? Dat helpt enorm. Lees hier hoe je dat aanpakt: Projectmanagement software templates gebruiken.

Data migratie is spannend, maar het is vooral een logisch proces. Zorg dat je bron schoon is, bedenk waar het naartoe moet en controleer of het goed is aangekomen. Neem je tijd, en dan staat er niets je nieuwe, overzichtelijke projectmanagement toekomst in de weg.

]]>